Mit KI durchstarten: Das kann der Copilot für Microsoft 365.

Chat GPT hat Künstliche Intelligenz im täglichen Leben verankert, nutzbar in Edge und Bing. Microsofts Copilot for Microsoft 365 erweitert diese Integration in Anwendungen wie Word, PowerPoint und weitere Unternehmenssoftware.

An einem Laptop arbeitende Roboterhand mit Microsoft Copilot Icon an der Fingerspitze

2. November 2023

Head of Power Platform & AI

Spätestens, seit Chat GPT auf dem Markt ist, hat Künstliche Intelligenz wahrnehmbar Einzug in den Alltag der meisten von uns gehalten. Beruflich wie privat ziehen viele das Tool heran, um Antworten auf Fragen zu erhalten. Die Anwendung ist denkbar einfach, denn die KI wird wie ein klassischer Chat bedient und kann sowohl in den Edge-Browser als auch in die Suchmaschine Bing integriert werden. Doch wer denkt, damit seien die Möglichkeiten bereits erschöpft, liegt falsch: Microsoft setzt auf KI-Tools, die Nutzerinnen und Nutzern auch in Anwendungen wie Word, Power Point und Excel sowie in Outlook, Teams, dem firmeneigenen CRM- sowie ERP-System und der Power Platform unterstützend zur Seite stehen. Die Rede ist vom Copilot for Microsoft 365. Was dahinter steckt, was das Tool kann und ab wann Unternehmen es nutzen können, klärt unser Beitrag.

Was ist Copilot for Microsoft 365?

Der Copilot for Microsoft 365, auch kurz als Copilot bezeichnet, ist eine generative Künstliche Intelligenz, die in die klassischen Microsoft-Technologien integriert wird und das Arbeitsleben sowie die Erfüllung komplexer Aufgaben erleichtern soll. Das Tool unterstützt zum Beispiel dabei, Dokumente zu erstellen, E-Mails zu lesen und zusammenzufassen sowie Präsentationen zu erstellen. Neben den Integrationsmöglichkeiten bringt der Copilot ein weiteres Highlight mit: den Business Chat. Dieser Chatbot greift vollständig auf die eigenen Unternehmensdaten der Anwendungen aus der Microsoft-Welt zu, stellt sicher, dass diese nicht ungewollt veröffentlicht werden und beachtet die Zugriffsrechte von Benutzerinnen und Benutzern.

Auf dieser Basis beantwortet er Fragen, bereitet Termine mit den nötigen Inhalten vor und stellt relevante Informationen in kürzester Zeit zusammen. Darüber hinaus kann der Copilot via Sprachbefehl bedient werden. Mit all seinen Möglichkeiten unterstützt er menschliches Wissen, Können sowie den Einfallsreichtum und verfolgt das Ziel, die Arbeit zu erleichtern und zu beschleunigen. Kurz gesagt: Als KI-basierter Partner greift der Copilot Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unter die Arme.

Der Microsoft Copilot unterstützt Nutzerinnen und Nutzer wie folgt:

  • 1. Aufwand reduzieren

    Er ist in Systeme integriert, mit denen wir regelmäßig arbeiten und erweitert deren Möglichkeiten um den Nutzen Künstlicher Intelligenz. Das Ergebnis: Die alltäglichen Aufgaben gehen leichter und meist wesentlich schneller von der Hand.

  • 2. Potenziale umsetzen

    Mit dem Copilot lassen sich unkompliziert neue Inhalte und auch Quellcode erschaffen. Potenziale in Ihrem Unternehmen setzen Sie dadurch schneller um.

  • 3. Workflows nutzen

    Als Teil der Microsoft Power Platform funktioniert der Copilot reibungslos mit Low-Code-Funktionen wie Power Automate oder Power Apps. Nutzerinnen und Nutzer erstellen ihre eigenen Workflows über eine im Klartext formulierte Beschreibung. Es werden dazu nahezu keine Fachkenntnisse mehr benötigt. Ein Beispiel: Sie können den Copilot bitten, einen Workflow zu erstellen, der ihre E-Mails bei Eingang automatisch klassifiziert und in einem zugehörigen Teams-Kanal ablegt.

