Rechnungen aufbewahren: Diese Fristen gelten.

Unternehmen sind verpflichtet, Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen einzuhalten. Doch was sind die gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrung von Rechnungen?

Person am Schreibtisch rechnet Belege mit Taschenrechner zusammen

12. April 2023

ECM Consultant & Team Lead

Die Archivierung unterliegt strengen Regularien. Wer diese Vorgaben umgeht, muss mit Geld- oder sogar Freiheits­stra­fen rechnen. Doch was sind die gesetz­lichen Grundlagen, wie lange müssen Unternehmen Rechnungen auf­bewahren und welche Unterschiede gibt es zwischen digitalen und Papier­rechnungen? Wir beantworten die wich­tigsten Fragen.

Aufbewahrungspflicht: Warum müssen Geschäftsunterlagen wie Rechnungen aufbewahrt werden?

Im Wesentlichen gibt es vier Gründe für die Pflicht, geschäftliche Unterlagen aufzu­be­wahren:

Transparenz

Die Aufbewahrung der Unter­lagen stellt sicher, dass Ge­schäfts­vorgänge in Unter­nehmen rück­verfolgbar sind.

Prüfung

Eine Betriebsprüfung ist rück­wirkend möglich. Um dieser gerecht werden zu können, grei­fen Unternehmen auf archi­vierte Geschäfts­unter­lagen zurück.

Betrug vorbeugen

Das Steuerrecht gibt vor, dass jegliche finanzielle Transaktion in Unternehmen nach­vollzieh­bar sein muss. Ziel des Vor­gehens ist es, betrü­ge­rischen Absichten vorzubeugen.

Sicherheit

Kommt es zu Nachfragen beispielsweise von Geschäfts­partnern, lassen sich mögliche Unklarheiten mittels auf­be­wahrter Geschäfts­unterlagen aus der Welt schaffen.

Stellt sich die Frage: Wo sind die Vorgaben für die Aufbewahrungspflicht von Unter­nehmen geregelt? Die Antwort: In den Grund­­sätzen zur ordnungsgemäßen Füh­rung und Aufbewahrung von Büchern, Auf­zeich­nungen und Unterlagen in elek­tro­nischer Form sowie zum Datenzugriff.

GoBD: Was ist das?

GoBD steht als Akronym für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Auf­be­wahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD legen Stand­ards fest, nach denen Rechnungen archiviert werden  müssen. Kommt es zu einer Be­triebs­prüfung, müssen Unter­nehmen fol­gende Kriterien vollständig erfüllen:

  • 1. Ordnung

    Unternehmen müssen Belege in einem nachvollziehbaren Ord­nungs­system aufbewahren.

  • 2. Angemessene Erfassung

    Ist eine Rechnung eingegangen bzw. ausgestellt, sind Unter­neh­men ver­pflichtet, diese schnellstmöglich im System zu erfassen.

  • 3. Fälschungssicherheit

    Die Archivierung von Rechnungen hat so zu erfolgen, dass diese nach­träglich nicht verändert oder manipuliert werden können.

  • 4. Wahrheit

    Unternehmen sind verpflichtet, sicher­zustellen, dass sowohl aus­gehende als auch eingehende Rech­nungen aus­schließ­lich wahr­heits­gemäße Informationen beinhalten.

  • 5. Vollständig

    Dokumente, die sich auf eine be­stimmte Rechnung beziehen, sind gemeinsam mit dieser aufzu­bewahren. 

  • 6. Nachvollziehbar

    Alle möglichen Änderungen, die an einer Rechnung gemacht werden können, müssen nachvollziehbar sein. Eine Verfahrens­dokumen­tation stellt das sicher.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die Aufbewahrung von Belegen?

Die gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrung von Rechnungen wurden 2014 vom Bundesministerium für Finanzen erlassen und sind geregelt in den

Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern

Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unter­lagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Als Grundlage hierfür dienen die Abgaben­ordnung (AO), das Handels­gesetzbuch (HGB) sowie das Umsatz­steuergesetz (UstG). Das UstG regelt in § 14b UstG, wie Rechnungen aufzubewahren sind:

Ein Doppel aller selbst oder durch Dritte in seinem Namen ausgestellten sowie aller eingegangenen Rech­nungen muss aufbewahrt werden.

