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Beschaffung

Was ist Beschaffung?

Beschaffung meint solche Pro­zesse und Tätigkeiten, mit denen Unternehmen in der Wirt­schaft die Versorgung mit Roh­stoffen, Waren und Dienst­leis­tungen sicherstellen. Sie umfasst außerdem die Be­schaffungs­logistik.

Welches Ziel verfolgt die Beschaffung?

Beschaffung hat das Ziel, ein Unternehmen bedarfsgerecht mit Gütern und Dienst­leistungen zu versorgen. Im Mittelpunkt steht dabei, dass die Versorgung langfristig sowie unternehmensweit sichergestellt ist. Außerdem sind geringe Kosten ein zentrales Thema. Um das zu erreichen, treffen Unter­nehmen verschiedene Maßnahmen:

Optimierung und Senkung der Kosten

Bereitstellen einer flexibel anpassbaren Lieferkette

Sicherheit hinsichtlich der Versorgung

Welche Aufgaben erfüllt die Beschaffung?

Die Beschaffung umfasst folgende Aufgabenbereiche:

  • Bedarfsermittlung

    Bei der Bedarfsermittlung findet der Einkäufer heraus, welche Güter und Rohstoffe er in welcher Menge und welcher Qualität zur Verfügung stellen muss. Er nutzt dafür definierte Beschaffungskriterien.

  • Bezugsquellen­ermittlung

    Nun erfolgt die Analyse des Beschaffungsmarktes für die Güter. Das Ergebnis ist eine Übersicht darüber, welche Lieferanten zu welchen Lieferzeiten handlungs­fähig sind.

  • Lieferantenauswahl

    Auf Basis der Bezugs­quellen­ermittlung werden die Lieferanten anhand individueller Bewertungs­faktoren gewählt.

  • Vertragsver­handlungen

    Ist der Lieferant gewählt, erfolgt die Verhandlung des zustande kommenden Vertrages.

  • Bestellabwicklung

    Auf den Vertragsabschluss folgt die eigentliche Bestellung. Diese unterscheidet sich in ihrer Komplexität je nach Auftragshäufigkeit.

  • Bestellüberwachung

    Ist die Bestellung aufgegeben, folgt die Überwachung des vollständigen Bestellprozesses sowie der vereinbarten Lieferzeit.

  • Wareneingang und Lagerung

    Trifft die bestellte Ware ein, sollte diese auf Qualität, Menge und Richtigkeit geprüft werden. Im Anschluss folgt die Lagerung der Waren. Dafür ist es sinnvoll, sich mit der zuständigen Person im Lager abzustimmen.

  • Rechnungsprüfung

    Auch die Rechnung sollte geprüft werden, außerdem sollte die Zahlung in Auftrag gegeben werden.

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Welche Beschaffungsarten gibt es?

Es gibt folgende Arten der Beschaffung:

Einzelbeschaffung

Mit der Einzelbeschaffung können Unternehmen Waren einzeln beschaffen, beispielsweise wenn für einen Prozess in der Produktion keine bestimmten Materialien in festen Mengen benötigt werden. Waren können bei der Einzelbeschafft auftrags­bezogen beschafft werden.

Vorratsbeschaffung

Die Vorratsbeschaffung umfasst den Einkauf von mehr Materialien als für den aktuellen Produktionsprozess nötig sind. Ziel ist es, die eigene Produktion vom Beschaffungs­markt unabhängig aufzustellen.

Just-in-Time-Beschaffung

Bei der Just-in-Time-Beschaffung werden Lagerbestände und -kosten reduziert. Sie umfasst die fertigungssynchrone Anlieferung sowie eine Produktion, die keine Zwischen­lagerung umfasst. Aus diesem Grund wird sie auch als fertigungssynchrone Be­schaffung bezeichnet.

Grundsätzlich lässt sich außerdem zwischen operativer und strategischer Beschaffung unterscheiden.