Der Copilot für Microsoft 365: So funktioniert er.

Interaktive, chatbasierte KI-Funktionen, die Content wie Text oder Bilder erstellen, Antworten auf Fragen zu Daten vermitteln sowie Empfehlungen aussprechen und Inhalte personalisieren – all das ermöglicht der Copilot. Wichtige einzelne Komponenten des Copilots sind:

1. Anfragende App – also Microsoft Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Teams, Bing, usw.

Die Applikation bietet dem Benutzer den Zugriff auf den Copilot und kann seine Ergebnisse passend bereitstellen. Sie liefert zudem Informationen über den Kontext des Benutzers.

2. Microsoft Graph - die Datenquelle

Microsoft Graph dient als Datenquelle und gewährt Zugriff auf Ihre Daten, wie zum Beispiel Mails, Dateien, Besprechungen, Chats und Kalender. Dazu kommen Inhalte, die im Internet öffentlich verfügbar sind. Man bezeichnet das als Grounding. Es ist für die Qualität und den Nutzen von entscheidender Bedeutung. Falls gewünscht kann dieses Grounding mit weiteren Datenquellen ergänzt werden.

3. GPT – das Sprachmodell

Hier steckt die kreative Energie, die in der Lage ist, Texte zu erstellen, zu interpretieren und neue Inhalte daraus zu generieren. Bei GPT, Generative Pretrained Transformer, handelt es sich um ein Sprachmodell, ein Large Language Model. Es versteht Eingaben sowie Ansagen und kann Sprache verarbeiten. Es liefert passende Reaktionen und Antworten auf die gestellte Anforderung. Der Copilot basiert auf dem Sprachmodell von OpenAI, also GPT4.

Roboter vor Laptop und digitalem Diagramm

In welchen Tools kann Microsoft Copilot genutzt werden?

Ein Blick auf den Copilot zeigt, dass besonders dessen Nutzungsmöglichkeiten in bekannten Applikationen aus dem Microsoft Universum für Freude sorgen. Hier ein paar Beispiele:

Logo Microsoft Outlook

Microsoft Outlook

Es kommt nicht selten vor, dass der eigene Posteingang vor E-Mails nur so überquillt. Hier kann der Copilot helfen, indem er beispielsweise E-Mail-Ketten zusammenfasst und Antworten auf Nachrichten vorschlägt. In Kombination mit Power Automate kann er sogar eigene Prozesse auf Basis von Mails ausführen. Beispiel: Es kommt eine E-Mail mit einer PDF-Bestellung im Anhang an. Diese wird dann automatisch abgelegt, der Kreditor ermittelt, die Bestellnummer aus der Bestellung ausgelesen und die Daten anschließend in Microsoft Business Central abgelegt.

Logo Microsoft Excel

Microsoft Excel

Excel automatisiert bedienen lassen? Was beinahe zu schön klingt, um wahr zu sein, wird Realität: Um den Copilot in Excel zu nutzen, erstellen Sie zunächst wie gewohnt Ihre Datei. Nun bitten Sie den Copilot über das integrierte Chatfeld, die Daten zu analysieren und die drei wichtigsten Trends aufzuzeigen. Haben Sie die Anfrage abgeschickt, erhalten Sie das Ergebnis in nur wenigen Sekunden auf dem Bildschirm. Über den gleichen Mechanismus erstellt der Copilot auch Grafiken, Statistiken und Modelle, die Schlüsse für die Zukunft zulassen. Den Frage- und Auswertungsmöglichkeiten sind nahezu keine Grenzen gesetzt.

power platform logo

Microsoft Power Platform

Die Microsoft Power Platform ist ein Set an verschiedenen Tools, die alle auf Low-Code-/No-Code-Software basieren. Dort besteht neben dem grafischen Designer auch heute bereits die Möglichkeit, Power-Apps, Workflows, Chatbots, aber auch BI-Auswertungen durch Eingabe der Anforderung in Textform erstellen zu lassen.

