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ERP-System

ERP-System

Was ist ein ERP-System?

Um die Planung von effizienten Unternehmensprozessen digital zu ermöglichen, gibt es Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP-Systeme). Dabei handelt es sich um Softwarelösungen, die die Ressourcen­planung eines Unternehmens erleichtern und dafür verschiedene Geschäfts­an­wen­dungen und Betriebsdaten vereinen. Die Verarbeitung und Speicherung aller in einer ERP-Lösung genutzten Daten erfolgt zentral in einer Datenbank.

Was ist ERP?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. ERP dient der Planung von Geschäftsressourcen, zu denen Kapital, Betriebsmittel, Material, Personal sowie Informations- und Kommunikationstechniken gehören. Ziel ist es, verfügbare Ressourcen möglichst effizient einzusetzen, um einfache und effiziente Prozesse abteilungsübergreifend zu verwirklichen.

Wie funktioniert ein ERP-System?

ERP-Systeme geben einen Überblick über Geschäftsprozesse sowie die im Unternehmen vorhandenen Ressourcen. Ihre Basis: eine gesteuerte Verwaltung, bei der Daten in einer zentralen Datenbank gespeichert werden. Ist ein ERP-System implementiert, stellt es Informationen bereit und verarbeitet diese. Ziel ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um Geld und Zeit zu sparen.

Grundsätzlich kann ERP in beinahe allen Bereichen von Unternehmen eingesetzt werden. Weil ERP-Systeme in der Regel modular aufgebaut sind, lassen sich zahlreiche Geschäftsbereiche mit einzelnen Funktionen abdecken. Jedes Modul ist damit für bestimmte Aufgaben und Prozesse verantwortlich.

Die zugehörigen Module bzw. Funktionen greifen einheitlich auf dieselbe Datenbasis zu, sodass Daten nahtlos zwischen den Modulen ausgetauscht werden können. So ist eine reibungslose Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen möglich und das Unternehmen wird allumfassend dargestellt.

In welchen Geschäftsbereichen kann ein ERP-System eingesetzt werden?

ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, den gesamten Unternehmensfluss zu beschleunigen und zu vereinfachen. Eine einheitliche Datenbasis verbindet hauptsächlich folgende Bereiche:

Unternehmensbereiche, die ein ERP-System optimiert
  • Vertrieb / Marketing
  • Personalwesen
  • Projektmanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Einkauf
  • Produktion
  • Materialwirtschaft
  • Rechnungswesen
  • Controlling
  • Beschaffung
  • E-Commerce
  • Logistik
  • Forschung und Entwicklung

Neben internen Prozessen verbinden ERP-Lösungen auch verschiedene Standorte und Produktionsstätten. Denn sie ermöglichen es, gemeinsame Ressourcen wie Produktbestände besser planen und verwalten zu können. So können auch Unternehmen, die international vertreten sind, die Vorteile eines gemeinsamen ERP-Systems nutzen.

Wie sind ERP-Systeme historisch entstanden?

Die ersten Lösungen, die für die Materialbedarfsplanung zuständig waren, kamen in den 1970 er Jahren auf den Markt – sogenannte Material Requirements Planning-Systeme (MRP). Rund zehn Jahre später, in den 80er Jahren, kamen dann weitere Funktionen hinzu: die Produktionsplanung und -steuerung. Um den Bezug zu MRP zu verdeutlichen, fiel die Wahl des Namens auf „MRP II-Systeme“.

Es folgten nach und nach weitere Funktionen beispielsweise für die Planung und Steuerung von Prozessen, um die Ressourcen in den Unternehmen vollständig abdecken zu können. Kombiniert mit Möglichkeiten für Buchhaltung, Rechnungswesen, CRM und noch viel waren die ersten ERP-Systeme geboren. Eine weitere Ergänzung: Während sich MRP-Lösungen bislang nur an industrielle Bereiche wandten, stellten ERP-Systeme von Anfang an eine Erleichterung für (beinahe) alle Wirtschaftszweige dar, unabhängig davon, ob es sich um ein ERP-System für kleine Unternehmen oder ein ERP für Startups handelte.

