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Wareneingang

Was ist der Wareneingang?

Der Wareneingang beschreibt den Prozess, der in Unternehmen durchlaufen wird, wenn Waren ankommen. Er ist Teil der Materialwirtschaft, Logistik sowie der Finanzbuchhaltung.

Wie ist der Prozessablauf des Wareneingangs?

Eine Ablaufbeschreibung des Wareneingangs umfasst im Wesentlichen die folgenden Schritte:

  • 1. Warenannahme

    Der erste Schritt des Wareneingangs ist die Warenannahme, bei der der Lieferant die Ware anliefert. Das entgegennehmende Unternehmen prüft die Lieferung einmal optisch auf Mängel. Zudem werden Warenbegleitpapiere geprüft, zum Beispiel die Abladebestätigung, der (CMR-)Frachtbrief und Lieferschein. Kriterien sind der korrekte Sender und Empfänger, die korrekte Mengenangabe sowie mögliche Transportschäden.

  • 2. Wareneingangskontrolle

    Bei der Wareneingangskontrolle werden Stichproben auf ihre Qualität sowie die gesamte Lieferung auf Vollständigkeit geprüft. Ist die Kontrolle reibungslos abgeschlossen, wird die ordnungsgemäße Lieferung bestätigt. Tauchen Fehler auf, kann eine Reklamation erfolgen.

  • 3. Warenbestand im Lager erfassen

    Im dritten Schritt wird der Wareneingang als solcher im Lager erfasst. Die angekommenen Güter werden registriert. Unternehmen setzen dabei in der Regel auf geeignete Softwarelösungen, um die Komplexität zu reduzieren und Fehler zu vermeiden.

  • 4. Warenerfassung in der Finanzbuchhaltung

    Um buchhalterisch korrekt und für Betriebsprüfungen vorbereitet zu sein, werden die Waren in einem ERP-System vollautomatisch auf die entsprechenden Konten der Finanzbuchhaltung gebucht.

  • 5. Waren einlagern

    Nun erfolgt die Verteilung der eingegangenen Waren im Lager an die entsprechenden Lagerplätze.

Zudem erfassen und prüfen Unternehmen über den gesamten Wareneingang hinweg relevante Kennzahlen, die Aufschluss über die Güte des Prozesses geben. Beispiele hierfür sind die Zuverlässigkeit von Lieferanten, die Menge an Reklamationen oder reibungslose Qualitätskontrollen. Um den Ablauf des Wareneingangs effizient zu gestalten, greifen viele Unternehmen auf eine Checkliste zurück. Diese umfasst die wesentlichen Prozesspunkte und gibt besonders für den Bereich der Qualitätskontrolle wichtige Anhaltspunkte.

Wie kann der Wareneingang in der Buchhaltung gebucht werden?

Bei der korrekten finanzbuchhalterischen Protokollierung wird zwischen der bestandsorientierten und der aufwandsorientierten Buchung der Wareneingangs unterschieden.

Bei der bestandsorientierten Buchung wird der Wareneingang als Erhöhung des Warenbestands erfasst, d.h., die Waren erscheinen als Vermögenswerte in der Bilanz. Diese Variante bietet sich vor allem für solche Unternehmen an, die über ein umfangreiches Lager verfügen und den Wert ihres Lagerbestands exakt erfassen müssen.

Im Gegensatz dazu wird bei der aufwandsorientierten Buchung der Wareneingang direkt als Aufwand verbucht, d.h., die Waren werden sofort in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Diese Variante bietet sich besonders für Dienstleistungsunternehmen oder kleinere Betriebe an, für die das Warenlager weniger relevant ist bzw. die Waren schnell verbraucht werden.

Wie lässt sich der Wareneingang verbessern?

Typische Maßnahmen, um den Wareneingang zu verbessern sind:

  • Automatisieren der anfallenden Prozesse, zum Beispiel durch den Einsatz von Barcodes und die Möglichkeit, diese zu scannen.
  • Mitarbeiterschulungen, damit die zuständigen Personen exakt über ihre Aufgaben sowie Tätigkeiten informiert sind und sie schneller sowie fehlerfrei erfüllen.
  • Richtlinien festlegen, damit die Prozesse rund um den Wareneingang konstant und effizient verlaufen.
  • Die Beziehungen zu den Lieferanten prüfen und wo nötig anpassen. Gute und zuverlässige Lieferanten stellen sicher, dass der Wareneingang problemlos erfolgt und verbessern so den gesamten Prozess.
  • Das Lager und dessen Organisation modifizieren, um die eingegangenen Güter passgenau zu platzieren und einfach wiederfinden zu können.
  • Kontinuierliche Verbesserung, wenn mangelhafte Prozesse auffallen oder Optimierungspotenziale bekannt werden.

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Welche Rolle spielt ein ERP-System für den Wareneingang?

ERP-Systeme spielen als Software für den Wareneingang eine große Rolle, denn sie schaffen die Möglichkeit, dass dieser automatisiert abgewickelt werden kann. Der Wareneingang kann mit einem ERP-System digitalisiert werden. Nicht nur der Eingang und die einzelnen Waren werden im ERP erfasst, sondern auch Qualitätskontrollen sowie das Management mit den Lieferanten lässt sich damit unterstützen.

Häufig kommen dabei Scannerlösungen zum Einsatz. Über die Scangeräte werden Barcodes erfasst, um fehlerfreie Dateneingaben in das System zu ermöglichen. Ein digitalisierter Wareneingang reduziert zudem die Fehlerquote, da manuelles Versagen ausgeschlossen wird. ERP-Systeme sind außerdem in der Regel so ausgelegt, dass sie den einschlägigen Regularien gerecht werden und ermöglichen Nachweise im Falle einer Betriebsprüfung sowie bei Audits.

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Welche Rolle spielen Audits für den Wareneingang?

Audits finden in Unternehmen statt, um sicherzustellen, dass vorgegebene Prozesse kontinuierlich und korrekt ablaufen. Um das sicherzustellen, müssen für die verschiedenen Prozesse im Wareneingang der korrekte Ablauf und eine vollständige Dokumentation gewährleistet sein. Umgekehrt helfen interne Audits Unternehmen dabei, den eigenen Prozess zu verbessern. Werden beispielsweise die eigenen Lieferanten auditiert, zeigen sich Verbesserungsmöglichkeiten, die wiederum den Wareneingang beschleunigen und erleichtern.

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    Autor

    PreSales Consultant und ehemaliger Microsoft Dynamics 365 Business Central Projektleiter- Hannes kennt das ERP-Umfeld und den kompletten Ablauf eines ERP-Projekts aus dem Effeff. Während der Arbeit gibt er immer 120% und ist erst dann zufrieden, wenn es der Kunde auch ist.

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