ERP und Warenwirtschafts-system – die Unterschiede

Zunehmende Aufträge, komplexere Aufgaben und wachsende Konkurrenz sorgen dafür, dass Sie merken: Der Druck auf Ihr Unternehmen steigt. Was tun, um die eigenen Prozesse wieder in den Griff zu bekommen?

Laptop, vor dem digitale Symbole schweben

1. März 2023

ERP-Beraterin

Gerade kleine, junge und wachstumsorientierte Unternehmen setzen gerne auf Software. Die Wahl fällt dabei meist auf ein Warenwirtschafts- oder ERP-System. Moment: „Oder“? Ja, denn es gibt enorme Unterschiede zwischen den Lösungen. Aber wo genaue liegen sie? Welche Funktionen bringen die Systeme mit und für welche Variante sollte sich ein Unternehmen entscheiden? Der Blogbeitrag gewährt Einblicke in die Welt der Warenwirtschafts- und ERP-Systeme. 

Wie unterscheidet sich ein Waren­wirtschafts­system von einem ERP-System?

Bei einem Warenwirtschaftssystem handelt es sich um eine Softwarelösung, mit der sich – wie der Name sagt – die Waren­wirtschaft eines Unternehmens digital und automatisiert abwickeln lässt. Im Wesentlichen deckt die Software folgende Bereiche in Unternehmen ab:

Bedarfsermittlung

Logistik

Lagerhaltung

Doch Achtung, die reine Waren­wirt­schaft zielt vorrangig auf den Material­fluss ab. Deshalb ist sie in der Regel als einzelnes Modul ein wichtiger Bestandteil im ERP-System. Enter­prise Resource Planning verfolgt das Ziel, sämtliche Ressourcen effizient einzusetzen und so die Unter­nehmens­prozesse zu optimieren.

Unternehmensbereiche, die ein ERP-System optimiert

Aber Enterprise Resource Planning kann noch viel mehr, denn es ermöglicht eine integrierte und einheitliche Unternehmens­verwaltung. Anders formuliert ist ein ERP-System dafür zuständig, Personal, Res­sour­cen, Betriebs­mittel, Materialien und Infor­mationstechnologien aus unter­neh­merischer Sicht zu planen, zu steuern und zu verwalten. Auch der Zahlungsfluss ist inte­griert, ein ERP deckt die gesamte Finanzbuchhaltung ab. So schaffen es Unternehmen, selbst die komplexesten Betriebs­ab­läufe digital und reibungslos sicherzustellen.

Der Vorteil? Liegt auf der Hand: Ist ein Warenwirtschaftssystem optimal ins ERP integriert, erfolgen die Prozesse in nur einem System, statt wie bisher in ver­schie­denen Lösungen. Doch aus der Integration der Warenwirtschaft in ein ERP-System ergeben sich weit mehr Vorteile:

Erhöhte Verfügbarkeit von Infor­mationen, da alles an einer Stelle ist.

Weniger anfällig für Störungen, da nur ein System im Einsatz ist. 

Geringerer Schulungsaufwand, da nur eine Lösung erlernt werden muss. 

Maximale Funktionsvielfalt, da die Lösung eine Vielzahl an Mög­lich­kei­ten umfasst.

Schnellere und flexiblere Reak­tion auf das aktuelle Markt­ge­sche­hen, da im ERP hinterlegte Informationen jederzeit aktuell und verfügbar sind.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Warenwirtschafts- und ERP-Systemen? 

Warenwirtschafts- und vor allem ERP-Sys­teme beinhalten eine große Bandbreite an Funktionen. Zu den wichtigsten zählen:

FUNKTIONEN WaWi ERP
Lagerhaltung und Logistik
Verwaltung von Artikeln sowie Produkten
Kundenauftragsverwaltung
Bestellungsverwaltung
Bestellmanagement und Auftragsabwicklung
Beschaffung sowie Bedarfsermittlung
Materialwirtschaft
Kaufmännische Projektabwicklung
Verteilung von Ressourcen und Aufgaben
Projektmanagement
Produktionsplanung und Produktionssteuerung
Produktion
Qualitäts- und Lieferantenmanagement
Finance, Buchhaltung und Controlling

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Welche Vorteile haben ERP-Systeme gegenüber WaWi-Systemen? 

ERP-Systeme sind umfangreich und ver­schieden. Für viele Branchen – vor allem solche, die strengen Regularien unterliegen – gibt es gezielte Lösungen, die den Funk­tionsumfang sogar noch mehr erweitern und den Bedürfnissen der Unternehmen damit gezielt gerecht werden. Über Schnitt­stellen lassen Sie sich außerdem mit wei­teren Lösungen verbinden, zum Beispiel CRM oder DMS.

