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Versionierung von Dokumenten

Was ist Versionierung?

Geht es darum, sämtliche Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen werden, zu beschreiben, spricht man von Versionierung. Es handelt sich dabei um einen Management­ansatz.

Wie funktioniert Versionierung?

Bei jeder Änderung an einem Dokument wird die „neue“ Dokument­version im dafür vorgesehenen Archiv abgelegt. Sie stellt somit eine Information dar, die eindeutig zugeordnet werden kann, um die Versions­stände der betroffenen Unterlage einsehen zu können. Der gesamte Dokumenten­lebens­zyklus kann so zu jederzeit eingesehen und nach­vollzogen werden.

Was ist ein Beispiel für die Versionierung eines Dokuments?

Typischerweise wird ein Dokument von einer Person erstmalig angelegt und beispiels­weise als V1 gespeichert. Dieses wird nun überarbeitet und als V2 abgelegt. Ob die Änderung dabei vom Ersteller oder von einer zweiten Person umgesetzt wird, spielt keine Rolle. Die Versionsführung kann ohne Begrenzung bei Änderungen fortgeführt werden.

Welche Gründe sprechen für Versionierung?

Es gibt zahlreiche Gründe, die für Versio­nierung sprechen. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um die folgenden:

  • Qualitäts­sicherung
  • Rückverfolg­barkeit der Änderungen an einem Dokument (Audit Trail)
  • Revisions­sichere Ablage
  • Geringerer Kosten­aufwand durch Transparenz
  • Risiko­minimierung
  • Verantwortliche werden über Änderungen informiert und können reagieren, falls nötig

Welche Dokumente werden typischer­weise versioniert?

  • Arbeits­anweisungen und SOPs
  • Dokument­vorlagen
  • Verträge
  • Rechnungen
  • Protokolle
  • Berichte
  • Produkt­informationen

Wofür macht Versionierung Sinn?

Versionierung ist immer dann sinnvoll, wenn die Nachvollziehbarkeit vollzogener Änderungen relevant ist. Typischerweise handelt es sich dabei um

Was ist der Unterschied zwischen manueller und automatischer Versio­nierung?

  • Manuelle Versionierung

    Die bearbeitende Person gibt an, wann ein Dokument vollständig bearbeitet ist. Die entstandene Dokumenten­version wird nun manuell als neue Datei gespeichert – die Versionierung beginnt. Um die Version zu kenn­zeichnen, gibt der Bearbeiter wichtige Informationen wie Nummer oder Beschreibung an und kennzeichnet so die jeweilige Version.

  • Automatische Versionierung

    Bei der automatischen Versionierung setzen die Anwender typischer­weise auf ein Dokumenten­management-System (DMS), also Software. Die darin enthaltene Versions­verwaltung legt die Datei automatisch entweder in einem Verzeichnis oder einer Daten­bank ab. Dokumente werden so mit einem Zeit­stempel und einer Benutzer­­kennung versehen.

Welche Aufgaben erfüllt die Versions­verwaltung?

Versions­verwaltung meint das System der automatischen Versionierung mittels Software, mit dem Änderungen an Dokumenten erfasst werden. Die Haupt­aufgaben einer Versions­verwaltung sind:

  • Änderungen lückenlos protokollieren
  • Einzelne Schritte und Stände protokollieren
  • Gleichzeitigen bzw. gemeinsamen Zugriff verschiedener Benutzer auf Dokumente koordinieren

Wie versioniert man Dokumente richtig?

Für die Versionierung von Dokumenten machen Regeln Sinn. Damit die Bearbei­tungs­­stadien von Dateien vollständig nachvollzogen werden können, ist eine durch­gängige Versionierung unumgänglich. Das häufigste und einfachste Beispiel hierfür ist die Versionierung anhand natürlicher Zahlen (Version 1, Version 2 etc.) als Nummerierung. Dabei ist es wichtig, verwirrende oder zu viele Informationen zu vermeiden.

Erfolgt die Versionierung automatisch, wird meist ein Protokoll aller Bearbeitungs­schritte abgespeichert. Der gesamte Lebens­zyklus eines Dokumentes kann so eingesehen und nachvollzogen werden. Zeitstempel und Benutzer­kennung sind weitere typische Merkmale für die Versionierung eines Dokuments. Bei manueller Versionierung müssen diese Schritte händisch vollzogen werden. Hier ist auf maximale Sorgfalt zu achten, da schnell Lücken oder Fehler entstehen können.

Nach welcher Logik werden Versions­nummern vergeben?

In der Regel werden Versionsnummern als Nummerierung vergeben, um den Stand eines Dokuments voneinander unterscheiden zu können. Es gibt kein fixes Regelwerk. Folgende Reihenfolge ist jedoch zu empfehlen:

  • Hauptversionsnummer: kennzeichnet signifikante Veränderungen
  • Nebenversionsnummer: zeigt Änderungen/Erweiterungen an
  • Revisionsnummer: zeigt Aktualisierungen/Korrekturen auf

Welche Rolle spielt die ISO 9001:2015?

Die ISO 9001:2015 fordert, dass Dokumente aktiv verwaltet werden müssen. Sie müssen dafür in angemessenem Umfang beschrie­ben, geprüft und genehmigt sowie innerhalb des eigenen Unternehmens gelenkt werden.

Im Kapitel 7.5 “Dokumentierte Infor­ma­tio­nen” werden vielfältige Anforderungen an das Qualitäts­­management­­system und die dafür notwendigen Dokumente gestellt. Der Begriff „Dokumentierte Information“ umfasst dabei jede Form von Aufzeichnungen, einschließlich klassischer Dokumente wie z.B. Arbeits­­anweisungen. Die Beschreibung muss folgende Punkte umfassen:

  • Titel
  • Autor
  • Aktualisierungs­datum
  • Referenznummer
  • Versionsnummer

Zudem müssen die betroffenen Dokumente Mitarbeitern auf eine angemessene Weise zugänglich und vor Manipulation und versehentlichen Änderungen geschützt sein.

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    Kein Komma zu viel, kein Satzzeichen zu wenig: Katharina Miller schafft es, eigentlich komplexe Themen auf einfache und verständliche Sätze herunterzubrechen. Ihre Texte enthalten alles, was man sich von einer guten Content Marketing Managerin wünscht: Wissen aus mehr als fünf Jahren IT-Erfahrung, spannende Geschichten, gespickt mit dem nötigen Fachwissen, ansprechende Beispiele und Metaphern sowie vor allem eins: Mehrwert für den Leser. 

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