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Change Management

Was ist Change Management?

Change Management (auch Veränderungsmanagement) meint die Planung, Umsetzung und Kontrolle von Maßnahmen, die eine Veränderung anstoßen. Es geht darum, einen Status A in einen Status B zu wandeln – also der Wandel von einem Status Quo zu einem vorab festgelegten Zielzustand.

Welches Ziel hat Change Management?

Change Management geht davon aus, dass der Ist-Zustand ein funktionierender und stabiler Zustand ist, der geeignet ist, die geforderten Ergebnisse zu liefern. Änderungen an solchen Zuständen führen zunächst einmal zu einer Veränderung dieses stabilen Zustandes und man möchte sicherstellen, dass der stabile Zustand nach den Veränderungen wieder erreicht wird.

Das Ziel von Change Management ist es daher, den Prozess der Veränderung zu planen, zu managen, zu steuern und sicherzustellen, dass nach den Änderungen ein Zustand erreicht ist, der mindestens dem Zustand vor der Änderung entspricht, in der Regel sogar besser ist.

Warum kommt es zu Änderungen und wo wird Change Management angewendet?

Die möglichen Auslöser bzw. Motive für Änderungen sind sehr vielfältig und lassen sich häufig nicht vermeiden. Diese können z.B. sein:

  • Erfahrungen aus Entwicklungsphasen
  • Technische Änderungen oder neue Technologien
  • Ergebnisse aus Qualitätsprüfungen, Qualitätskontrollen oder Stabilitätsuntersuchungen
  • Ergebnisse aus Prozessbeobachtungen bzw. operative Erfahrungen
  • kontinuierliche Verbesserungsprozesse und Prozessoptimierungen
  • Der Wunsch nach mehr Automatisierung oder verbesserten Workflows
  • betriebswirtschaftliche Gesichtspunkte (Kostenreduktion, Sicherstellung der Lieferfähigkeit)
  • strategische Überlegungen (z.B. Lieferantenwechsel, Produkttransfers)
  • CAPA-(Corrective- and Preventive-Actions)-Prozesse
  • Kundenwünsche
  • Regulatorische Vorgaben (gesetzliche Änderungen, Auflagen der Behörden)
  • betriebswirtschaftliche Gesichtspunkte (Kostenreduktion, Sicherstellung der Lieferfähigkeit)

Mit Change Management Prozessen reagieren Unternehmen auf sich verändernde Rahmenbedingungen, beispielsweise die Digitalisierung. Je schneller sich solche Rahmenbedingungen verändern, desto nötiger ist es, auf Change Management zu setzen. Der Fokus im Change Management liegt meist auf technischer und fachlicher Seite. Typische Ziele sind die Reduzierung von Kosten, die Steigerung von Produktivität oder ein verbessertes Qualitätsmanagement. Mit zunehmender Komplexität steigen die Anforderungen an das Change Management.

Wann beginnt Change Management und wer führt es durch?

Identifiziert ein Unternehmen Änderungsbedarf, wird ein Change Management-Prozess angestoßen. In einzelnen kleinen Schritten werden Änderungen so vorgenommen, dass der gewünschte Zielzustand erreicht werden kann. Hauptsächlich verantwortlich für Change Management-Prozesse ist in der Regel die Geschäftsführung. Jedoch sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Ebenen und betroffenen Bereichen integriert werden, um die Akzeptanz und Motivation für den Wandel zu steigern.

Welche Auslöser gibt es für Change Management-Prozesse?

Grundsätzlich gibt es zahlreiche Auslöser, die von Unternehmen zu Unternehmen verschieden sein können. Typischerweise handelt es sich jedoch um Themen wie:

