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OCR (Optical Character Recognition)

Was ist OCR?

OCR ist die Abkürzung für Optical Character Recognition und wird häufig mit „Texterkennung“ oder „optischer Zeichenerkennung“ übersetzt. Bei OCR handelt es sich um den Vorgang, ein Bild von einem Text zu erstellen und dieses in ein maschinenlesbares Textformat umzuwandeln.

Wie funktioniert OCR?

OCR kommt zum Einsatz, um eine Bildinformation in bearbeitbaren Text zu wandeln. Das können neben Bildformaten wie JPG, PNG oder TIF auch PDF-Dokumente sein. Häufig werden solche Dokumente vorab über einen Scanner aus Papierdokumenten digitalisiert.

Folgende Schritte werden dabei durchlaufen:

  • 1. Bilderstellung mittels Scan oder Foto

    Das Dokument wird eingescannt oder fotografiert und in ein Bildformat umgewandelt. Die OCR-Software übernimmt eine Analyse des Scans und klassifiziert zwei Bereiche: den hellen als Hintergrund, den dunklen als Text.  

  • 2. Vorbereitung für den Lesevorgang

    Das Bild wird von der Software ge- und um Fehler bereinigt, bis es für den Lesevorgang vorbereitet ist. Die Reinigung erfolgt typischerweise über folgende Mechanismen:

    • Digitale Image-Flecken entfernen oder Kanten von Text-Images glätten
    • Kontrast erhöhen
    • Kästen und Linien auf dem Bild reinigen
    • Textbereiche klassifizieren
  • 3. Musterabgleich, um Zeichendarstellungen zu isolieren

    Beim Musterabgleich werden Zeichendarstellungen, sogenannte Glyphen, isoliert. Diese werden mit ähnlichen Glyphen verglichen insofern die gespeicherte Glyphe eine ähnliche Schriftart oder Skala nutzt. Es wird zwischen Mustererkennung, dem Pattern Matching, und Merkmalserkennung (Feature Matching) unterschieden.

  • 4. Merkmale extrahieren

    Bei der Extraktion von Merkmalen werden Glyphen in Segmente wie Linien, geschlossene Streifen und Schnittpunkte von Linien zerlegt. Diese Merkmale dienen dann dazu, die höchste Übereinstimmung mit den gespeicherten Glyphen zu entdecken.

  • 5. Nachverarbeitung der Textdateien

    Ist die Analyse abgeschlossen, werden aus den gewonnenen Analyseinformationen die Textdaten gebildet, die genauso wie ein per Tastatur erfasster Text zur weiteren Verarbeitung genutzt werden kann. Fortgeschrittenere OCR-Systeme plausibilisieren die erkannten Worte zudem gegen Wörterbücher, lernen darüber, auch bei künftigen Vorgängen besser zu erkennen und können so sogar Handschrift auslesen.

Dokumente erfolgreich digitalisieren

Sind die Dokumente via OCR erst einmal digitalisiert, geht es weiter mit der richtigen Benennung, Ablage und letztlich Archivierung. Wir zeigen Ihnen, worauf es ankommt.

Auf welchem Prinzip basiert OCR Software?

Die Funktion von OCR-Software basiert auf drei grundlegenden IPA-Prinzipien:

  1. Integrity / Einheit
  2. Purposefulness / Zweckmäßigkeit
  3. Adaptability / Anpassungsfähigkeit

Durch IPA schaffen es Software-Scanner, flexible und intelligente Erkennungsmethoden anzuwenden, die auch von Menschen in der Erkennung von Objekten verwendet werden.

Wie lange dauert OCR?

Der Zeitraum zwischen dem Einspielen des Bildes bis zum bearbeitbaren Dokument hängt von der Dokumentengröße ab. Die Übersetzung des Bildes zum Dokument kann daher wenige Sekunden bis hin zu einigen Minuten dauern.

Welche Vorteile hat OCR?

  • Digital

    Die Dokumente können komfortabel nachbearbeitet werden.

  • Geschwindigkeit

    Statt Inhalte von Papierunterlagen zum Beispiel in Word eintippen zu müssen, steht das gesamte Dokument in kurzer Zeit zur Verfügung.

  • Große Mengen

    So können große Textmengen durchsucht und bearbeitet werden.

  • Formaterkennung

    Häufig können nicht nur die reinen Texte, sondern sogar die Schriftart und das Format erkannt werden, was eine Weiternutzung noch mehr vereinfacht.

  • Automatisierung

    Papier- und Bilddokumente können mit wenig Aufwand automatisch verarbeitet und dann zum Beispiel durch Zusatzdienste automatisiert übersetzt werden. Alternativ können die Inhalte in das ERP-System zur Anlage von Belegen übergeben werden, beispielsweise bei der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Wann wird OCR einge­setzt?

