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Prozessautomatisierung

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung bedeutet, dass digitale sowie manuelle Prozesse sowie Services in automatisierte Prozesse überführt werden. Das Ergebnis sind Workflows.

Warum wird Prozessautomatisierung eingesetzt?

In vielen Fällen wird Prozessautomatisierung im Zuge der Digitalen Transformation vollzogen. Der wichtigste Grund für Prozessautomatisierung besteht darin, Aufwand und damit Zeit in allen Industrien zu sparen, indem auf die richtigen Methoden gesetzt wird. Langwierige, sich wiederholende Prozesse vereinfachen sich durch Workflows, sodass deutlich mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben bleibt.

Wie funktioniert Prozessautomatisierung?

Um digitale Prozessautomatisierung umzusetzen, wird zunächst eine Nutzwertanalyse im Unternehmen durchgeführt mit der erfasst wird, für welche Prozesse die Automatisierung geeignet ist. Im Wesentlichen eignen sich solche Prozesse, die sich wiederholende Arbeitsschritte beinhalten. Um einen Prozess zu automatisieren, wird dieser nun in kleine Teilschritte gegliedert, die in ihrer Abfolge einen Workflow ergeben. Einmal angestoßen, koordiniert die Software die einzelnen Schritte automatisch, bis der gesamte Workflow abgeschlossen ist.

Konzept Grafik Prozess Workflow

Welche Vorteile hat Prozessautomatisierung?

  • Weniger Kosten, da im Unternehmen Zeit sowie Ressourcen gespart werden und so mehr Aufgaben schneller oder von einer gleichbleibenden Personenanzahl abgewickelt werden können.
  • Zufriedenere Mitarbeiter, da langweilige und aufwändige Prozesse effizienter abgewickelt werden können.
  • Mehr Produktivität, da Prozesse zielgerichtet angegangen werden und dafür die passenden Methoden und Tools genutzt werden.
  • Weniger Fehler, da manuelle Prozessschritte reduziert werden.
  • Gesteigerte Effizienz, da Prozesse auch zu Urlaubszeiten wie gewohnt ablaufen können.
  • Mehr Transparenz in Audits, da alle Schritte digital nachvollziehbar sind.

Prozesse automatisieren mit der Power Platform

Die Microsoft Power Platform ist ein Set aus verschiedenen Tools - jedes mit seinen eigenen Vorteilen. Von der App bis zum Chatbot: Mit der Power Platform automatisieren Sie Ihre Prozesse im Nu.

Schatzkarte mit den Icons der Power Platform Bestandteile
Mann und Frau winken dem Leser zu

Welche Prozesse eignen sich zur Automatisierung?

Besonders geeignet sind Prozesse, die manuell ablaufen, wiederholbar sind und regelmäßig auftauchen, bestimmten Regeln folgen, über einen definieren Input mit wenigen Varianten verfügen und häufig stattfinden. In welcher Industrie ein Unternehmen tätig ist, spielt keine wesentliche Rolle.

Was sind Beispiele für digitale Prozessautomatisierung?

Typische Beispiele strukturierte Prozessautomatisierung in Firmen sind:

  • Abwicklung des Bewerbungsprozesses
  • Onboarding neuer Mitarbeiter
  • Aktualisierung von Stammdaten
  • Pflege von Kundendaten
  • Bearbeitung von Mahn- und Prüfverfahren
  • Abwicklung von Buchungen
  • Digitale Ablage von Dokumenten
  • Bearbeiten von E-Mails
  • Übertragung von Daten

Welche Arten der Prozessautomatisierung gibt es?

  1. Simple Prozessautomatisierung, bei der es nur einen möglichen oder sinnvollen Weg gibt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Mahnungen automatisiert verschickt werden.

  2. Regelbasierte Prozessautomatisierung, bei der einzelne Schritte bzw. deren Abfolge von Variablen sowie Entscheidungen abhängen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Versicherungsfälle bearbeitet werden.

  3. Intelligente Prozessautomatisierung, bei der es um besonders komplexe Prozesse mit Ausnahmen geht. Da bei unterwarteten Ausnahmen Regeln nicht mehr greifen können, kommt Künstliche Intelligenz in Form von Robotic Process Automation zum Einsatz.

Welche Rolle spielt robotergesteuerte Prozessautomatisierung?

Bei robotergestützter Prozessautomatisierung bzw. Prozessautomatisierung von RPA in Firmen werden Softwareroboter eingesetzt. Sie haben die Fähigkeit zu lernen, nachzuahmen und Geschäftsprozesse auszuführen, die regelgestützt sind. Nutzer können so menschliche digitale Aktionen auf Roboter übertragen. Das reduziert den eigenen Aufwand enorm und verringert die Fehlerquote, die durch menschliches Versagen zutage tritt.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Prozessautomatisierung?

  • Menschliche Herausforderungen, denn alle Beteiligten sollten an einem Strang ziehen. Um das zu gewährleisten ist es wichtig, alle Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt zu integrieren und von den Vorteilen zu überzeugen. Ein gutes Change-Management hat wesentliche Bedeutung.
  • Zudem muss sichergestellt sein, dass Prozessautomatisierung tatsächlich genutzt wird. Sind lediglich die Softwarekomponenten vorhanden, werden jedoch nicht durchgängig eingesetzt, entsteht schnell eine ungesunde Mischung aus manuellen und automatisierten Schritten.
  • Es ist von großer Bedeutung, Zuständigkeiten festzulegen. Wer definiert die Prozessabfolge, wer kümmert sich um die Umsetzung, wer identifiziert neue Potenziale? Klare Definitionen stellen automatisierte Prozesse sicher.
  • Eine weitere Herausforderung liegt in der Erwartungshaltung. Sicher bringen automatisierte Prozesse zahlreiche Vorteile und viel Erleichterung mit sich. Anwender dürfen jedoch keine Wunder erwarten, sondern sollten auf realistische Ziele setzen.
  • Auch die Datenqualität kann zur Herausforderung werden. Da Prozessautomatisierung ausschließlich mit im System, zum Beispiel CRM, hinterlegten Daten arbeitet, ist deren korrekte Erfassung enorm wichtig.

Welche Technologien werden eingesetzt?

Im Wesentlichen setzen Firmen auf digitale Prozessautomatisierung in der Cloud sowie Robotic Process Automation.

  • Digitale Prozessautomatisierung in der Cloud und wird im betriebswirtschaftlichen Kontext immer wichtiger.
  • RPA hingegen nimmt häufig ältere Systeme in den Fokus, die für eine Cloud-Lösung ungeeignet sind. Sie benötigt eine Schnittstelle, die via Internet erreicht werden kann.

Die passenden Prozesse finden

Stopp! Bevor Sie mit der Digitalisierung starten, sollten Sie erstmal herausfinden, welche Prozesse sich eignen. Wie? Mit unserem kostenfreien Digitalisierungsleitfaden.

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    PreSales Consultant und ehemaliger Microsoft Dynamics 365 Business Central Projektleiter- Hannes kennt das ERP-Umfeld und den kompletten Ablauf eines ERP-Projekts aus dem Effeff. Während der Arbeit gibt er immer 120% und ist erst dann zufrieden, wenn es der Kunde auch ist.

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