Diese Ausgangs- und Eingangs­rechnungen sind für zehn volle Jahre aufzubewahren.

Für welche Unterlagen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht?

Gesetzliche Grundlagen für Aufbe­wah­rungs­­­­pflichten gelten für alle Unterlagen, anhand derer das Finanzamt Geschäfts­vor­gänge rückverfolgen und nachvollziehen kann – unabhängig davon, ob es sich um eine Privat­person oder ein Unternehmen handelt. Darunter fallen hauptsächlich:

Rechnungen

Angebote

Gutschriften

Kontoauszüge

Steuerbescheide

Ausgangsbelege

Lieferscheine

Buchungsbelege

Dokumente aufbewahren

Wichtig: Zwar gelten die Regelungen für alle genannten Geschäftsdokumente. Die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen jedoch sind unterschiedlich. Unternehmen sind zum Ende eines jeden Jahres verpflichtet, einen betrieblichen Jahresabschluss zu erstellen, der auf den buchhalterischen Vorgängen im Unternehmen basiert.

Wann beginnt und endet die Aufbewahrungs­pflicht von Rech­nungen?

Die Frist, einen Beleg aufzubewahren, be­ginnt mit dem 31. Dezember des Kalender­jahres, in dem er gestellt wurde. Sie endet am 31. Dezember zehn Jahre später. Ein Beispiel: Eine Rechnung wird am 13. Mai 2023 gestellt. Die Aufbewahrungspflicht beginnt am 31. Dezember 2023 und endet am 31. Dezember 2033.

Doch was passiert, wenn eine Rechnung nicht gezahlt wird und der Rechnungs­stel­ler nicht nachfragt? Können Rech­nung­en ihre Gültigkeit verlieren und „verjähren“?

„Verjähren“ Rechnungen und falls ja, wann?

Die Antwort ist kurz: Ja, Rechnungen ver­lieren ihre Gültigkeit. Damit etwas ver­jähren kann, muss jedoch zunächst ein An­spruch bestehen – die Rechnung muss also gestellt worden sein. Wie bei der Aufbewahrungs­pflicht startet die Ver­jäh­rungs­frist nicht mit dem Datum der Rech­nungsstellung, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rech­nung ge­stellt wurde. Damit die Frist zu laufen be­ginnt, müssen jedoch zwei Voraus­setzung­en erfüllt sein: Erstens muss der Anspruch an sich entstehen – die Rech­nung muss also nachweisbar gestellt wer­den. Zwei­tens muss der Inhaber über diesen An­spruch informiert sein.

Dürfen Papierrechnungen auch digital aufbewahrt werden?

Grundsätzlich gilt: Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen in dem Format aufzubewahren, in dem sie im Original im Unternehmen eingetroffen sind. Medien­brüche sind nicht zulässig. Sprich: Kommt eine Rechnung per Post an, erfolgt die Archivierung auf Papier. Kommt sie digital an, erfolgt die Archivierung als elektro­nische Rechnung. Um das zu er­reichen, müssen die Dokumente mit einer elektro­nischen Eingangs­rechnungs­ver­arbeitung verarbeitet und digital sowie revisions­sicher und den GoBD-Standards ent­spre­chend archiviert werden. Im Wesent­lichen bedeutet das:

Lesbarkeit gewährleisten

Unveränderbarkeit sicherstellen

Manipulationssicherheit garantieren

Belege digital aufzubewahren, spart nicht nur Platz, sondern erleichtert es auch, ge­suchte Dokumente zu finden. Denn elektro­nisch abgelegte Rechnungen sind im digi­talen Archiv über Schlagworte einfach zu finden. Ein weiteres Plus ist die Orts­un­ab­hängigkeit: Standortübergreifend greifen Nutzer auf digitale Dokumente zu. Das papierlose Büro birgt in viele Richtungen große Potenziale und stellt die Weichen für die digitale Zukunft von Unternehmen.