Der Faktor, der die Entwicklung rund um ERP mit am meisten vorangetrieben hat, war die Ausbreitung des Internets, die Entwicklung des Internet of Things und damit einhergehend das Entstehen von webbasierten Technologien. Diese Entwicklung lässt sich bis heute verfolgen, denn mit Cloud-Lösungen haben modernste Möglichkeiten den Markt erobert. Je nachdem, ob es sich um eine Private oder Public Cloud handelt, werden die Daten dann auf einem privaten oder öffentlichen externen Server gehostet. Beim Betreiber liegt auch die Aufgabe der Wartung, Instandhaltung und bei Bedarf Fehlerbehebung.

Welche Vorteile hat ein ERP-System?

Wie ein Unternehmen sein ERP-System nutzt, ist individuell und kann von Art zu Art variieren. Dennoch gibt es einige Vorteile, die jeder ERP-Nutzer spüren wird:

  • Bessere Entscheidungsfindung

    Da jede Abteilung auf dieselben Daten zugreift, ergeben sich einheitliche und nachvollziehbare Ergebnisse. Auswertungen sind zuverlässig und auf dem aktuellen Stand.

  • Automatisierung 

    Mit einem ERP-System lassen sich Abläufe wie Zeitplanung, Nachbestellung von Materialien oder Verfügbarkeit von Produkten in Workflows fassen. Sie werden automatisch durchgeführt sowie dokumentiert und reduzieren den Aufwand.

  • Integration

    Statt zahlreiche Insellösungen zu nutzen, vereint ein ERP-System alle Funktionalitäten. Das schafft Übersicht und erleichtert das tägliche Arbeiten. 

  • Zusammenarbeit 

    Einheitliche Daten, Transparenz und korrekte Ergebnisse führen dazu, dass Abteilungen besser zusammenarbeiten. Missverständnisse werden vermieden, der Informationsfluss im Unternehmen verbessert und Kollegen nutzen das System gerne. 

  • Bessere Datenqualität 

    Ein ERP-System verringert die Fehlerquote, denn Daten müssen nicht länger händisch eingetragen werden. Redundanzen und Inkonsistenzen werden vermieden – die Qualität der eigenen Daten steigt. Das schafft Vertrauen und verbessert das Ergebnis. 

  • Zeitersparnis 

    Statt lange den Ordner zu suchen, befinden sich alle Informationen in einem zentralen System. Weil die Daten hier aktuell sind, erübrigt sich die Nachfrage im Nachbarbüro, welcher Stand der neueste ist. Prozesse werden erleichtert, Durchlaufzeiten reduziert. Das spart Zeit, Nerven und letztlich Geld. 

  • Digitalisierung 

    Digitalisierung und Digitale Transformation sind die Schlagworte der aktuellen Zeit. Um die Potentiale dieser Bewegung nutzen zu können, die Digitalisierung in Unternehmen voranzutreiben und den Herausforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden, ist ein ERP-System die passende Basis, denn hier findet die Integration aller anschließenden Systeme statt. 

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Für welche Branchen ist ein ERP-System sinnvoll?

Grundsätzlich können ERP-Systeme die Arbeitsprozesse in jeder Branche vereinfachen, sie bergen jedoch besonders für Branchen mit strengen Auflagen Optimierungspotenzial. Mit gezielten ERP-Branchenlösungen lassen sich die Anforderungen dieser Industrien funktional erfolgreich umsetzen. Beispiele dafür sind:

  • Pharma
  • Chemie
  • Lebensmittel
  • Biotechnologie
  • Kosmetik
  • Medizintechnik
  • Automobil
  • Bau
  • Gesundheit
  • Handel
  • Fertigung
  • Dienstleistung
  • und viele mehr

Welche Arten von ERP-Systemen gibt es?

