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Vertragsmanagement

Was ist Vertrags­management?

Vertragsmanagement umfasst Anwendungen, mit denen Verträge vorbereitet, unterzeichnet, gespei­chert und umgesetzt werden. Das Vertragsmanagement erstreckt sich dabei über den gesamten Vertragslebenszyklus von der Initiierung eines Vertrags bis hin zu dessen Verlängerung und Kündi­gung. Dies beinhaltet ebenfalls die Vorhaltung sämt­licher Vertrags­relevanten Doku­mente und Rahmen­bedingungen für einen definierten Zeitraum. Im Eng­lischen wird Vertrags­manage­ment als Contract Management bezeichnet.

Welche Aufgaben hat das Vertrags­manage­ment?

Vertragsmanagement umfasst den Aufbau, die Pflege sowie die Steuerung eines (analogen oder digitalen) Vertragsmanagement-Systems.

Vertragsmanagement umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben:

Erstellen von Vertragsentwürfen

Kontrollieren der erstellten Entwürfe

Transparenz über sämtliche Verträge

Vertragsverhandlungen durchführen

Vertragsfristen überwachen

Vertragsdokumente archivieren

Schnelles Suchen / Finden

Analyse und Bewertung von Verträgen sowie Berichterstattung

In vielen Fällen wird Vertragsmanagement in zwei Bereiche unterteilt:

1. Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling bewertet Risiken, die durch laufende Verträge entstehen können, anhand verschiedener Maßnahmen und gesammelter Informationen. Damit das Vertragscontrolling zuverlässig erfolgen kann, ist transparenter Vertragsbestand notwendig. Als Hilfsmittel werden meist Excel-Tabellen oder eine speziell darauf ausgelegte Software-Lösung herangezogen.

Vertragscontrolling erfüllt folgende Aufgaben:

  • Erstellen von vertragsrelevanten Berichten
  • Erhalt der Übersicht aller wichtigen Informationen
  • Monitoring

Dabei werden Daten bewertet wie:

  • Verbindlichkeiten
  • auslaufende Verträge
  • Vertragspartner
  • die Größe von Aufträgen
  • offene Posten

2. Vertragsverwaltung

Vertragsverwaltung ist dafür zuständig, das Management von Verträgen in Unternehmen effizient abzuwickeln.

Sie umfasst Aufgaben wie:

  • Struktur und Überwachen von Infos zu Verträgen und Vertragsbeziehungen
  • die Archivierung von Verträgen
  • Sammeln von Informationen, die für den Vertrag von Bedeutung sind.
  • Strukturiertes Zusammenfassen von Informationen zum Vertragsinhalt
  • Aufzeigen von gesetzlichen Verpflichtungen, die bei der Erfüllung von Verträgen einzuhalten sind

In einigen Fällen fallen teilweise auch die Digitalisierungsprozesse von Papier-Unterlagen in den Bereich der Vertragsverwaltung

Wie sieht der Vertragslebenszyklus aus?

Der typische Prozessablauf im Vertrags­management umfasst fünf Schritte:

Vertragsmanagement Vertragslebenszyklus
Vertragsmanagement Vertragslebenszyklus Mobil
  • 1. Vertragsanbahnung und Erstellen des Dokuments

    Zunächst werden Ziele, Erwar­tungen und weitere Bedingungen für einen Vertrag gesammelt. Doch bevor ein Vertrag aktiv werden kann, muss das Dokument erstellt werden. Unter die Vertrags­erstellung fällt auch das Sammeln aller Informationen, die für den Vertrag erforderlich sind.

  • 2. Routing des Dokuments, Verhandlung, Prüfung und Freigabe

    In der zweiten Phase stehen das Routing, also die Lenkung, des Dokuments sowie Verhandlungen im Fokus. Berücksichtigt werden dabei sämtliche Workflows, die Teil des Sendens, Bearbeitens sowie Verhandelns eines neu erstellten Vertrags sind. Das kann sich sowohl auf externe als auch interne Akteure beziehen. Im nächsten Schritt werden die Inhalte geprüft und freigegeben.

