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ERP und Warenwirtschafts-system – die Unterschiede
Zunehmende Aufträge, komplexere Aufgaben und wachsende Konkurrenz sorgen dafür, dass Sie merken: Der Druck auf Ihr Unternehmen steigt. Was tun, um die eigenen Prozesse wieder in den Griff zu bekommen?
1. März 2023
Gerade kleine, junge und wachstumsorientierte Unternehmen setzen gerne auf Software. Die Wahl fällt dabei meist auf ein Warenwirtschafts- oder ERP-System. Moment: „Oder“? Ja, denn es gibt enorme Unterschiede zwischen den Lösungen. Aber wo genaue liegen sie? Welche Funktionen bringen die Systeme mit und für welche Variante sollte sich ein Unternehmen entscheiden? Der Blogbeitrag gewährt Einblicke in die Welt der Warenwirtschafts- und ERP-Systeme.
Wie unterscheidet sich ein Warenwirtschaftssystem von einem ERP-System?
Bei einem Warenwirtschaftssystem handelt es sich um eine Softwarelösung, mit der sich – wie der Name sagt – die Warenwirtschaft eines Unternehmens digital und automatisiert abwickeln lässt. Im Wesentlichen deckt die Software folgende Bereiche in Unternehmen ab:
Beschaffung
Bedarfsermittlung
Logistik
Lagerhaltung
Doch Achtung, die reine Warenwirtschaft zielt vorrangig auf den Materialfluss ab. Deshalb ist sie in der Regel als einzelnes Modul ein wichtiger Bestandteil im ERP-System. Enterprise Resource Planning verfolgt das Ziel, sämtliche Ressourcen effizient einzusetzen und so die Unternehmensprozesse zu optimieren.
Aber Enterprise Resource Planning kann noch viel mehr, denn es ermöglicht eine integrierte und einheitliche Unternehmensverwaltung. Anders formuliert ist ein ERP-System dafür zuständig, Personal, Ressourcen, Betriebsmittel, Materialien und Informationstechnologien aus unternehmerischer Sicht zu planen, zu steuern und zu verwalten. Auch der Zahlungsfluss ist integriert, ein ERP deckt die gesamte Finanzbuchhaltung ab. So schaffen es Unternehmen, selbst die komplexesten Betriebsabläufe digital und reibungslos sicherzustellen.
Der Vorteil? Liegt auf der Hand: Ist ein Warenwirtschaftssystem optimal ins ERP integriert, erfolgen die Prozesse in nur einem System, statt wie bisher in verschiedenen Lösungen. Doch aus der Integration der Warenwirtschaft in ein ERP-System ergeben sich weit mehr Vorteile:
Erhöhte Verfügbarkeit von Informationen, da alles an einer Stelle ist.
Weniger anfällig für Störungen, da nur ein System im Einsatz ist.
Geringerer Schulungsaufwand, da nur eine Lösung erlernt werden muss.
Maximale Funktionsvielfalt, da die Lösung eine Vielzahl an Möglichkeiten umfasst.
Schnellere und flexiblere Reaktion auf das aktuelle Marktgeschehen, da im ERP hinterlegte Informationen jederzeit aktuell und verfügbar sind.
Was sind die wichtigsten Funktionen von Warenwirtschafts- und ERP-Systemen?
Warenwirtschafts- und vor allem ERP-Systeme beinhalten eine große Bandbreite an Funktionen. Zu den wichtigsten zählen:
| FUNKTIONEN | WaWi | ERP |
|---|---|---|
| Lagerhaltung und Logistik | ||
| Verwaltung von Artikeln sowie Produkten | ||
| Kundenauftragsverwaltung | ||
| Bestellungsverwaltung | ||
| Bestellmanagement und Auftragsabwicklung | ||
| Beschaffung sowie Bedarfsermittlung | ||
| Materialwirtschaft | ||
| Kaufmännische Projektabwicklung | ||
| Verteilung von Ressourcen und Aufgaben | ||
| Projektmanagement | ||
| Produktionsplanung und Produktionssteuerung | ||
| Produktion | ||
| Qualitäts- und Lieferantenmanagement | ||
| Finance, Buchhaltung und Controlling |
Microsoft ERP trifft auf Branchenlösung
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Darin erfahren Sie:
Welche Vorteile haben ERP-Systeme gegenüber WaWi-Systemen?