Wie lange müssen Privatpersonen Rechnungen aufbewahren?

Nicht nur Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen aufzubewahren, sondern auch Privatpersonen müssen bestimmten Vor­gaben gerecht werden.

  • 1.

    Für Rechnungen an private Käufer gelten keinerlei Aufbewahrungs­fristen. Da jedoch eine gesetzliche Gewährleistung besteht, empfiehlt sich die Aufbewahrung für zwei Jahre.

  • 2.

    Anders ist die Lage bei Hand­werks­­rechnungen, die an Privat­personen ausgestellt werden – sie unterliegen der Pflicht, auf­bewahrt zu werden. Betriebe, die in diese Kategorie fallen, sind Handwerker jeder Art, Architekten, Gerüstbauer und Gar­ten­baubetriebe. Sie sind ver­pflichtet, auf ihren Rechnungen auf die Auf­bewahrungs­pflicht hinzu­weisen. Die Aufbewahrungs­pflicht beginnt, genau wie bei Unter­neh­men, mit dem Ende des Kalen­der­jahres, in dem die Rech­nung gestellt wurde, und endet zwei Jahre später.

Doch es gibt weitere Bereiche, für die sich die Betrachtung einer möglichen Auf­bewahrungs­pflicht lohnt.

Freiwilliges Aufbewahren kann sinnvoll sein

Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, dass Arbeitsverträge sowie Gehalts- und Lohn­abrechnungen aufbewahrt werden müs­sen. Ebenso wenig sind Privat­perso­nen verpflichtet, Zahlungen an die gesetzliche Sozialversicherung, Bezüge von Arbeits­losen- und Krankengeld oder Konto­aus­zü­ge aufzubewahren. Besonders bei Letzte­rem ist jedoch Vorsicht geboten: Privat­personen tun gut daran, Kontoauszüge so lange aufzu­bewahren, bis mögliche For­derungen verjährt sind, um nachweisen zu können, dass eine Zahlung geleistet wurde. In der Regel ist das nach drei vollständigen Kalenderjahren der Fall. Auch steuer­pflich­tige Leistungen sowie Rechnungen von Privatpersonen sind auf Nachfrage zwei Jahre lang zu belegen. Mit diesen Maß­nahmen will der Gesetzgeber der Schwarz­arbeit einen Riegel vorschieben.

Eine dritte Kategorie sind Dokumente, die dauerhaft aufbewahrt werden sollten. Da­runter fallen Geburtsurkunden, Familien­stammbücher, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden sowie Zeugnisse. Zwar gibt es hierfür keine gesetzlichen Vorgaben oder mögliche Strafen, die Unterlagen sind jedoch ein Leben lang von Bedeutung.

Ist es sinnvoll, wichtige Dokumente wie Rech­nungen länger aufzubewahren als gesetzlich vorge­schrieben?

Die Antwort auf diese Frage ist abhängig vom Inhalt der Dokumente. Je nachdem, um welche Form von Dokument es sich handelt, ist die Möglichkeit, es dauerhaft vorzuhalten, nützlich. Für Ansprüche wie Garantie­leis­tungen, Nachfragen zu Steuer­erklärungen oder Unterlagen zur Ermittlung des eigenen Rentenanspruchs kann die dauerhafte Aufbewahrung hilfreich sein.

Was passiert, wenn in Unternehmen die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen nicht eingehalten wird?

Die Missachtung von Aufbewahrungs­pflichten erfolgt entweder, wenn ein Unter­nehmen Rechnungen aktiv vorzeitig zer­stört oder bewusst verheimlicht. Dieses Verhalten verhindert die Möglichkeit, die finanzielle Lage des Betriebs zu über­prüfen, und verstößt gegen die gesetzliche Auf­be­wahrungs­pflicht. Zusätzlich wird in die­sem Fall die Buchführungspflicht ver­letzt – was strafrechtliche Konse­quen­zen verur­sachen kann. Mögliche Strafen sind:

  • 1.

