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Vertragsmanagement
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement umfasst Anwendungen, mit denen Verträge vorbereitet, unterzeichnet, gespeichert und umgesetzt werden. Das Vertragsmanagement erstreckt sich dabei über den gesamten Vertragslebenszyklus von der Initiierung eines Vertrags bis hin zu dessen Verlängerung und Kündigung. Dies beinhaltet ebenfalls die Vorhaltung sämtlicher Vertragsrelevanten Dokumente und Rahmenbedingungen für einen definierten Zeitraum. Im Englischen wird Vertragsmanagement als Contract Management bezeichnet.
Welche Aufgaben hat das Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement umfasst den Aufbau, die Pflege sowie die Steuerung eines (analogen oder digitalen) Vertragsmanagement-Systems.
Vertragsmanagement umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben:
Erstellen von Vertragsentwürfen
Kontrollieren der erstellten Entwürfe
Transparenz über sämtliche Verträge
Vertragsverhandlungen durchführen
Vertragsfristen überwachen
Vertragsdokumente archivieren
Schnelles Suchen / Finden
Analyse und Bewertung von Verträgen sowie Berichterstattung
In vielen Fällen wird Vertragsmanagement in zwei Bereiche unterteilt:
1. Vertragscontrolling
Das Vertragscontrolling bewertet Risiken, die durch laufende Verträge entstehen können, anhand verschiedener Maßnahmen und gesammelter Informationen. Damit das Vertragscontrolling zuverlässig erfolgen kann, ist transparenter Vertragsbestand notwendig. Als Hilfsmittel werden meist Excel-Tabellen oder eine speziell darauf ausgelegte Software-Lösung herangezogen.
Vertragscontrolling erfüllt folgende Aufgaben:
- Erstellen von vertragsrelevanten Berichten
- Erhalt der Übersicht aller wichtigen Informationen
- Monitoring
Dabei werden Daten bewertet wie:
- Verbindlichkeiten
- auslaufende Verträge
- Vertragspartner
- die Größe von Aufträgen
- offene Posten
2. Vertragsverwaltung
Vertragsverwaltung ist dafür zuständig, das Management von Verträgen in Unternehmen effizient abzuwickeln.
Sie umfasst Aufgaben wie:
- Struktur und Überwachen von Infos zu Verträgen und Vertragsbeziehungen
- die Archivierung von Verträgen
- Sammeln von Informationen, die für den Vertrag von Bedeutung sind.
- Strukturiertes Zusammenfassen von Informationen zum Vertragsinhalt
- Aufzeigen von gesetzlichen Verpflichtungen, die bei der Erfüllung von Verträgen einzuhalten sind
In einigen Fällen fallen teilweise auch die Digitalisierungsprozesse von Papier-Unterlagen in den Bereich der Vertragsverwaltung
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Wie sieht der Vertragslebenszyklus aus?
Der typische Prozessablauf im Vertragsmanagement umfasst fünf Schritte:
-
1. Vertragsanbahnung und Erstellen des Dokuments
Zunächst werden Ziele, Erwartungen und weitere Bedingungen für einen Vertrag gesammelt. Doch bevor ein Vertrag aktiv werden kann, muss das Dokument erstellt werden. Unter die Vertragserstellung fällt auch das Sammeln aller Informationen, die für den Vertrag erforderlich sind.
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2. Routing des Dokuments, Verhandlung, Prüfung und Freigabe
In der zweiten Phase stehen das Routing, also die Lenkung, des Dokuments sowie Verhandlungen im Fokus. Berücksichtigt werden dabei sämtliche Workflows, die Teil des Sendens, Bearbeitens sowie Verhandelns eines neu erstellten Vertrags sind. Das kann sich sowohl auf externe als auch interne Akteure beziehen. Im nächsten Schritt werden die Inhalte geprüft und freigegeben.
-
3. Vertragsunterschrift
Ein zwar kleiner aber enorm wichtiger Schritt des Vertragsmanagement-Prozessablaufs ist das Signieren des Dokuments. Nur mit einer korrekten, rechtssicher getätigten sowie verifizierbaren digitalen Unterschrift ist ein Vertrag zuverlässig rechtmäßig. Mittlerweile lässt sich das auch mit Hilfe einer rechtsgültigen elektronischen Signatur realisieren.
-
4. Ausführung des Vertrags
Ist der Vertrag vollständig erstellt und in Kraft getreten, geht es an dessen Erfüllung. Aufgaben, Fristen und Co. gehen dabei im hektischen Alltag schnell unter. Um das zu verhindern, unterstützen Vertragsmanagement-Systeme und versenden automatisierte Reminder und Aufgaben.
-
5. Vertrag beenden und archivieren
Ist ein Vertrag erfüllt, wird dieser in der Regel mit Kündigungsschreiben beendet und im Anschluss archiviert. Am einfachsten und effizientesten erfolgt eine digitale Archivierung über ein Dokumentenmanagementsystem.