Typische Szenarien für den Einsatz von OCR-Software sind:

  • Dokumentenmanagement

    Papierdokumente automatisiert ins DMS einlesen, die Inhalte klassi­fizieren und Zusatz­infor­mationen zur leichteren Suche am Dokument ablegen. So entsteht der gewün­schte Nutzen im DMS und der Originalbeleg liegt dennoch vor, auf Wunsch sogar revisionssicher.

  • Automatisierte Verarbeitung von Belegen rund um das ERP

    Wichtige Dokumente wie Aufträge und Lieferscheine, Retourenbelege und Einkaufsrechnung können ausgelesen und passgenau für das ERP-System oder für ein Buch­haltungs­system zur Verfügung gestellt werden.

  • Post

    Erfassen der Inhalte von Papierpost zur Indizierung und um sie für die unternehmensweite Recherche und Workflowsteuerung bereitzustellen.

  • Visitenkartenscanner

    Umwandlung von Fotos einer Visitenkarte in einen vollständig erfassten Outlook-Kontakt.

  • Lesefunktion

    Maschinelles Vorlesen ursprünglich gedruckter Unterlagen.

  • Übersetzung

    Texterkennung, um die Inhalte automatisiert übersetzen zu lassen.

  • Gesundheitswesen

    Zum Beispiel zur Bearbeitung von Formularen bei Krankenkassen.

  • Verkehr

    Erkennen von Kfz-Kennzeichen im Straßenverkehr und Erkennung von Straßenschildern aus dem Auto heraus.

  • Finanz-, Bank-, Versicherungs- und Immobilienbranche

    Know Your Cusomer/KYC-Automatisierungen und damit Identifizierung und Überprüfung der Kundenidentität.

  • Kreditkarten

    Automatisches Auslesen von Kreditkarten in Apps.

Was ist der Unterschied zwischen OCR und ICR?

OCR meint die optische Erkennung von Texten, um aus gescannten Dokumenten Texte zu extrahieren und zu erfassen. ICR hingegen steht für Intelligent Character Recognition. Darunter ist die intelligente Erkennung von Texten für handschriftlich verfasste Dokumente zu sehen. Manuelle Schrift zu erkennen, ist deutlich komplexer als maschinell erstellte. Deshalb nutzt ICR eine Vielzahl an Vergleichs- und Erkennungsprozessen.

Wie kann die Power Platform als Anwendung mit OCR helfen?

Power Automate, ein Tool der Microsoft Power Platform, ermöglicht es Usern, Daten in Dateien mittels OCR zu lesen, extrahieren und diese in eigenen Prozessen verarbeiten zu können. Dafür wird die in der Power Platform vorhandene OCR-Komponente einfach in Power Automate oder in Power Apps aktiviert.

Optical Character Recognition Anwendung mit der Microsoft Power Platform
Optical Character Recognition Anwendung mit der Microsoft Power Platform Mobil

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Wie nutzt man OCR in Verbindung mit einer DMS-Software?

Im Dokumentenmanagement, das auch online betrieben werden kann, wird OCR-Technologie meist zum Erfassen von Dokumenteninhalten eingesetzt. Dokumente werden so durchsuchbar und lassen sich im Archiv schnell auffinden, was mit reiner Bildinformation nicht möglich wäre.

Im Falle einer Eingangsrechnung werden dabei folgende Schritte durchlaufen:

  1. Die eingehende Rechnung wird mit einem Scanner erfasst oder das PDF-Dokument aus Mails genutzt.

  2. Mittels OCR werden Kopf- und Positionsdaten erkannt und je nach Möglichkeit auch mit Bestell- sowie Bewegungsdaten abgeglichen, was den Erkennungsgrad erhöht.

  3. Das eingescannte Dokument wird samt der erkannten Daten wie Absender und Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungs­datum, Beträge und Positionsdaten im ERP System bereitgestellt.

  4. Auf dieser Basis startet in der Regel ein Freigabeworkflow, der alle Beteiligten zur Prüfung – auch im Vieraugenprinzip – des Beleges auffordert und die Freigabe im ERP-System bewirkt.

  5. Jetzt kann der Beleg verbucht werden. So kann auch eine große Anzahl an Einkaufsbelegen abgewickelt werden.

Zeit sparen, Übersicht gewinnen

Dokumente mittels optischer Zeichenerkennung auszulesen ist nicht nur praktisch, sondern auch einfach. Unser DMS setzt auf OCR - das reduziert Ihren Aufwand und schenkt Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben.

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    Autor

    Welchen Nutzen die Kombination aus menschlichem Handeln und digitalen Möglichkeiten erzeugt, weiß Matthias Sebald, Head of Power Platform & AI, genau. Zudem greift er auf jahrelange Erfahrung mit den YAVEON Produkten zurück und kennt deren Zusammenspiel wie seine Westentasche. Profitieren Sie von seiner Expertise und lassen Sie sich von ihm mitnehmen in die fachlichen Welten der YAVEON Software.

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