Hauptsächlich lassen sich die ERP-Systeme in vier Kategorien unterteilen:

  1. Branchenunabhängige ERP-Lösungen

    Es gibt Unternehmen, die auf der Suche nach einer soliden, breit aufgestellten Standard-ERP-Lösung sind. Statt spezifische Funktionen zu nutzen, setzen diese Firmen auf das große Ganze und sind daher am besten bei Anbietern branchenunabhängiger ERP-Lösungen aufgehoben.

  2. Branchenspezifische ERP-Lösungen

    Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik und, und, und – die Branchen der Life-Sciences haben besonders hohe und spezielle Anforderungen. Denn im regulierten Umfeld gelten strenge Regularien wie zum Beispiel die Pflicht zur Unique Device Identification in der Medizintechnik. Aus diesem Grund gibt es ERP-Branchenlösungen, die bewährte ERP-Systeme um branchenspezifische Funktionen erweitern und z.B. ein passendes ERP für die Prozessindustrie anbieten.

    >> Mehr zu ERP-Branchenlösungen.

  3. ERP-Lösungen für bestimmte Unternehmensgrößen

    ERP für Start-ups, ERP für kleine Unternehmen und ERP für den Mittelstand: für jede Unternehmensgröße gibt es das passende System. Denn die Funktionen sollen alle Bereiche abdecken – nicht mehr, aber vor allem nicht weniger.

  4. Mobiles ERP-Systeme

    Arbeit findet heute häufig aus dem Zug, der Raststätte oder von einem ganz anderen Ort aus statt. Mit Mobile ERP ist der Zugriff auf Informationen von überall möglich. Eigentlich sollen mobile ERP-Lösungen die bisherigen Anwendungsbereiche jedoch erweitern. Denn sie eignen sich besonders für solche Kollegen, die bislang keinen Zugang zum ERP hatten, beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst. Weil diese viel unterwegs sind, greifen Sie nicht einfach so über die internen Optionen auf das ERP zu – mit einer mobilen Lösung eben schon.

    Genauso betroffen sind Personen, die im Lager- und Logistikbereich tätig sind: Sie arbeiten zwar nur selten vom PC aus, wickeln jedoch die gesamte Logistik mit Scannern oder Handhelds ab. Mobiles Arbeiten mit Barcode-Scannern erfolgt ohne zusätzliche Software – über mobile Applikationen ist die Logistik direkt in das ERP via Scanner eingebunden. Weil diese Kollegen so mit exakt denselben Daten arbeiten können, wie diejenigen, die im Büro sitzen, wird die Datenqualität gesteigert. Außerdem erhöht sich die Transparenz, die Zusammenarbeit wird leichter und die Ergebnisse besser.

Was sind die bekanntesten ERP-Anbieter?

Was sind On-Premise- und Cloud-Systeme?

On-Premises

On-Premises

Private Cloud

Private Cloud

Public Cloud

Public Cloud

  • Bei der On-Premises-Version liegt die Software auf Ihrem eigenen Unternehmensserver; für Instandhaltung, Wartung und Updates sind Sie verantwortlich. 
  • Bei der Public Cloud arbeiten Sie mit einem öffentlichen Server – dieser lässt sich besonders schnell und nutzerspezifisch einrichten. 
  • Setzen Sie auf eine Private Cloud, nutzen Sie Ressourcen, die exklusiv für Ihr Unternehmen verwendet werden. Diese Variante ist sehr sicher. 

Was ist ein Cloud ERP-System?

Bei einem Cloud ERP wird die Software auf dem Server eines Dienstleisters installiert, der sich dann vollständig um den Service kümmert – Sie buchen „Software as a Sercive“, kurz SaaS. Die Server stehen meist in großen Rechenzentren, die speziell dafür auf deren Betrieb ausgelegt sind. Der Trend in Richtung Cloud-Lösungen nimmt immer mehr zu, sie gewinnen zunehmend an Bedeutung.