Übrigens: Um das Vertragsmanagement möglichst effizient nutzen zu können, kann der Vertragsmanagement-Prozess in andere Systeme integriert werden. Als Ergebnis ist es möglich, Verträge automatisch mit Informationen aus anderen Datenquellen zu befüllen. Beispiele hierfür sind Kontaktdaten und Preise. Verwaltungsaufgaben, mit denen Verträge vorangetrieben werden, lassen sich so enorm reduzieren.
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Welche Abteilungen sind am Vertragsmanagement beteiligt?
Was sind die Vorteile von Vertragsmanagement?
Die Vorteile, die Vertragsmanagement mit sich bringt, sind von Unternehmen zu Unternehmen individuell ausgeprägt.
Im Wesentlichen sind es jedoch zwei:
-
1. Zeitersparnis,
da die Informationen, die über ein Vertragsmanagement gewonnen und verwaltet werden, strukturiert vorliegen. Sie sind die Grundlage für neue Einschätzungen.
-
2. Kostenreduktion,
denn Fristen oder vertragliche Pflichten werden dank Vertragsmanagement nicht übersehen.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Risiken, die ohne ein Vertragsmanagement oder mit einer fehlerhaften Ausführung auftauchen können, vermieden werden. Dabei handelt es sich beispielsweise um:
-
Keine ungewollte Vertragsverlängerung:
Übersehene Kündigungsfristen und damit automatisch und ungewollt verlängerte Verträge
-
Gesetzliche Vorgaben werden eingehalten:
Übersehene Melde- sowie Kontrollpflichten und damit Missachtung gesetzlicher Vorschriften.
-
Verträge sind auffindbar und archiviert:
Verlust von Verträgen, da diese nicht mehr auffindbar sind.
-
Einheitlicher Wissensstand:
Missverständnisse, da nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen auf demselben Kenntnisstand sind
Vertragsmanagement mit Hilfe von Vertragsmanagement-Software umsetzen
Die wahrscheinlich einfachste und zuverlässigste Form, Vertragsmanagement erfolgreich umzusetzen, ist Software. Vertragsmanagement-Software und damit digitales Vertragsmanagement basiert auf einer Datenbank. Diese dient als Ablage für Vertragsdokumente, die mit Metadaten versehen werden können. Außerdem können darin weitere Unterlagen wie eine Korrespondenz zum Vertrag oder Termine zugeordnet werden. All das erleichtert es, Verträge oder Informationen gezielt im System zu suchen und den Vertragsbestand entsprechend zu filtern.
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Warum lohnt sich eine Vertragsmanagement-Software?
Vertragsmanagement-Software ermöglicht es, auch große Mengen an Verträgen korrekt und übersichtlich zu verwalten. Sie ist Teil der Digitalisierung eines Unternehmens. Außerdem bringt sie zahlreichen Einsparpotenziale mit sich: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, da die Verwaltung der Verträge über die Software abgewickelt wird. Erinnerungen an Kündigungen oder Termine erfolgen automatisch.
Für wen und für welche Verträge eignet sich Vertragsmanagement-Software?
Vertragsmanagement-Software ist heute deutlich günstiger als noch vor einigen Jahren. Zudem hat der Einführungsaufwand nachgelassen. So sind die Systeme auch für kleine und mittelständische eine gute und realistische Option. Da Verträge für jedes Unternehmen eine bedeutende Rolle spielen, ist Vertragsmanagement-Software in jeder Branche relevant. Im Grund kann jeder Vertrag über digitales Vertragsmanagement verwaltet werden.
Besonders häufig ist das jedoch der Fall bei:
- Mietverträgen
- Leasingverträgen
- Verträgen über Dienstleistungen
- Verträgen zu Kooperationen mit anderen Unternehmen
- Wartungs- und Kaufverträge
- Supportverträge
Was sind die Vorteile von Vertragsmanagement-Software?
- Einfache, intuitive Bedienung, um in kurzer Zeit routiniert mit der Lösung umgehen zu können.
- Keine Vorkenntnisse nötig, sodass jeder Nutzer und jede Nutzerin für die Bedienung geeignet sind.
- Schnittstellen zu anderen Programmen wie Word und Excel und in bestehende Systeme integrierbar, um reibungslose Integration sicherzustellen.
- Verarbeitung von eingescannten Dokumenten, um die Effizienz im Unternehmen zu steigern sowie Zeit und Aufwand zu sparen.
- Einsatz von Texterkennungssoftware für automatisierte Abläufe.
- Bereitstellen von ausfüllbaren Vorlagen
- Analysen und Berichte erfolgen automatisiert
- Reporting ist umfangreich möglich
- Daten für Jahresabschlussberichte lassen sich unkompliziert aufarbeiten
- Übersichtliche Darstellung von Vertragsdaten
- Einsehbare Vertragshistorie
- System zur Wiedervorlage / Erinnerungsfunktion
- Detailliertes Berechtigungsmanagement
- u. U. eine Einnahmen- und Ausgabenübersicht
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