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Revisionssicherheit
Was ist Revisionssicherheit?
Von Revisionssicherheit ist die Rede, wenn Informationen in elektronischer Form so aufbewahrt werden, dass sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind.
Für welche Art von Daten gilt die Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit betrifft hauptsächlich solche Daten, die auf Grund rechtlicher oder gesetzlicher Anforderungen unveränderbar aufbewahrungspflichtig und -würdig sind. Dazu zählen beispielsweise handels- oder steuerrechtliche Anforderungen. Aber auch allgemeine rechtliche Anforderungen (z. B. Produkthaftung) oder rechtliche Anforderungen im pharmazeutischen oder medizintechnischen Umfeld fallen darunter. Die revisionssichere Archivierung spielt vor allem dann eine Rolle, wenn lange Aufbewahrungsfristen gegeben sind. In manchen Anwendungsfällen ist gar eine Zertifizierung der elektronischen, revisionssicheren Archivierung erforderlich, z. B. im Handels- und Steuerrecht.
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Welche Merkmale gibt es für eine revisionssichere Archivierung?
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Vollständigkeit
Es muss sichergestellt sein, dass bei der Archivierung keine Informationen (z.B. Dokumente) verloren gehen. Dazu gehören auch die Metadaten, besonders wenn die Dokumente elektronisch erstellt und signiert wurden.
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Unveränderbarkeit
Die Archivierung der Informationen muss so erfolgen, dass sie nicht verändert werden können.
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Ordnungsmäßigkeit
Dokumente müssen so aufbewahrt werden, dass rechtliche sowie unternehmensinterne Richtlinien erfüllt werden und die Zusammenhänge nachvollziehbar sind.
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Wiederauffindbarkeit
Daten und Informationen müssen so archiviert werden, dass sie jederzeit auffindbar sowie abrufbar sind.
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Nutzung nur durch Berechtigte
Die Archivierung muss so erfolgen, dass nur berechtige Personen darauf zugreifen können.
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Verlustsicherung
Es muss dauerhaft sichergestellt sein, dass Daten nicht verloren gehen können.
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Achtung der Aufbewahrungsfristen
Die Löschung eines Dokumentes darf es dann möglich sein, wenn die definierte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
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Dokumentation
Das Archivierungsverfahren muss dokumentiert sein, beispielsweise um ein Archiv reibungslos zu migrieren.
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Nachvollziehbarkeit
Werden Änderungen am Archiv vorgenommen, ist dies zu protokollieren.
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Prüfbarkeit
Sachverständige müssen jederzeit die Möglichkeit haben, das Archivsystem zu überprüfen.
Welche Vorteile bietet Revisionssicherheit?
Optimierte Geschäftsprozesse
Dank passender Suchmechanismen und verbesserter Informationsstruktur sind Dokumente ganz unkompliziert auffindbar. Kunden-, interne oder sonstige Anfragen können so schneller bearbeitet werden.
Weniger Fehler
Weil die revisionssichere Ablage sicherstellt, dass Dokumente nicht mehrfach abgelegt werden, werden gespeicherte Unterlagen auf ein Minimum reduziert. Das führt dazu, dass weniger Fehler im Umgang mit den Daten gemacht werden.
Schäden vorbeugen
Revisionssichere Archivierung beugt finanziellen Schäden durch Strafzahlungen und damit verbundenen Imageschäden vor, denn Dokumente können nicht verloren gehen.
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