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EDI
Was ist EDI?
EDI ist die Abkürzung für Electronic Data Interchange und meint den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten nach international festgelegten Standards. Darunter fallen beispielsweise Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen.
Welches Ziel hat EDI?
EDI verfolgt das Ziel, einen einfachen und sicheren Datenaustausch zwischen Unternehmen zu realisieren. Zudem wird die Voraussetzung geschaffen, dass Unternehmen die verschickten und empfangenen Daten ohne manuelle Bearbeitung weiterverarbeiten können. Das verringert den Arbeitsaufwand, beschleunigt Prozesse und beugt Fehlern vor.
Wie funktioniert EDI?
Bei EDI greifen elektronische Prozesse, Standardformate und Austauschprotokolle zu Geschäftsprozessen ineinander, die vorab definiert und oft international gültig sind. Es erfolgt ein Austausch von strukturierten Daten, die aus dem jeweils hinterlegten ERP-System gezogen bzw. dort verarbeitet werden.
Vom ERP-System verschickte Nachrichten müssen dafür zunächst in den vom Empfänger akzeptierbaren Nachrichtenstandard übersetzt werden. Erst jetzt kann die Sendung über ein elektronisches Austauschprotokoll an den Empfänger zugestellt werden. Sind die Daten angekommen, erfolgt die Abwicklung auf Empfängerseite genau umgekehrt: Der Eingang der Nachricht wird über das Kommunikationsprotokoll bestätigt und die Nachricht in ein intern verarbeitbares Format übersetzt. Im letzten Schritt erfolgt die Verarbeitung der Nachricht im empfangenden ERP-System.
Welche Dokumente können mit EDI verschickt werden?
Grundsätzlich kann jede Art von Beleg und Stammdaten verschickt werden. Typischerweise handelt es sich bei EDI um den Versand von
- Aufträgen
- Auftragsbestätigungen
- Lieferavisen
- Elektronischen Rechnungen und Gutschriften
Was ist der Unterschied zwischen EDI und EDIFACT?
EDI meint den elektronischen Datenaustausch an sich. EDIFACT hingegen ist der meistgebrauchte Standard, um Daten branchenübergreifend sowie international auszutauschen. EDIFACT wird wiederum in fein definierte branchenspezifische Standards, wie EANCOM, EDITEC, EDIFICE, ODETTE überführt und so leicht nutzbar gemacht.
Welche EDI Formate gibt es?
Es gibt zahlreiche EDI Formate. Zu den geläufigsten gehören:
- EDIFACT mit Subsets EANCOM, EDITEC, ODETTE und weitere
- OpenTrans
- XRechnung
- VDA
- ANSI X.12
Welche Datenübertragungsprotokolle zur Übermittlung von EDI-Nachrichten gibt es?
Die Auswahl an Datenübertragungsprotokollen ist theoretisch sehr groß. In der Praxis haben sich allerdings einige sehr stark durchgesetzt. Hier ein Beispiel der wichtigsten:
- AS2
- OFTP2
- X400
- HTTPS
- FTP
Warum gibt es EDI Standards?
EDI Standards stellen sicher, dass die elektronischen Geschäftsdaten von allen Parteien empfangen und verarbeitet werden können. Meist erfolgt die Wahl anhand der typischen Branchenstandards. Es ist jedoch auch möglich, den verwendeten Standard individuell zwischen den beteiligten Parteien festzulegen.
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Was braucht man, um EDI im Unternehmen zu implementieren?
- ERP EDI-Add-on: Ein EDI-Add-on dient dazu, das eigene ERP-System funtional für die Verarbeitung von EDI-Nachrichten zu erweitern. Neben der reinen Verarbeitungslogik der Belege enthält dies meist auch eine Abbildungsliste von Fremdwerten zu internen Werten sowie eine Steuerungsebene für Verarbeitungsrhythmen. Ausführliche Protokolle und die Statusverwaltung der einzelnen Nachrichten runden ein gutes Add-on ab.
- Konverter: Falls das EDI-Add-on nicht schon flexibel EDI-Standards unterstützen kann, wird ein externer Konverter bzw. ein EDI Dienstleister erforderlich. Er überführt die EDI-Nachrichten in ein intern verarbeitbares Format z.B. IDocs bei SAP und umgekehrt.
- Datenübertragung: Sind die Nachrichten im passenden Format, müssen Sie an den Geschäftspartner übertragen und von ihm empfangen werden können. Meist erledigt das der EDI-Konverter bzw. EDI-Dienstleister, wenn das EDI-Add-on dies nicht schon unterstützt.
Wie wird EDI eingeführt?
Die Einführung einer EDI-Lösung besteht im Wesentlichen aus vier Phasen:
- Abstimmungsphase: Ziele, Herausforderungen, Zuständigkeiten – es werden die einzelnen Schritte des EDI-Projektes geplant.
- Einrichtungs- und Testphase: Nun geht es an die Umsetzung. Ist die Lösung installiert, beginnt das umfangreiche Testen.
- Produktivsetzung: Alles funktioniert? In der Phase der Produktivsetzung wird alles vorbereitet, bis das System in den Einsatz geht.
- Live-Betrieb: Die EDI-Lösung ist voll im Einsatz.
Welche Vorteile hat EDI?
- Beschleunigung der Prozesse
- Reduzierung der Fehlerquote und damit verbunden meist auch erhöhtes Lieferantenrating beim Kunden
- Kostenreduktion durch automatisierte Verarbeitung
- Vermeidung von doppelt anfallenden Aufgaben
- Hohe Kontrolle durch Statusverfolgung
- Vereinfachung der Prozesse
- Vermeidung von Sprachbarrieren aufgrund internationaler Standards
Welche Anforderungen bestehen für den EDI-Projektverantwortlichen?
Die unternehmensinternen Abläufe sollten genau bekannt und mit IT- sowie ERP- Wissen untermauert sein. Erfüllt eine Person diese Voraussetzungen, ist sie die ideale Schnittstelle zwischen einem Unternehmen und dem EDI-Partner.
Ist ERP-Software Voraussetzung, um EDI zu implementieren?
Nicht zwingend, aber es ist besonders sinnvoll. Die typischen EDI-Nachrichten haben ihren Ursprung und ihr Ziel im ERP-System. Kann es diese Nachrichten verarbeiten, entsteht ein sehr großer Nutzen für alle Beteiligten. Eine hohe Automatisierung der Verarbeitung und der nachgelagerten Prozesse stellen meist die anschließende Phase der Optimierung dar.
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