Mehr zu Cloud ERP.

Sind ERP-Systeme in der Cloud sicher?

Viele Unternehmen haben bei einer Cloud-Lösung Bedenken, was die Datensicherheit betrifft. Schließlich arbeiten sie mit einem externen Server. Dennoch fallen immer mehr Entscheidungen für eine Cloud-Lösung. Warum? Anbieter wie Microsoft investieren sehr viel Zeit und Ressourcen, um Datensicherheit und Datenschutz zuverlässig zu gewährleisten. Weltweit gibt es Teams, die nur dafür zuständig sind, Cloud-Lösungen sicher zu halten – und das mit Erfolg.

Was kostet ein ERP-System?

Eine seriöse pauschale Aussage, welche Summe für die Einführung eines ERP-Systems aufgebracht werden muss, lässt sich nicht treffen. Der Aufwand ist sehr individuell und abhängig davon, welche Anforderungen abgedeckt werden müssen und welches System gewählt wird. Um eine gute Einschätzung abgeben zu können, sollten vor Projektstart kurz- und langfristige Kosten berücksichtigt werden. Grundsätzlich gibt es dabei drei wesentliche Kostengruppen:

Interne Kosten

Darunter fallen beispielsweise andere Prioritäten während der Einführungsphase – schließlich hat das Projekt oberste Priorität. Aber auch Schulungen oder die Eingewöhnungszeit der User gehören dazu. In diesen Zeiträumen kommen zusätzliche bzw. neue Aufgaben auf die Anwender zu und es bleibt weniger Zeit für die eigentliche Arbeit 

Direkte Kosten

Weiterhin müssen die direkten Kosten, also solche, die durch den Erwerb der Software an sich entstehen, berücksichtigt werden. Je nach Funktionsumfang und Userzahl können sich diese stark unterscheiden.

Externe Dienstleistungskosten

Ein dritter Punkt sind Kosten, die durch die Einführung der Software, Schulungen sowie Wartung und Support entstehen.

Neben diesen Hauptfaktoren spielt das Kaufmodell eine Rolle. ERP-Lösungen können gekauft sowie gemietet werden. Jede der Möglichkeiten hat ihre Vor- und Nachteile. Die Wahl, welche Option am besten zum eigenen Unternehmen passt, ist individuell und lässt sich durch professionelle Beratung beschleunigen.

Wie lange ist die Nutzungsdauer eines ERP-Systems?

Zehn bis 15 Jahre. Diese Aussage treffen viele ERP-Spezialisten, wenn es um die Frage geht, wie lange ERP-Systeme im Schnitt im Einsatz bleiben. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass ERP-Systeme natürlich auf langfristigen Nutzen ausgelegt sind. Es ist jedoch zu beachten, dass besonders im Bereich Rechnungswesen und Finanzen Änderungen in Kraft treten können, die ein altes ERP nicht umsetzen kann. Außerdem werden ERP-Wechselzyklen länger – denn durch regelmäßige Updates ist das ERP immer auf dem neuesten Stand. Der Wechsel von ERP-Systemen ist weniger häufig notwendig.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für ERP-Lösungen in der Cloud – und diese sind schneller einsatzbereit als klassische On-Premise-Lösungen.

Regelmäßige kleine Updates stellen sicher, dass ERP-Systeme dauerhaft genutzt werden können. Statt Software vollständig neu einführen zu müssen, bleiben Sie mit Updates auf dem Laufenden.

Wie finde ich heraus, wie lange ich mein ERP-System nutzen kann?

Unternehmen haben selbst Einfluss darauf, wie lange sie ihr ERP nutzen können und wollen. Wichtig ist, dass die Entscheidung für das richtige ERP fällt. Um herauszufinden, was richtig ist, können folgende Fragen helfen:

  • Ist das System gut bedienbar?
  • Umfasst das ERP die wichtigsten Prozesse des Unternehmens?
  • Handelt es sich um einen Software-Partner, mit dem dauerhaft gerechnet werden kann?
  • Kennt sich der ERP-Partner mit der eigenen Branche, den eigenen Anforderungen und Wünschen aus?
  • Stimmt die Chemie mit dem Software-Partner? Kann eine dauerhafte und enge Zusammenarbeit funktionieren?