    Schätzung geschäftsbezogener Vermögensgegenstände durch das Finanzamt als Besteuerungs­grundlage. Meist fallen die nach­gelagerten Zahlungen dann höher aus als nötig.

  • 2.

    Urteil durch ein Gericht, ob Steuer­betrug und / oder Steuer­hinter­ziehung vorliegen, was Geld- sowie Freiheitsstrafen bedeuten kann.

Unverschuldeter Verlust von Rechnungen

Doch was passiert, wenn aufbewahrungs­pflichtige Dokumente wie Rechnungen unver­schuldet verloren gehen, beispiels­weise durch einen Brand oder Wasser­schaden? Am besten wenden sich Unter­nehmen in solchen Fällen direkt an das zuständige Finanzamt und melden den Verlust. Das vermeidet Miss­verständnisse und unnötigen Aufwand.

Wie müssen Unternehmen digitale Belege aufbewahren?

Um eine Rechnung rechtssicher digital aufzubewahren, müssen die GoBD-Stan­dards erfüllt sein. Dabei sind einige Punkte zu beachten:

  • 1.

    Der Empfänger einer Rechnung muss zustimmen, dass dies elektronisch erfolgt. Grundsätzlich gilt Stillschweigen nach Erhalt als Zustimmung. Es wird jedoch em­pfohlen, die Art der Zustellung vorab schriftlich zu fixieren.

  • 2.

    Medienbrüche sind dringend zu vermeiden, denn Rechnungen sind in der Regel im Original aufzu­be­wahren. Eine Ausnahme gibt es, wenn Papier­rech­nungen regel­kon­form digitalisiert werden.

  • 3.

    Die Aufbewahrung digitaler Rech­nungen muss nicht gezwung­en­ermaßen in Deutschland statt­finden. Ist der Zugriff online mög­lich, kann die digitale Ablage auch in anderen EU-Ländern erfolgen.

Rechnungen regelkonform aufbewahren: Ist ein Dokumentenmanagement-System die Lösung?

Um Rechnungen regelkonform aufzu­be­wahren, muss die Archivierung den Grund­sätzen der GoBD entsprechen. Um das zu erreichen, setzen die meisten Unter­neh­men auf bewährte Softwarelösungen, die speziell für diesen Zweck entwickelt wur­den. Sie er­möglichen die zentralen Ele­men­te in einem System:

Buchführungspflicht

Aufzeichnungspflicht

Datensicherheit

Unveränderbarkeit / keine Möglichkeit zur Manipulation

Maschinelles Auswerten

Dokumentenmanagement

Zumeist handelt es sich dabei um Dokumentenmanagement-Systeme, die die Funktion der Eingangs­rechnungs­verar­bei­tung umfassen. Geht ein Beleg beim Unter­nehmen ein, erfolgt zunächst die digitale Rechnungsfreigabe. Es schließt sich die Bearbeitung der Rechnung an. Der letzte Schritt ist die revisionssichere Archivierung. Mit all diesen Schritten schafft es ein DMS also, die strengen Anforderungen der GoBD zuverlässig und sicher zu erfüllen – sogar im regulierten Umfeld. Für diese sensiblen Bran­chen gibt es mit spezieller Dokumenten­lenkungs-Software eine zusätzliche Stütze, den vielfältigen Regularien langfristig ge­recht zu werden.

Fazit

Rechnungen aufzubewahren ist mehr als Abheften oder Abspeichern. Um korrekt zu archivieren, sind zahlreiche Vorgaben zu erfüllen. Die meisten davon sind in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungs­mäßigen Führung und Aufbe­wahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ geregelt. Es sind zahlreiche Dokumenarten, die archiviert werden müssen. Besonders bedeutend: Rechnungen. Wichtig ist es zudem, sich an die Aufbewahrungsfristen zu halten, um bei Nachfragen auf der sicheren Seite zu sein und Medienbrüche zu vermeiden. Um all dem gerecht zu werden, bietet sich ein digitales Dokumentenmanagement-System an, das mit integrierter Eingangs­rechnungsverarbeitung die regelkonforme Archivierung vereinfacht und automatisiert.

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