  • 3. Vertragsunterschrift

    Ein zwar kleiner aber enorm wichtiger Schritt des Vertrags­management-Prozessablaufs ist das Signieren des Dokuments. Nur mit einer korrekten, rechtssicher getätigten sowie verifizierbaren digitalen Unterschrift ist ein Vertrag zuverlässig rechtmäßig. Mittlerweile lässt sich das auch mit Hilfe einer rechtsgültigen elektronischen Signatur realisieren.

  • 4. Ausführung des Vertrags

    Ist der Vertrag vollständig erstellt und in Kraft getreten, geht es an dessen Erfüllung. Aufgaben, Fristen und Co. gehen dabei im hektischen Alltag schnell unter. Um das zu verhindern, unterstützen Vertrags­management-Systeme und ver­senden automatisierte Reminder und Aufgaben.

  • 5. Vertrag beenden und archivieren

    Ist ein Vertrag erfüllt, wird dieser in der Regel mit Kündigungsschreiben beendet und im Anschluss archi­viert. Am einfachsten und effizien­testen erfolgt eine digitale Archi­vierung über ein Dokumenten­management-System.

Übrigens: Um das Vertragsmanagement möglichst effizient nutzen zu können, kann der Vertragsmanagement-Prozess in andere Systeme integriert werden. Als Ergebnis ist es möglich, Verträge automatisch mit Informationen aus anderen Datenquellen zu befüllen. Beispiele hierfür sind Kontaktdaten und Preise. Verwaltungsaufgaben, mit denen Verträge vorangetrieben werden, lassen sich so enorm reduzieren.

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Welche Abteilungen sind am Vertragsmanagement beteiligt?

Einkauf

Der Einkauf ist dafür zuständig, Verträge mit Lieferanten aber auch weiteren Geschäftspartnern zu erstellen und abzuwickeln.

Vertrieb

Vertragsabwicklung und Vertragserstellung von Verträgen mit Kunden

Rechtsabteilung

Die Rechtsabteilung kümmert sich darum, dass gesetzliche sowie gesellschaftsinterne Vorschriften eingehalten werden.

Personal

In den Aufgabenbereich der Personalabteilung fallen die Verarbeitung von Arbeitsverträgen, Bewerbungen, Abmahnungen, Arbeitszeugnissen und vielen mehr.

Informationstechnologie

Die IT-Abteilung verwaltet typischerweise Software- sowie Leasingverträge, die sich meist auf Hardware beziehen.

Buchhaltung

Die Buchhaltung ist dafür zuständig, Rechnungen (manuell oder automatisiert) zu erstellen, zu verwalten und abzulegen.

Kundenbetreuung

Die Kundenbetreuung hat die Aufgabe, die wesentlichen Vertragsinhalte im Blick zu behalten, um in kurzer Zeit Auskunft geben zu können.

Revision

In den Aufgabenbereich der Revision fallen das Qualitätsmanagement sowie (besonders im regulierten Umfeld) die Sicherstellung, dass Verträge auditfähig sind.

Controlling

Das Controlling plant, steuert und analysiert auf Basis bestehender Verträge.

Geschäftsführung

Die Geschäftsführung ist dafür zuständig, das interne Kontrollsystem aufzubauen sowie potenzielle Kosten zu reduzieren, indem sie Vertragsrisiken einschätzt und entsprechend handelt.

Was sind die Vorteile von Vertrags­manage­ment?

Die Vorteile, die Vertragsmanagement mit sich bringt, sind von Unternehmen zu Unternehmen individuell ausgeprägt.

Im Wesentlichen sind es jedoch zwei:

  • 1. Zeitersparnis,

    da die Informationen, die über ein Vertragsmanagement gewonnen und verwaltet werden, strukturiert vorliegen. Sie sind die Grundlage für neue Einschätzungen.

  • 2. Kostenreduktion,

    denn Fristen oder vertragliche Pflichten werden dank Vertragsmanagement nicht übersehen.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Risiken, die ohne ein Vertragsmanagement oder mit einer fehlerhaften Ausführung auftauchen können, vermieden werden. Dabei handelt es sich beispielsweise um:

  • Keine ungewollte Vertragsverlängerung:

    Übersehene Kündigungsfristen und damit automatisch und ungewollt verlängerte Verträge

  • Gesetzliche Vorgaben werden eingehalten:

    Übersehene Melde- sowie Kontroll­pflichten und damit Missachtung gesetzlicher Vorschriften.