Icon Microsoft Teams

Microsoft Teams

Dank Copilot arbeiten Kolleginnen und Kollegen mit dem Kommunikationstool Teams noch einfacher. So lassen sich zum Beispiel Tagesordnungen für Meetings erstellen und Diskussionspunkte digital formulieren. Ein Kollege konnte nicht an der Besprechung teilnehmen? Auch hier ist der Copilot richtiger Ansprechpartner, denn das Tool stellt auf Wunsch eine Zusammenfassung des Meetings als Protokoll in schriftlicher Form bereit.

Logo Microsoft Word

Microsoft Word

Textteile umschreiben oder kürzen, die Sprachart anpassen oder ganze Textvorschläge recherchieren und erstellen: Der Copilot erleichtert das klassische Arbeiten im Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word.

Logo Microsoft Powerpoint

Microsoft Power Point

Ideen für Präsentationen umzusetzen, ist manchmal gar nicht so einfach. Der Copilot dient als kreativer Unterstützer: Mit Eingabe wesentlicher Informationen erstellt er Präsentationen und auch gleich Designvorschläge dazu, erzeugt Animationen und fügt Sprechernotizen problemlos bei.

Microsoft Logo Bildmarke

Microsoft CRM

Steht zusätzlich das Microsoft CRM zur Verfügung, verbindet er dieses und ergänzt es um zusätzliche Funktionen. In einem integrierten Fenster werden Vorschläge angezeigt, über die Sie zum Beispiel neue Kontakte anlegen, E-Mails speichern oder eine Antwort formulieren lassen können. Statt mühsam die Informationen aus der Nachricht manuell ins CRM eingeben zu müssen, fasst der Copilot die relevanten Informationen zusammen und überträgt sie automatisch. Ein weiteres Highlight: Über den Copilot vereinen Sie Ihr Outlook direkt mit Microsoft Teams und erstellen sowohl interne als auch externe Channels. Das erleichtert die Zusammenarbeit mit anderen Ansprechpartnern enorm. Zudem reduziert der Copilot typische manuelle Fehler: Bevor er Informationen von einem System in das andere überträgt, prüft er zunächst, ob diese bereits hinterlegt sind und vermeidet so Doppelerfassung. Praktisch!

Seit wann ist der Copilot verfügbar und was kostet die Nutzung?

Der Copilot ist seit November 2023 für Enterprise Kunden verfügbar. Die Kosten belaufen sich auf ca. 30 Dollar pro Monat, sofern der jeweilige Benutzer bereits einen passenden Microsoft Office-Plan nutzt.

Für diese Tools ist der Copilot noch vorgesehen

Dass der Microsoft Copilot das Potenzial hat, den Alltag zahlreicher Unternehmen zu erleichtern, ist unbestritten. Doch noch mehr Bereiche könnten profitieren:

  • Windows Copilot

    Die Basis des Windows Copilot soll der bereits bestehende Dynamics 365 Copilot sein. Die KI soll Windows 11 in die Lage versetzen, Fragen zu beantworten und Inhalte zu erstellen. Der Zugriff auf die Funktionalitäten soll denkbar einfach sein, denn er wird über die Taskleiste direkt im Browser erfolgen.

  • Copilot in Microsoft Dynamics 365 Sales

    Vertriebsteams aufgepasst: Mit dem Copilot in Microsoft Dynamics 365 Sales lässt sich der Arbeitsaufwand drastisch reduzieren: Die KI unterstützt beim Lesen und Beantworten von E-Mails und ist in der Lage, Nachrichten zu schreiben und zusammenzufassen.