ERP-Systeme sind umfangreich und verschieden. Für viele Branchen – vor allem solche, die strengen Regularien unterliegen – gibt es gezielte Lösungen, die den Funktionsumfang sogar noch mehr erweitern und den Bedürfnissen der Unternehmen damit gezielt gerecht werden. Über Schnittstellen lassen Sie sich außerdem mit weiteren Lösungen verbinden, zum Beispiel CRM oder DMS.
Das Ziel ist es, Unternehmen eine passgenaue Basis an die Hand zu geben, mit der sich die eigenen Prozesse reibungslos abwickeln lassen. Zeitersparnis, weniger Fehler, Automatisierung – die Vorteile, die Unternehmen mit einer ERP-Lösung spüren, sind vielfältig und mindestens genauso verschieden. Dennoch gibt es einige, die die allermeisten Unternehmen bereichern:
-
Umfangreich
Eine gute ERP-Lösung umfasst eine Vielzahl an Funktionen, mit denen Unternehmen ihren Arbeitsalltag effizient gestalten – eine davon ist die Warenwirtschaft.
-
Einheit
Insellösungen sind Schnee von gestern. Denn in einem ERP-System integrieren Sie genau alle Abläufe und Funktionen, die Sie für effizienteres Arbeiten im Alltag tatsächlich benötigen.
-
Zukunftssicher
Ein ERP ist ein stetiger Begleiter und treu an Ihrer Seite. Dennoch lässt sich die Lösung anpassen, sollten sich Ihre Bedürfnisse ändern. ERP-Systeme sind skalierbar und lassen sich bei Bedarf unkompliziert erweitern.
-
Branchenunabhängig
Um möglichst vielen Unternehmen Unterstützung zu bieten, sind ERP-Systeme in der Regel branchenunabhängig. Für Spezialfunktionen, die in manchen Gewerben nötig sind, erweitern gezielte ERP Branchenlösungen den Funktionsumfang.
-
Umfassendes Kundenerlebnis
ERP-Systeme ermöglichen bereichsübergreifende Omnichannel-Vertriebsaktivitäten. Indem die Grenzen zwischen Online- und Offline-Aktivitäten durchbrochen werden, schaffen Sie ein Kundenerlebnis auf gleich vielen Dimensionen.
-
Effizienz
Weil mit einer ERP-Lösung Unternehmensprozesse passgenauer, automatisiert und weniger fehleranfällig ablaufen, steigern sie die Effizienz.
-
Digitalisierung
Manuelles Arbeiten ist nicht nur aufwändig, sondern auch aus der Zeit geraten. Mit einer ERP-Lösung legen Unternehmen den Grundstein für eine umfassende Digitalisierung ihrer Prozesse.
-
Zusammenarbeit
Das ERP-System dient Unternehmen als zentrale Sammelstelle für Informationen und Abläufe. Hierauf haben alle berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff. Das erleichtert die Zusammenarbeit, vermeidet Missverständnisse und stellt sicher, dass immer mit der aktuellen Version gearbeitet wird.
-
Zentral
Ein ERP-System erstreckt sich über das gesamte Unternehmen. Während jede Abteilung dank passender Module mit den für sie nötigen Funktionen arbeitet, greifen dennoch alle auf denselben Datenbestand zu.
WaWi und ERP-System im Vergleich
| WaWi | ERP | |
|---|---|---|
| Zukunftssicherheit | Gering, denn spätestens durch Wachstum sind Unternehmen auf ein ERP-System angewiesen. | Sehr hoch, denn ein ERP ist stark skalierbar. |
| Funktionsumfang | Beschaffung, Ermittlung von Bedarfen, Bedarfsermittlung, Lager und Logistik– jedoch keinerlei weitere Funktionalitäten. | Hoch, da ein ERP-System sowohl die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems als auch viele weitere umfasst. |
| Branchen | In der Regel nur auf die Bedürfnisse von kleinen Produktions- und Einzelhandelsunternehmen ausgerichtet. | ERP-Systeme sind in der Regel für alle Branchen geeignet. Bei Bedarf können sie über Branchenlösungen erweitert werden. |
| Preis | Beispiel: Warenwirtschaftssystem ca. 30€ pro Monat und User zzgl. Einmalzahlung abhängig von der Größe des Unternehmens. Günstiger in der Anschaffung. Jedoch mit deutlich weniger Funktionen und fehlender Anpassbarkeit sowie nicht zukunftssicher. | Beispiel: ERP-Paket YAVEON Trade Base: 84€ pro Monat und User zzgl. Einmalzahlung. Umfasst eine große Bandbreite an Möglichkeiten sowie maximale Flexibilität bei zukünftigen Anpassungen. Teurer in der Anschaffung. |
Fazit: Die Übersicht zeigt, dass ein Warenwirtschaftssystem, zumindest anfänglich, die kostengünstigere Wahl ist. Besonders kleine Unternehmen entscheiden sich deshalb häufig für die WaWi-Lösung. Sobald jedoch Wachstum einsetzt, Aufgaben mehr werden und die Komplexität zunimmt, stoßen Warenwirtschaftssysteme schnell an ihre Grenzen. Spätestens dann findet der Wechsel auf ein ERP-System statt.