Wie erfolgt die Auswahl eines ERP-Systems klassischerweise?

5 Schritte zur Auswahl eines ERP-Anbieters

Planung: Planung sollte sorgfältig erfolgen. Nur wer von Anfang an Zielsetzung, Budget, Zeitrahmen etc. kennt, kommt erfolgreich ans Ziel.

Analyse: Es folgt die Anforderungsanalyse. Welche Ziele sind zu erreichen, welche Probleme zu lösen? Anhand dieser Fragen lässt sich ein ausführlicher Anforderungskatalog definieren.

Lastenheft: Das Ergebnis des Anforderungskatalogs das interne Lastenheft: Die Frage, was das Projekt erreichen muss, beinhaltet den Anspruch, was der ERP-Partner erfüllen muss.

Spezifische Anforderungen: Standard-ERP oder spezifische Möglichkeiten durch eine Branchenlösung? Die Wahl des Partners und der Software hängt auch von dieser Frage ab. Zudem stellt sich die Frage, welches Betreibersystem es werden soll. Für manche Unternehmen eine Entscheidung, die von Anfang an gefällt wurde. Andere setzen auf die Beratung des Partners.

Kennenlernen: Ein Unternehmen sollte Partner, Lösungen und Arbeitsweisen kennenlernen. Dabei sollten die technischen Anforderungen erfüllt werden können und das Bauchgefühl stimmen. Gerade weil es sich bei ERP-Projekten um dauerhafte Partnerschaften handelt, muss die Chemie stimmen.

Einführung eines ERP-Systems

Es gibt zahlreiche Methoden, ein ERP-System einzuführen. Dennoch gibt es einen Ablauf, der als Standard bezeichnet werden kann. Er umfasst im Großen und Ganzen folgende Schritte:

Cloud Einführung

Die Einführung einer Cloud-Lösung erfolgt in der Regel in kürzerer Zeit, da weniger Schritte nötigt sind. Zudem eignen sich Paketlösungen, die dank festem Funktionsumfang und definierter Einführung schnell und zuverlässig realisiert werden können.

Woran können ERP-Projekte scheitern?

  • Das haben wir doch schon immer so gemacht

    Wir sind alle Menschen und wer kennt das Gefühl, wenn man gewohnte Abläufe hergeben muss, nicht? Meist reagieren wir mit Sorgen, zumindest Respekt vor dem, was kommt – das kann ein Problem werden.

  • Die Befürchtung, nicht mehr benötigt zu werden

    Digitalisierung und Automatisierung löst bei vielen ein mulmiges Gefühl aus: Wird meine Arbeitskraft überhaupt noch benötigt? Wer sich in seiner beruflichen Existenz bedroht fühlt, kann ein ERP-Projekt blockieren – das Vorhaben scheitert. 

  • Zu wenig Unterstützung aus dem Management 

    ERP-Projekte sind nicht von heute auf morgen umgesetzt, sie brauchen Zeit und Ressourcen. Fehlt das Verständnis vom Management, kann es zu Nachfragen kommen: Warum dauert das so lange? Wann kann es endlich losgehen? Wie lange soll ich mir das noch anschauen? Das schafft Unmut, demotiviert und belastet das Projekt. 

  • Falsche Erwartungen 

    Drei Klicks und los. Das ERP ist fertig, die Laufzeiten halbieren sich von der ersten Sekunde. Der User startet das System zum ersten Mal und arbeitet wie am Fließband. Es gibt Erwartungen, die einfach unrealistisch sind. Werden diese als Maßstab herangezogen, kommt es zu Frustration. 