Das Ziel ist es, Unternehmen eine pass­ge­naue Basis an die Hand zu geben, mit der sich die eigenen Prozesse reibungslos ab­wickeln lassen. Zeitersparnis, weniger Feh­ler, Automatisierung – die Vorteile, die Un­ter­nehmen mit einer ERP-Lösung spüren, sind vielfältig und mindestens genauso verschieden. Dennoch gibt es einige, die die allermeisten Unternehmen bereichern:

  • Umfangreich

    Eine gute ERP-Lösung umfasst eine Vielzahl an Funktionen, mit denen Unternehmen ihren Ar­beits­all­tag effizient gestalten – eine davon ist die Waren­wirt­schaft.

  • Einheit

    Insellösungen sind Schnee von gestern. Denn in einem ERP-System integrieren Sie genau alle Abläufe und Funktionen, die Sie für effizienteres Arbeiten im Alltag tatsächlich benötigen. 

  • Zukunftssicher

    Ein ERP ist ein stetiger Begleiter und treu an Ihrer Seite. Dennoch lässt sich die Lösung anpassen, sollten sich Ihre Bedürfnisse ändern. ERP-Systeme sind ska­lier­bar und lassen sich bei Bedarf unkompliziert erweitern.

  • Branchen­unabhängig

    Um möglichst vielen Unter­neh­men Unterstützung zu bieten, sind ERP-Systeme in der Regel branchenunabhängig. Für Spe­zial­funk­tionen, die in man­chen Gewerben nötig sind, erweitern gezielte ERP Branchenlösungen den Funktionsumfang.

  • Umfassendes Kundenerlebnis

    ERP-Systeme ermöglichen bereichsübergreifende Omni­channel-Vertriebsaktivitäten. Indem die Grenzen zwischen Online- und Offline-Aktivitäten durchbrochen werden, schaffen Sie ein Kundenerlebnis auf gleich vielen Dimensionen.

  • Effizienz

    Weil mit einer ERP-Lösung Un­ter­nehmensprozesse pass­ge­nauer, automatisiert und weni­ger fehleranfällig ablaufen, stei­gern sie die Effizienz.

  • Digitalisierung

    Manuelles Arbeiten ist nicht nur aufwändig, sondern auch aus der Zeit geraten. Mit einer ERP-Lösung legen Unter­nehmen den Grundstein für eine umfassende Digitalisierung ihrer Prozesse. 

  • Zusammenarbeit

    Das ERP-System dient Un­ter­nehmen als zentrale Sammel­stelle für Informationen und Abläufe. Hierauf haben alle berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff. Das erleichtert die Zusammenarbeit, vermeidet Missverständnisse und stellt sicher, dass immer mit der aktuellen Version gearbeitet wird.

  • Zentral

    Ein ERP-System erstreckt sich über das gesamte Unternehmen. Während jede Abteilung dank passender Module mit den für sie nötigen Funktionen arbeitet, greifen dennoch alle auf den­selben Datenbestand zu.

WaWi und ERP-System im Vergleich

WaWi ERP
Zukunftssicherheit Gering, denn spätestens durch Wachstum sind Unternehmen auf ein ERP-System angewiesen. Sehr hoch, denn ein ERP ist stark skalierbar.
Funktionsumfang Beschaffung, Ermittlung von Bedarfen, Bedarfsermittlung, Lager und Logistik– jedoch keinerlei weitere Funktionalitäten. Hoch, da ein ERP-System sowohl die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems als auch viele weitere umfasst.
Branchen In der Regel nur auf die Bedürfnisse von kleinen Produktions- und Einzelhandelsunternehmen ausgerichtet. ERP-Systeme sind in der Regel für alle Branchen geeignet. Bei Bedarf können sie über Branchenlösungen erweitert werden.
Preis Beispiel: Warenwirtschaftssystem ca. 30€ pro Monat und User zzgl. Einmalzahlung abhängig von der Größe des Unternehmens. Günstiger in der Anschaffung. Jedoch mit deutlich weniger Funktionen und fehlender Anpassbarkeit sowie nicht zukunftssicher. Beispiel: ERP-Paket YAVEON Trade Base: 84€ pro Monat und User zzgl. Einmalzahlung. Umfasst eine große Bandbreite an Möglichkeiten sowie maximale Flexibilität bei zukünftigen Anpassungen. Teurer in der Anschaffung.

Fazit: Die Übersicht zeigt, dass ein Waren­wirt­schafts­system, zumindest anfänglich, die kostengünstigere Wahl ist. Besonders kleine Unternehmen entscheiden sich des­halb häufig für die WaWi-Lösung. Sobald jedoch Wachstum einsetzt, Aufgaben mehr werden und die Komplexität zunimmt, stoßen Warenwirtschaftssysteme schnell an ihre Grenzen. Spätestens dann findet der Wechsel auf ein ERP-System statt.

