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Output Management
Was ist Output Management?
Output Management beschäftigt sich mit der Erstellung, Steuerung und Verteilung von Dokumenten in einem Unternehmen an definierte, interne sowie externe Empfänger. Dafür werden unterschiedliche Kanäle genutzt. Die Dokumente können elektronisch oder physisch vorliegen. Output Management fällt in den Bereich des Enterprise Content Management (ECM) und ist das Gegenteil vom Input Management.
Was sind die Aufgaben von Output Management?
Output Management hat die Aufgabe, Content in der passenden Form, über den geeigneten Kanal im gewünschten Layout an die gezielten Empfänger zu übermitteln. Dafür wird auf elektronischen Datenaustausch gesetzt. Das stellt positive Kundenerlebnisse sicher und gibt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein angenehmes Gefühl. Zudem hat Output Management die Aufgabe, interne Arbeits- sowie Organisationsprozesse zu optimieren, indem es als zentrale Drehscheibe für Content dient. Output Management ist häufig Teil der digitalen Transformation eines Unternehmens. Folgende Aufgabenbereiche lassen sich unterscheiden:
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Content sammeln
Alle Unterlagen werden gesammelt, aufbereitet und bei Bedarf in das benötige Format konvertiert.
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Omnichannel Output
Haben die Unterlagen das gewünschte Format, werden Sie über alle verfügbaren Kanäle verteilt.
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Output flexibel steuern
Basierend auf den vorhandenen Kunden- sowie Auftrags- und Mitarbeiterdaten werden die nötigen Unterlagen passgenau verteilt.
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Umfassende Schnittstellen
Ein gutes Output Management übernimmt die Aufgabe, verschiedene interne Systeme über Schnittstellen miteinander zu verknüpfen.
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Versand optimieren
Digitaler Versand optimiert die bisherige Sendungsform, die per Post sehr aufwändig und durch entstehende Papier- wie Portokosten teuer ist.
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Welche Vorteile hat Output Management?
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Einfache Userexperience
Output Management stellt sicher, dass Nutzerinnen und Nutzer Dokumente unkompliziert lesen, drucken, bearbeiten und speichern können.
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Weniger Papier
Weil Dokumente digital einfacher verarbeitet werden, sind weniger Druckaufträge nötig. Da spart Papier sowie Strom und schont die Umwelt. Zudem werden Unterlagen wie Broschüren weniger in Papierform weitergereicht.
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Weniger Kosten
Digitale Dokumente und deren Verteilung sowie Speicherung verursachen keinerlei Lagerkosten.
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Mehr Zeit
Digitales Arbeiten mit Output Management spart Zeit im Arbeitsalltag. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Ressourcen gezielter einsetzen.
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Übersichtliche Ablage
Statt Unterlagen chaotisch in Ordnern zu sammeln, erfolgt die Ablage digital an einer zentralen Stelle.
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Maximale Sicherheit
Gutes Output Management erfüllt die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung.
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Einheitlichkeit
Digital und zentral gesteuert, erfüllt Output Management die Kriterien, um Unterlagen in einem einheitlichen Design zu erstellen.
Ist Output Management mehr als Drucken?
Häufig wird Output Management mit dem reinen Drucken von Unterlagen gleichgestellt. Dabei handelt es sich vielmehr um eine Managementdisziplin. Deren Ziel ist es, die Prozesse und Anforderungen verschiedener Abteilungen miteinander zu vereinen. Qualität, Sicherheit und ein Corporate Design sollen so sichergestellt werden. Zudem umfasst Output Management einen deutlich größeren Aufgabenbereich. Neben der Erstellung, Steuern und Verteilung sind besonders die Revisionssicherheit und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, die Output Management ermöglicht, für Unternehmen von Bedeutung.
Wie wird Output Management verwirklicht?
Erfolgreiches Output Management wird mittels Software verwirklicht. Geeignete Systeme stellen sicher, dass Unterlagen empfängergerecht verschickt werden. Sie ermöglichen es, all die genannten Aufgaben und Vorteile zu verwirklichen. Je nach Anforderungen des Unternehmens gibt es sowohl Cloud-betriebene Output Management Systeme als auch solche, die On-Premises betrieben werden.
Ein Beispiel ist EDI (Electronic Data Interchange), also elektronischer Datenaustausch. Es handelt sich dabei typischerweise um Rechnungen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen.
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