  • Verträge sind auffindbar und archiviert:

    Verlust von Verträgen, da diese nicht mehr auffindbar sind.

  • Einheitlicher Wissensstand:

    Missverständnisse, da nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen auf demselben Kenntnisstand sind

Figur, die auf etwas zeigt

Vertragsmanagement mit Hilfe von Vertragsmanagement-Software umsetzen

Die wahrscheinlich einfachste und zuverlässigste Form, Vertragsmanagement erfolgreich umzusetzen, ist Software. Vertragsmanagement-Software und damit digitales Vertragsmanagement basiert auf einer Datenbank. Diese dient als Ablage für Vertragsdokumente, die mit Metadaten versehen werden können. Außerdem können darin weitere Unterlagen wie eine Korrespondenz zum Vertrag oder Termine zugeordnet werden. All das erleichtert es, Verträge oder Informationen gezielt im System zu suchen und den Vertragsbestand entsprechend zu filtern.

Warum lohnt sich eine Vertragsmanagement-Software?

Vertragsmanagement-Software ermöglicht es, auch große Mengen an Verträgen korrekt und übersichtlich zu verwalten. Sie ist Teil der Digitalisierung eines Unternehmens. Außerdem bringt sie zahlreichen Einspar­potenziale mit sich: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben mehr Zeit für ihre eigent­lichen Aufgaben, da die Verwaltung der Verträge über die Software abgewickelt wird. Erinnerungen an Kündigungen oder Termine erfolgen automatisch.

Für wen und für welche Verträge eignet sich Vertragsmanagement-Software?

Vertragsmanagement-Software ist heute deutlich günstiger als noch vor einigen Jahren. Zudem hat der Einführungsaufwand nachgelassen. So sind die Systeme auch für kleine und mittelständische eine gute und realistische Option. Da Verträge für jedes Unternehmen eine bedeutende Rolle spielen, ist Vertragsmanagement-Software in jeder Branche relevant. Im Grund kann jeder Vertrag über digitales Vertragsmanagement verwaltet werden.

Besonders häufig ist das jedoch der Fall bei:

  • Mietverträgen
  • Leasingverträgen
  • Verträgen über Dienstleistungen
  • Verträgen zu Kooperationen mit anderen Unternehmen
  • Wartungs- und Kaufverträge
  • Supportverträge

Für wen und für welche Verträge eignet sich Vertragsmanagement-Software?

  • Einfache, intuitive Bedienung, um in kurzer Zeit routiniert mit der Lösung umgehen zu können.
  • Keine Vorkenntnisse nötig, sodass jeder Nutzer und jede Nutzerin für die Bedienung geeignet sind.
  • Schnittstellen zu anderen Programmen wie Word und Excel und in bestehende Systeme integrierbar, um reibungslose Integration sicherzustellen.
  • Verarbeitung von eingescannten Dokumenten, um die Effizienz im Unternehmen zu steigern sowie Zeit und Aufwand zu sparen.
  • Einsatz von Texterkennungssoftware für automatisierte Abläufe.
  • Bereitstellen von ausfüllbaren Vorlagen
  • Analysen und Berichte erfolgen automatisiert
  • Reporting ist umfangreich möglich
  • Daten für Jahresabschlussberichte lassen sich unkompliziert aufarbeiten
  • Übersichtliche Darstellung von Vertragsdaten
  • Einsehbare Vertragshistorie
  • System zur Wiedervorlage / Erinnerungsfunktion
  • Detailliertes Berechtigungsmanagement
  • u. U. eine Einnahmen- und Ausgabenübersicht

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    Enterprise Content Management ist kompliziert? Nicht, wenn Thorsten Hampp ins Spiel kommt: Mit verständlichen Worten, Experten-Know-how und langjähriger Erfahrung in der Praxis begleitet er Kunden durch Software-Projekte.

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