Operative Beschaffung

Die operative Beschaffung gehört zum Tagesgeschäft und übernimmt verschiedene Aufgaben:

Bestandskontrolle

Ermittlung von Bedarfen

Planung von Bestellmengen

Lieferantenauswahl

Rohstoffe, Hilfsstoffe und Betriebsstoffe bestellen und Dienstleistungen beschaffen

Bestellungen überwachen

Beschaffungslogistik

Strategische Beschaffung

Die strategische Beschaffung fokussiert sich darauf, alle Beschaffungsaktivitäten langfristig auszulegen. Sie übernimmt folgende Aufgaben:

Strategien der Beschaffung definieren

Marktanalysen erstellen

Internationale Beschaffungsmärkte beobachten

Lieferantenportfolios analysieren

Rahmenvereinbarungen festlegen

Portfolios für die Beschaffung festlegen

Einsatz von Software planen

Wie unterscheiden sich operative Beschaffung und strategische Beschaffung?

Operative Beschaffung ist für Routine­aufgaben zuständig, die regelmäßig im Arbeits­alltag auftreten. Der strategische Einkauf hingegen kümmert sich darum, den Beschaffungsprozess eines Unternehmens langfristig zu optimieren.

Welche Bereiche gibt es bei der Beschaffung?

Der Begriff der Beschaffung umfasst mehr als den Bereich Material­beschaffung. Im betriebswirtschaftlichen Sinne umfasst sie sowohl die Beschaffung innerhalb der Material­wirtschaft als auch die Beschaffung anderer Objekte. Darunter fallen im Wesentlichen:

Personalbeschaffung

Kapitalbeschaffung

Dienstleistungsbeschaffung

Informationsbeschaffung

Immobilienbeschaffung

Wie unterscheiden sich Beschaffung und Einkauf?

Der Einkauf fokussiert sich auf den oper­ativen Teil. Dieser umfasst zum Beispiel die tagtägliche Abwicklung von Bestellungen, das Vergleichen von Angeboten und die Vergabe von Verträgen.

Die Beschaffung hingegen nimmt die strategische Planung in den Blick. Dabei werden die Marktform untersucht, die Konjunkturlage betrachtet und die Leistung von Lieferanten bewertet.

Der Einkauf stellt somit einen Teilbereich der Beschaffung dar.

Nachhaltige Beschaffung

Wie sieht nachhaltige Beschaffung aus?

Bei der nachhaltigen Beschaffung werden Grundsätze der sozialen Verantwortung von Unternehmen (Corporate Social Responsibility, CSR) über den gesamten Beschaffungsprozess berücksichtigt. Im Zuge der CSR, im Deutschen als gesell­schaftliche Unternehmens­verantwortung bezeichnet, übernehmen Unternehmen auf freiwilliger Basis Verantwortung für eine nachhaltige Entwicklung über gesetzliche Forderungen hinaus. Diese Verantwortung erstreckt sich über alle sozialen, öko­logisch­en sowie ökonomischen Aspekte eines Unternehmens.

Mit Blick auf die Beschaffung steht dabei besonders der Nachhaltigkeitsgedanke für Rohstoffe, deren Verarbeitung sowie das fertige Produkt im Mittelpunkt. Die Über­legungen ziehen sich somit durch den ge­samten Produktlebenszyklus. Ein weiteres Thema ist der nachhaltige Umgang mit der Umwelt. Das Unternehmen berücksichtigt im Umgang mit Produkten den Umweltschutz, gesundheitlichen Schutz von Menschen sowie den sinnvollen und rücksichtsvollen Einsatz von Ressourcen.

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    Autor

    Kein Komma zu viel, kein Satzzeichen zu wenig: Katharina Miller schafft es, eigentlich komplexe Themen auf einfache und verständliche Sätze herunterzubrechen. Ihre Texte enthalten alles, was man sich von einer guten Content Marketing Managerin wünscht: Wissen aus mehr als fünf Jahren IT-Erfahrung, spannende Geschichten, gespickt mit dem nötigen Fachwissen, ansprechende Beispiele und Metaphern sowie vor allem eins: Mehrwert für den Leser. 

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