Bücherregal symbolisiert Glossar

YAVEON  »  Glossar  »

Output Management

Was ist Output Management?

Output Management beschäftigt sich mit der Erstellung, Steuerung und Verteilung von Dokumenten in einem Unternehmen an definierte, interne sowie externe Empfänger. Dafür werden unterschiedliche Kanäle genutzt. Die Dokumente können elektronisch oder physisch vorliegen. Output Management fällt in den Bereich des Enterprise Content Management (ECM) und ist das Gegenteil vom Input Management.

Was sind die Aufgaben von Output Management?

Output Management hat die Aufgabe, Content in der passenden Form, über den geeigneten Kanal im gewünschten Layout an die gezielten Empfänger zu übermitteln. Dafür wird auf elektronischen Datenaustausch gesetzt. Das stellt positive Kundenerlebnisse sicher und gibt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein angenehmes Gefühl. Zudem hat Output Management die Aufgabe, interne Arbeits- sowie Organisationsprozesse zu optimieren, indem es als zentrale Drehscheibe für Content dient. Output Management ist häufig Teil der digitalen Transformation eines Unternehmens. Folgende Aufgabenbereiche lassen sich unterscheiden:

  • Content sammeln

    Alle Unterlagen werden gesammelt, aufbereitet und bei Bedarf in das benötige Format konvertiert.

  • Omnichannel Output

    Haben die Unterlagen das gewünschte Format, werden Sie über alle verfügbaren Kanäle verteilt.

  • Output flexibel steuern

    Basierend auf den vorhandenen Kunden- sowie Auftrags- und Mitarbeiterdaten werden die nötigen Unterlagen passgenau verteilt.

  • Umfassende Schnittstellen

    Ein gutes Output Management übernimmt die Aufgabe, verschiedene interne Systeme über Schnittstellen miteinander zu verknüpfen.

  • Versand optimieren

    Digitaler Versand optimiert die bisherige Sendungsform, die per Post sehr aufwändig und durch entstehende Papier- wie Portokosten teuer ist.

Ein DMS in nur zwei Wochen!

Was, ein Dokumentenmanagementsystem in nur 14 Tagen einführen und Dokumente so im Nu einfacher im Unternehmen verteilen? Ja, das geht. In unserem Webinar erfahren Sie wie. Finden Sie es heraus und starten Sie durch!

Rakete mit dem Text DMS und ERP

Welche Vorteile hat Output Management?

  • Einfache Userexperience

    Output Management stellt sicher, dass Nutzerinnen und Nutzer Dokumente unkompliziert lesen, drucken, bearbeiten und speichern können.

  • Weniger Papier

    Weil Dokumente digital einfacher verarbeitet werden, sind weniger Druckaufträge nötig. Da spart Papier sowie Strom und schont die Umwelt. Zudem werden Unterlagen wie Broschüren weniger in Papierform weitergereicht.

  • Weniger Kosten

    Digitale Dokumente und deren Verteilung sowie Speicherung verursachen keinerlei Lagerkosten.

  • Mehr Zeit

    Digitales Arbeiten mit Output Management spart Zeit im Arbeitsalltag. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Ressourcen gezielter einsetzen.

  • Übersichtliche Ablage

    Statt Unterlagen chaotisch in Ordnern zu sammeln, erfolgt die Ablage digital an einer zentralen Stelle.

  • Maximale Sicherheit

    Gutes Output Management erfüllt die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung.

  • Einheitlichkeit

    Digital und zentral gesteuert, erfüllt Output Management die Kriterien, um Unterlagen in einem einheitlichen Design zu erstellen.

Ist Output Management mehr als Drucken?

Häufig wird Output Management mit dem reinen Drucken von Unterlagen gleichgestellt. Dabei handelt es sich vielmehr um eine Managementdisziplin. Deren Ziel ist es, die Prozesse und Anforderungen verschiedener Abteilungen miteinander zu vereinen. Qualität, Sicherheit und ein Corporate Design sollen so sichergestellt werden. Zudem umfasst Output Management einen deutlich größeren Aufgabenbereich. Neben der Erstellung, Steuern und Verteilung sind besonders die Revisionssicherheit und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, die Output Management ermöglicht, für Unternehmen von Bedeutung.

Figur, die auf etwas zeigt

Wie wird Output Management verwirklicht?

Erfolgreiches Output Management wird mittels Software verwirklicht. Geeignete Systeme stellen sicher, dass Unterlagen empfängergerecht verschickt werden. Sie ermöglichen es, all die genannten Aufgaben und Vorteile zu verwirklichen. Je nach Anforderungen des Unternehmens gibt es sowohl Cloud-betriebene Output Management Systeme als auch solche, die On-Premises betrieben werden.

Ein Beispiel ist EDI (Electronic Data Interchange), also elektronischer Datenaustausch. Es handelt sich dabei typischerweise um Rechnungen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen.

Dokumente mit Struktur verwalten

Eine digitale, übersichtliche und sichere Datenablage: Das passende Dokumentenmanagementsystem macht es möglich. Lernen Sie Ihr künftiges DMS kennen!

Vorschaubild DMS-Whitepaper
Inhalte
  1. Definition
  2. Aufgaben
  3. Vorteile
  4. Mehr als Drucken?
  5. Software

Beitrag teilen

Autor

Kein Komma zu viel, kein Satzzeichen zu wenig: Katharina Miller schafft es, eigentlich komplexe Themen auf einfache und verständliche Sätze herunterzubrechen. Ihre Texte enthalten alles, was man sich von einer guten Content Marketing Managerin wünscht: Wissen aus mehr als fünf Jahren IT-Erfahrung, spannende Geschichten, gespickt mit dem nötigen Fachwissen, ansprechende Beispiele und Metaphern sowie vor allem eins: Mehrwert für den Leser. 

Weitere interessante Beiträge

Records Management

Records Management meint die systematische Verwaltung nachvollziehbarer sowie revisionssicherer Geschäftsvorgänge.

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement umfasst Anwendungen, mit denen Verträge vorbereitet, unterzeichnet, gespeichert und umgesetzt werden.

Input Management

Input Management ist das Vorgehen, um geschäftsrelevante Daten aus unterschiedlichen Eingangskanälen digital zu erfassen und zu verarbeiten.

Unser Quartalsupdate

Langweilige Newsletter, die sich lesen wie Werbung? Braucht man nicht. Stattdessen gibt es unser Quartalsupdate:

Newsletter abonnieren

© 2024 - YAVEON | All rights reserved

Nach oben