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Records Management

Was ist Records Management?

Records Management meint die systematische Verwaltung nach­voll­ziehbarer sowie revisions­sicherer Geschäfts­vorgänge. Informationen, die hierfür benötigt werden, können sowohl digital als auch in Papier­form vorliegen. Im Deutschen wird Records Manage­ment als Schriftgutverwaltung ­bezeichnet. Die Vorgaben der ISO/DIN-Norm 15489 bilden die Grundlagen. Sie legen die die Anforderungen fest, die fürs Records Management gelten.

Wofür steht Record im Zusammenhang mit Records Management?

Record meint in diesem Zusammenhang dokumentierte Geschäftstransaktionen sowie Informationsobjekte, die aufbewahrt werden müssen. Im Deutschen wird ein Record meist als Dokument bezeichnet.

Welche Phasen umfasst die Schriftgut­ver­wal­tung?

Schriftgutverwaltung erstreckt sich über den gesamten Lebenszyklus eines Records. Typischerweise besteht dieser aus den folgenden Phasen:

  • 1. Records werden erstellt

    Die Daten, um die es beim Record Management geht, entstehen.

  • 2. Records werden bearbeitet

    Nun geht es um die Aufbereitung sowie Verarbeitung der Daten.

  • 3. Records werden archiviert

    Die Daten müssen je nach Art entweder sechs oder zehn Jahre revisionssicher archiviert werden.

  • 4. Records werden vernichtet

    Nach Ablauf der Archivierungsfrist, werden die Daten vernichtet.

Was sind die Grundlagen des Records Manage­ments?

Der internationale Standard ISO 15489 regelt die Grundlagen und Verfahrensweisen eines systematischen Records Managements. Bezug wird dabei sowohl auf private als auch öffentliche Organisationen genommen. Die ISO 15489 beinhaltet im Wesentlichen:

  • Rahmenbedingungen, um Dokumente zu verwalten
  • Beschreibung und Definition der Aufgaben vor der Archivierung

Die zwei Teile der ISO 15489

Die ISO 15489 setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Das Grundlagendokument, ISO 15489-1, definiert Anwendungsfelder, Begriffe, Prozesse, Grundsätze, Ziele und Verantwortlichkeiten. Der zweite Teil, ISO 15489-2, befasst sich mit dem Verfahren des Record Managements sowie den einzelnen Arbeitsschritten.

Medaille für ausgezeichnetes Qualitätsmanagement

Was ist das Ziel von Records Management?

Records Management hat das Ziel, private sowie öffentliche Organisationen zu unterstützen. Dank Schriftgutverwaltung sind sie in der Lage unkompliziert nachvollziehen zu können, wer zu welchem Zeitpunkt ein Geschäftsdokument erstellt, bearbeitet bzw. verändert oder gelöscht hat. Es geht also um die Dokumentation von Geschäftsvorgängen und zwar:

nachvollziehbar

vollständig

unveränderlich

sowie leicht auffindbar.

Wie wird Records Management umgesetzt?

Viele kleine Unternehmen pflegen die Orte, an denen sie geschäftsrelevante Dokumente ablegen, in Tabellen. Mittlere und große Unternehmen stoßen bei dieser Art des manuellen Records Managements jedoch an ihre Grenzen. Stattdessen setzen sie häufig auf Software, ein so genanntes Enterprise-Information-Management-System (EIM-Lösung). Über diese Anwendungen erfolgt die digitale wie physische Verwaltung von Medien. Indem elektronische Zeitstempel sowie Signaturen vergeben werden, lassen sich Aufbewahrungsfristen und die Vernichtung von Dokumenten bewerk­stelligen.

Als Alternative für die Archivierung eignet sich auch ein Dokumentenmanagement-System, da es die Anforderungen an das Records Management erfüllt. Ein separates EIM-System ist in diesem Falle nicht nötig.

Records Management mit einem Dokumentenmanagement-System umsetzen

Ein Dokumentenmanagement-System stellt eine Lösung dar, Records Management technisch in Unternehmen umzusetzen. Es ermöglicht es, Dokumente datenbank­gestützt und digital zu archivieren und zu verwalten und beachtet dabei die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung, DSGVO. Mit Blick auf Records Management er­leichtert es ein DMS, das Verwalten von Dokumenten zu steuern. DMS ist außerdem treibender Faktor, die Schriftgutverwaltung an das digitale Zeitalter anzupassen. Eine digitale Anwendung für Dokumenten­management hilft zusätzlich dabei, dem Anspruch der revisionssicheren Archivierung gerecht zu werden und erleichtert es, die Kontrolle über verwaltete digitale Dokumente zu behalten.

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Warum ist Records Management wichtig für Unternehmen?

Vier besonders wichtige Argumente, Schrift­gut­verwaltung im Unternehmen einzusetzen, sind:

  • 1. Die Qualität der Prozesse wird verbessert

    Die Qualität der Prozesse wird verbessert, da Dokumente einen festen Lebenszyklus durchlaufen. Sie sind einfach und schnell aufzu­finden und können von jeder betei­ligten Person be- oder verarbeitet werden.

  • 2. Dokumente werden einfacher strukturiert

    Dokumente werden einfacher strukturiert, da sie sich zentral an einer Stelle befinden.

  • 3. Unternehmen spüren wirtschaftliche Vorteile

    Unternehmen spüren wirtschaftliche Vorteile. Weil der Aufwand für die Verarbeitung und besonders das Auffinden von Doku­menten reduziert wird, senken Unter­nehmen ihre Kosten.

  • 4. Unternehmen erfüllen die Voraussetzungen

    Unternehmen erfüllen die Voraus­setzungen, um Audits zu bestehen, da sie der Nachweis­pflicht von Dokumenten nachkommen.

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    Enterprise Content Management ist kompliziert? Nicht, wenn Thorsten Hampp ins Spiel kommt: Mit verständlichen Worten, Experten-Know-how und langjähriger Erfahrung in der Praxis begleitet er Kunden durch Software-Projekte.

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