  • Copilot in Dynamics 365 Customer Service, Insights und Marketing

    Weil der Copilot über Datenbanken sowie das Internet auf eine große Bandbreite an Kundeninformationen zugreift, werden Antworten kontextbezogen ausgegeben. Statt wie mit einer Gießkanne zahlreiche Informationen an eine breite Masse zu streuen, erfolgt die Ausgabe an Informationen passgenau. Das Ergebnis: zufriedene Kunden. Eine ähnliche Funktion erfüllt der Copilot in Dynamics 365 Customer Insights und Marketing, denn hiermit lassen sich personalisierte Informationen erstellen und Kunden bestimmten Profilen zuordnen. Kampagnen treffen so genau dahin, wo sie sollen: ins Schwarze.

  • Copilot in Dynamics 365 Business Central

    Eine Kombination, die vor allem produzierende Unternehmen aus der chargenverarbeitenden Industrie freut: In Business Central integriert, kann der Copilot in Windeseile passgenaue Beschreibungen zum Produkt inklusive einer zielgruppenspezifischen Sprache erstellen. Besonders praktisch: Die Produkte und Beschreibungen lassen sich ganz einfach im Shopify-Shop veröffentlichen.

YAVEON und KI: Das erwartet unsere Kunden

Wesentliche Fragen, wenn es um KI wie den Copilot geht, sind: Wie geht die Entwicklung weiter, welche Potenziale entstehen und was erwartet unsere Kunden?

Künstliche Intelligenz ist fester Bestandteil vieler Lebensbereiche. Der Weg dahin begann vor einigen Jahren, mit der Einführung von Chat-GPT wurde sie alltagstauglich. Erstaunlich daran ist die Geschwindigkeit, in der sich die KI-Möglichkeiten verbreitet und integriert haben. Ob das so weiter geht? Schwer zu sagen – aber wahrscheinlich. Es liegt im Wesen von KI, dass sie immer besser wird und hinzulernt. Es sei gesagt, dass vielleicht wegen der Kreativität einer Künstlichen Intelligenz Antworten auch falsch ausfallen können. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beherrschen weiterhin die Information und nutzen die technischen Möglichkeiten zu ihren Gunsten.

Doch im Zusammenhang mit KI ergeben sich nicht nur neue Potenziale, sondern auch Sorgen. Nicht jeder nimmt die Entwicklung ausschließlich positiv wahr. Es gibt viele kritische Stimmen, besonders was die Nutzung im privaten Umfeld betrifft. Wie in den meisten Fällen hat auch diese Medaille zwei Seiten, gerade beruflich bringt Künstliche Intelligenz jedoch enorme Erleichterungsoptionen mit. Sorgsam überdacht und sinnvoll eingesetzt, können sie die Basis bilden, um Unternehmen und deren Erfolge voranzubringen.

KI ist auch für uns ein wichtiges Thema, nicht erst seit einigen Monaten. Wir arbeiten seit rund zwei Jahren mit einer KI im Bereich Wissensmanagement und haben durchweg positive Erfahrungen damit gemacht. Das Bewusstsein für Künstliche Intelligenz ist bereits geschaffen. Nun wollen wir unseren Kunden helfen, die Potenziale bestmöglich zu nutzen.

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Künstliche Intelligenz als Vorreiter für ein erfolgreiches Morgen

Künstliche Intelligenz verändert viele unserer Lebensbereiche und kann die Komplexität bislang aufwändiger Prozesse reduzieren und den Aufwand verringern. Ein großes Potenzial besonders für die Arbeitswelt, denn hier ist Zeit nun mal Geld. Eine durchdachte sowie umfangreiche Hilfe für eine Vielzahl an Schritten im Arbeitsalltag stellt der Copilot dar. Jede seiner Ausprägungen ermöglicht digitalen Fortschritt und mehr Ressourcen für die eigentlichen Aufgaben. Für Unternehmen bedeutet das: vorankommen und die Zukunft sichern.

Sie möchten noch mehr über den Microsoft Copilot erfahren und weitere Möglichkeiten im Zusammenspiel mit Ihren Microsoft Tools entdecken? Dann kontaktieren Sie uns gleich heute!

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