Warenwirtschafts- oder ERP-System – was ist die richtige Wahl?
Um diese Frage zu beantworten, ist zunächst ein Blick auf die Branche sinnvoll. Denn während Warenwirtschaftssysteme hauptsächlich auf die Bedürfnisse von reinen Handelsunternehmen abzielen, bereichern ERP-Lösungen Unternehmen aller Industrien. Der Funktionsumfang eines ERPs ist darauf ausgelegt, die Prozesse in (beinahe) jedem Unternehmen zu vereinfachen und zu automatisieren. Doch bedeutet das wirklich, dass sich reine Handelsunternehmen auf Warenwirtschaftssysteme fokussieren sollten? Nicht automatisch. Denn die meisten Unternehmen kommen an den Punkt, eine ERP-Lösung einzuführen. Dadurch verlagert sich die Entscheidung meist von Anfang an in Richtung Enterprise Resource Planning – die Funktionalitäten eines Warenwirtschaftssystems natürlich inklusive.
Die zwei relevantesten Gründe, sich gleich für ein ERP-System zu entscheiden
Was bedeutet das? Aus dem Blick der langfristigen Strategie lohnt es sich, von Beginn an auf ein ERP-System setzen. Statt sich kurzfristig mit einem Warenwirtschaftssystem als Insellösung zufrieden zu geben, schaffen ERP-Lösungen die ideale Basis für wachstumsorientierte Unternehmen. Sie wollen richtig groß werden? Dann ist Enterprise Resource Planning Ihre erste Wahl.
Doch, wie kann das gehen? Besonders junge Unternehmen, denen wenig Ressourcen zur Verfügung stehen, stellen sich spätestens jetzt die Frage: „Ist es für uns überhaupt möglich, die nötigen Ressourcen aufzubringen?“
Die klare Antwort: ja. Unsere ERP-Packages machen es möglich.
Was sind die unsere ERP-Packages?
Unsere ERP-Packages sind Ihr Weg, um als handelndes und produzierendes Unternehmen aus der chargengeführten Prozessindustrie schnell und einfach in die Welt des ERPs einzusteigen. Die Grundlage bildet unser Herzstück, die auf Microsoft Dynamics 365 Business Central basierende ERP-Branchenlösung YAVEON ProBatch. Unsere Packages vereinen deren wesentliche Komponenten in festen Dienstleistungssets, um ihre Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft in Rekordzeit digital abzuwickeln.
Fazit: Warenwirtschaft alleine ist möglich – aber meist nicht sinnvoll
Warenwirtschaftssysteme und ERP-Lösungen haben beide ihre Berechtigung in der Softwarewelt. Welche die passende Lösung ist, hängt vom Unternehmen bzw. dessen aktueller Situation ab. Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass die Entscheidung für ein ERP-System die zukunftsträchtigere Entscheidung ist. Die Kosten, die im ersten Moment höher sind, spielen sich aus gleich zwei Sichtweisen wieder ein:
Erstens bieten ERP-Systeme die Möglichkeit, bestehende Systeme zu integrieren und damit zu erhalten sowie einen deutlich höheren Funktionsumfang.
Zweitens passen sie sich an sich verändernde Bedürfnisse an – Stichwort Skalierbarkeit. Wer wächst und langfristigen Nutzen für automatisierte Prozesse spüren möchte, setzt also auf ein ERP-System.
Um die Einführung so komfortabel und ressourcenschonend wie möglich zu gestalten, gibt es unsere ERP-Packages. Sie beinhalten einen definierten Funktions- und Dienstleistungsumfang – der sich natürlich jederzeit erweitern lässt. Und genau hier findet sich der wahrscheinlich größte Vorteil aller ERP-Systeme: maximale Flexibilität.
