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Bestellanforderungen ganz leicht umsetzen
Wie Ihnen die Power Platform den
Arbeitsalltag erleichtert
Optimale Bestellungen tätigen
Es kann vorkommen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Waren oder Dienstleistungen einkaufen müssen, die nicht zentral durch das ERP geplant und bestellt werden. Das sind zum Beispiel C-Teile, Schmiermittel, Werkzeuge, Feuerlöscher, Büromaterialien und Fachbücher.
Die Herausforderung
Es gilt Mindermengenzuschläge, unnötige Versandkosten sowie nicht anwendbare Mengenrabatte zu vermeiden.
Gleichzeitig geht es darum, einen strukturierten Prozess mit Freigabeszenarien zu ermöglichen.
Was tun? Die Power Platform mit all ihren Möglichkeiten macht es möglich.
POWER PLATFORM
Wie die Power Platform den Bestellanforderungsprozess erleichtert
Zentrale Beantragung einer Bestellung mit Power Apps
Power Apps übernimmt die zentrale Rolle für den Bestellanforderungsprozess und stellt somit das zentrale Portal zur Verfügung. Wir greifen mobil, am Tablet oder am Rechner darauf zu und spüren zahlreiche Vorteile, zum Beispiel:
- Scannen von Barcodes, z. B. EAN/GTIN
- Erfassen von Produktbildern und Auslesen der enthaltenen Information
- Unterstützung bei der Klassifizierung und Ähnlichkeitssuche durch Künstliche Intelligenz
- Zentrale Statusverfolgung und Monitoring mit aktiver Benachrichtigung
- Bearbeitung von Genehmigungsanfragen
So schaffen wir es, einen Prozess auf unsere Anforderungen anzupassen, und mit besonders viel Nutzen zu digitalisieren.
Automatischer Workflow mit Power Automate
Mit Power Automate nutzen wir eine bereichs- und systemübergreifende Workflowanwendung und binden die benötigten Personenkreise im Unternehmen in verschiedene Prozesse ein. Der Genehmigungsprozess wird automatisch ausgelöst und informiert die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Über das Handy oder den Rechner können wir ihn bearbeiten und erteilen so beispielsweise Genehmigungen auch von unterwegs schnell und unkompliziert. Die Beteiligten erhalten in Echtzeit eine Information zum Prozessfortschritt und bleiben auf dem aktuellen Stand. Ist der Antrag freigegeben, kann der Vorgang an das ERP-System übergeben werden.
So haben wir es geschafft, einen unternehmensweiten strukturierten Prozess zu realisieren!
Bequem Bearbeitungsstatus einsehen mit Power Virtual Agents
Mit Power Virtual Agents vereinfachen wir die Interaktion zwischen Lösung und Benutzer zum Beispiel über einen automatisiert KI-gestützten Chat, einen sogenannten Chatbot – und das sogar innerhalb von Teams. Der Chatbot beantwortet Fragen wie:
- „Wie ist der Status meiner Bestellanforderungen?“
- „Ist meine bestellte Ware schon eingetroffen?“
- „Gibt es eine aktive Bestellanfrage zu einem Produkt?“
Einfache Zusammenarbeit mit Lieferanten dank Power Pages
Dank Power Pages arbeiten wir besser mit unseren Lieferanten zusammen, denn wir nutzen ein Portal, auf dem der Lieferant Angebote auf freigegebene Bestellanforderungen abgeben kann.
Das ist besonders sinnvoll bei einem hohen Bestellwert oder wenn die Artikel sehr komplex sind und viele Zusatzinformationen nötig sind. Das ist beispielsweise bei erweiterten Analysezertifikaten, Datenblättern und Zeichnungsdaten der Fall.
Analyse des Bestellprozesses mit Power BI
Power BI ermöglicht es, eine ganze Reihe an Kennzahlen für den Bestellanforderungsprozess grafisch ansprechend und intuitiv zu präsentieren, um Optimierungspotenziale abzuleiten.
Verhandlungspotenziale ergeben sich aus Fragen wie:
- „Bei welchen Lieferanten werden welche Wertigkeiten in welchem Zeitraum bestellt?“
- „Wie verhalten sich Lieferantenrating, Lieferqualität und Liefertreue?“
Auswertungen, wo Bestellanforderungen ausgelöst werden und welche Regelmäßigkeiten sich erkennen lassen, optimieren den Einkauf – also Qualifizierung, Zusammenfassung, Preisverhandlung und Wiederbeschaffungszeiten.
Artikel, für die sich ein anderes Bestellprozedere anbietet, lassen sich über Fragen entdecken wie:
- „Welche Prozesslaufzeiten entstehen von der Erfassung der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung?“
- „Welche Artikel werden regelmäßig bestellt oder haben eine hohe Wertigkeit?“
Alle unsere Daten aus der nun digitalisierten Bestellanforderung werden über das Dataverse in unser ERP-System abgelegt.
Alle Systeme vereint dank Konnektoren
Ein weiteres Plus spüren wir durch die zahlreichen Konnektoren. Hierüber informieren wir den Einkauf in Teams über Aktivitäten im Bereich Bestellanforderungen oder nutzen automatisierte Umfragen zu weiterem Bestellbedarf.
Außerdem haben wir Lieferantenartikelkatalogdaten für Bestellanforderungen im Zugriff. Werden häufig Teile bestellt, für die es keinen bestehenden Lieferanten gibt, bietet auch eine automatisierte Google-Recherche eine Auswahl an möglichen neuen Lieferanten.
Bestellanforderungen inklusive Genehmigungskette legen wir zum Beispiel im Dokumentenmanagement-System ab. Konnektoren machen es möglich, denn sie überwinden Systemgrenzen einfach und schnell.
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