  • Unzureichendes Projektmanagement 

    Planung ist das halbe Leben. Wenn es um ERP-Projekte geht, sogar noch wichtiger: Ein gutes Projektmanagement ist das A und O für funktionierende Abläufe. Wird es vernachlässigt, können Missverständnisse entstehen, der Zeitplan wird nicht eingehalten und Ressourcen sowie Geld laufen aus dem Ruder.  

  • Falsch zusammengestelltes Projektteam 

    Ob zu viele, zu wenig oder die falschen Mitarbeiter: Ein unpassend zusammengestelltes Projektteam kann dazu führen, dass ein ERP-Projekt ins Stottern gerät. Denn nur, wenn sich die passende Person um ihre eigentliche Aufgabe kümmert, wird der Bereich sinnvoll bearbeitet. Zu wenige Teilnehmer ziehen das Projekt in die Länge, zu viele verkomplizieren das Vorhaben unnötig. 

Um ein ERP-Projekt erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, sich immer wieder vor Augen zu führen, dass ein großes Projekt nur dann erfolgreich verläuft, wenn alle an einem Strang ziehen. Alle sollten alle gemeinsam in eine Richtung schauen: nach vorne.

Was passiert, wenn etwas schief geht?

Kein Projekt ist durchgehend reibungslos. Ein guter ERP-Partner übernimmt daher nicht nur die Aufgabe, das Technische umzusetzen, sondern handelt auch als Manager. Das gemeinsame Ziel: eine ERP-Lösung, die Sie gut und gerne nutzen.

Was ist der Unterschied zwischen einem ERP-System und einem CRM-System?

Ein ERP-System ist eine Softwarelösung, mit der Unternehmen ihre Ressourcen planen. Um das zu erreichen, werden Geschäftsanwendungen sowie Betriebsdaten vereint. CRM-Systeme (Customer Relationship Managament) hingegen stellen eine Plattform dar, auf der Unternehmen Kundeninformationen wie Kontaktdaten oder Kundenkommunikation speichern, verwalten und nachverfolgen können.

Ist ein Warenwirtschaftssystem ein ERP-System?

Warenwirtschafts- und ERP-Systeme unterscheiden sich. Warenwirtschaftssysteme wickeln lediglich die Warenwirtschaft eines Unternehmens digital und automatisiert ab. Dazu zählen im Wesentlichen die Bereiche Beschaffung, Bedarfsermittlung, Logistik sowie Lagerhaltung. Dabei zielen Warenwirtschaftssysteme jedoch vorrangig auf den Materialfluss ab und sind daher in der Regel ein einzelnes Modul eines ERP-Systems.

Wie heißt das ERP-System von Microsoft?

Es gibt zwei ERP-Systeme von Microsoft: Microsoft Dynamics 365 Business Central und Microsoft Finance & Operations.

Was ist das beste ERP-System?

Welches das beste ERP-System für ein Unternehmen ist, hängt von den Ansprüchen ab. Nicht jede ERP-Lösung eignet sich gleich gut für unterschiedliche Vorstellungen. Microsoft Dynamics 365 Business Central zum Beispiel ist besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen beliebt, da es einen geeigneten Funktionsumfang bietet.

Was heißt ERP-System auf Deutsch?

Im Deutschen wird ERP-System meist als System zur Ressourcenplanung von Unternehmen bezeichnet.

Warum macht es Sinn, ein ERP-System zu wechseln?

Auf ein anderes ERP-System zu wechseln, ist sinnvoll, wenn seine Funktionen besser zu den Anforderungen eines Unternehmens passen. Ein kleines Unternehmen benötigt beispielsweise keine Konzernfunktionalitäten.

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PreSales Consultant und ehemaliger Microsoft Dynamics 365 Business Central Projektleiter- Hannes kennt das ERP-Umfeld und den kompletten Ablauf eines ERP-Projekts aus dem Effeff. Während der Arbeit gibt er immer 120% und ist erst dann zufrieden, wenn es der Kunde auch ist.

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