Warenwirtschafts- oder ERP-System – was ist die richtige Wahl?

Um diese Frage zu beantworten, ist zunächst ein Blick auf die Branche sinnvoll. Denn während Warenwirtschaftssysteme hauptsächlich auf die Bedürfnisse von reinen Handelsunternehmen abzielen, bereichern ERP-Lösungen Unternehmen aller Industrien. Der Funktionsumfang eines ERPs ist darauf ausgelegt, die Pro­zes­se in (beinahe) jedem Unternehmen zu verein­fachen und zu automatisieren. Doch bedeutet das wirklich, dass sich reine Handelsunternehmen auf Waren­wirt­schafts­­systeme fokussieren sollten? Nicht automatisch. Denn die meisten Unter­neh­men kommen an den Punkt, eine ERP-Lösung einzuführen. Dadurch verlagert sich die Entscheidung meist von Anfang an in Richtung Enterprise Resource Planning – die Funktionalitäten eines Waren­wirt­schafts­systems natürlich inklusive.

Die zwei relevantesten Gründe, sich gleich für ein ERP-System zu entscheiden

1.

ERP-Systeme lassen sich skalieren. Ein be­deu­ten­der Vorteil besonders für Unter­neh­men, die größer werden wollen, denn das System wächst mit den eigenen An­for­de­rung­en mit und ist somit optimal auch für zukünftige Entwicklungen geeignet.

2.

Warenwirtschaftssysteme bieten begrenzten Umfang. Was heute die passenden Funktionen sind, kann morgen schon überholt sein. Die Lö­sung: ein vollständig integriertes ERP-System. Wer von Anfang an auf die umfassende Variante setzt, spart spätestens jetzt Zeit und Geld.

Was bedeutet das? Aus dem Blick der lang­fristigen Strategie lohnt es sich, von Beginn an auf ein ERP-System setzen. Statt sich kurzfristig mit einem Waren­wirt­schaftssystem als Insellösung zufrieden zu geben, schaffen ERP-Lösungen die ideale Basis für wachstumsorientierte Unternehmen. Sie wollen richtig groß werden? Dann ist Enterprise Resource Planning Ihre erste Wahl.

Doch, wie kann das gehen? Besonders junge Unternehmen, denen wenig Res­sour­cen zur Verfügung stehen, stellen sich spä­tes­tens jetzt die Frage: „Ist es für uns über­haupt möglich, die nötigen Ressourcen aufzubringen?“

Die klare Antwort: ja. Un­sere ERP-Packages machen es möglich.

Was sind die unsere ERP-Packages? 

Unsere ERP-Packages sind Ihr Weg, um als handelndes und produzierendes Unternehmen aus der chargengeführten Prozessindustrie schnell und einfach in die Welt des ERPs einzusteigen. Die Grundlage bildet unser Herzstück, die auf Microsoft Dynamics 365 Business Central basierende ERP-Branchenlösung YAVEON ProBatch. Unsere Packages vereinen deren wesentliche Komponenten in festen Dienstleistungssets, um ihre Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft in Rekordzeit digital abzuwickeln.

Fazit: Warenwirtschaft alleine ist möglich – aber meist nicht sinnvoll

Warenwirtschaftssysteme und ERP-Lösungen haben beide ihre Berechtigung in der Softwarewelt. Welche die passende Lösung ist, hängt vom Unter­nehmen bzw. dessen aktueller Situation ab. Grund­sätz­lich lässt sich jedoch sagen, dass die Entscheidung für ein ERP-System die zukunftsträchtigere Entscheidung ist. Die Kosten, die im ersten Moment höher sind, spielen sich aus gleich zwei Sichtweisen wieder ein:

Erstens bieten ERP-Systeme die Mög­lich­keit, bestehende Systeme zu integrieren und damit zu erhalten sowie einen deutlich höheren Funktionsumfang.

Zweitens passen sie sich an sich verän­dernde Bedürfnisse an – Stichwort Skalier­barkeit. Wer wächst und langfristigen Nutzen für automatisierte Prozesse spüren möchte, setzt also auf ein ERP-System.

Um die Einführung so komfortabel und ressourcenschonend wie möglich zu gestalten, gibt es unsere ERP-Packages. Sie beinhalten einen definierten Funk­tions- und Dienstleistungs­umfang – der sich natürlich jederzeit erweitern lässt. Und genau hier findet sich der wahrscheinlich größte Vorteil aller ERP-Systeme: maximale Flexibilität.

Sie wollen auch flexibel in die Zukunft schauen? Dann sind unsere ERP-Packages genau das Richtige für Sie!

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