  • Internationalisierung oder Wachstum des Unternehmensbereichs
  • Politische und soziale Veränderungen beispielsweise durch Gesetze
  • Ökologische Veränderungen, wie z.B. Ressourcenknappheit
  • Unternehmensinterne Veränderungen wie der Wunsch nach effizienterem Prozessmanagement oder der Erschließung von neuen Bereichen
  • Neue Software-Lösungen, die eingeführt werden sollen
  • Neue Herausforderungen durch die Digitalisierung oder Verbesserung der Geschäftsprozesse
  • Agile Organisationsstrukturen und agiles Projektmanagement
  • Neue Personalstrukturen oder neue unternehmerische Strategien wie die Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie
  • Veränderte Erwartungen der Mitarbeiter
  • Kostendruck und Finanzkrisen
  • Globalisierung
  • Gesetzliche Auflagen wie GxP, Compliance Anforderungen oder Resultate aus durchgeführten Audits
  • Leistungsdruck
  • Einführung von Wissensmanagement
  • Demografischer Wandel

Wie läuft Change Management ab?

Die meisten Change Management-Prozesse gliedern sich in folgende Schritte:

  • 1. Problemdiagnose

    Welcher Prozess bereitet aktuell Sorgen und soll verbessert werden?

  • 2. Analyse

    Welche Probleme ergeben sich aus dem zu verbessernden Prozess?

  • 3. Risikobewertung

    Abschätzen möglicher Risiken mit ihrer Wirkung und von Ansätzen zur Minderung oder Vermeidung.

  • 4. Festlegen von Zielen

    Welche Ziele sollen mit dem Change erreicht werden?

  • 5. Konzept

    Welche Schritte werden durchlaufen, um das definierte Ziel zu erreichen?
    Umsetzung der vorab festgelegten Schritte oder Ablehnung des Changes

  • 6. Umsetzung

    Umsetzung der vorab festgelegten Schritte oder Ablehnung des Changes

  • 7. Kontrolle und Ergebnis

    Wurden die Ziele erreicht? Hat sich der Prozess durch den Change wie gewünscht verändert?

Welche Change Management Modelle gibt es?

Jeder Change hat seinen eigenen Verlauf. Um möglichst effizient voranzukommen, bietet es sich jedoch an, auf bereits bestehende Modelle zu setzen. Das können zum Beispiel das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin (Unfreezing, Moving, Refreezing), das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter oder das 5-Phasen-Modell von Krüger sein.

3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

  • Unfreezing: Die Ist-Situation wird beschrieben. Zudem wird sichergestellt, dass die benötigte Unterstützung zur Verfügung steht und Motivation vorhanden ist.
  • Change: Es findet der Change an sich statt. Damit er akzeptiert wird, ist Kommunikation entscheidend.
  • Refreezing: Es wird nun sichergestellt, dass der Change dauerhaft eingehalten wird, beispielsweise durch Überwachungsprozesse. Unterstützen können dabei Trainings oder Coaches.

8 Stufen-Modell von John P. Kotter

  • Stufe 1: Gefühl von Dringlichkeit schaffen
  • Stufe 2: Starke Koalition schaffen
  • Stufe 3: Strategische Vision und Initiativen entwickeln
  • Stufe 4: Freiwilligenarmee aufstellen
  • Stufe 5: Fortschritt durch Beseitigung von Hindernissen ermöglichen
  • Stufe 6: Kurzfristige Erfolge generieren
  • Stufe 7: Beschleunigung weiter antreiben
  • Stufe 8: Veränderungen verankern

5-Phasen-Modell von Krüger

  • Initialisierung: An welchen Stellen ist Veränderung gewünscht und wer treibt den Wandel an?
  • Konzeption: Welche konkreten Maßnahmen sind vorgesehen?
  • Mobilisierung: Wie wird der geplante Wandel am besten kommuniziert?
  • Umsetzung: Wie lassen sich die vorgesehenen Maßnahmen umsetzen?
  • Verstetigung: Wie schaffen es Unternehmen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf weiteren Wandel vorzubereiten?

Wie lässt sich Change Management erfolgreich vorantreiben und moderieren?

Beim Change Management ist es wichtig, die menschlichen Faktoren in den Fokus zu nehmen. Nur, wenn sich beteiligte Personen abgeholt und einbezogen fühlen, kann eine Veränderung vollständig in die Kultur eines Unternehmens übergehen. Um das zu erzielen gibt es einige Methoden, die unterstützend wirken können:

  • Kulturanalyse: Hierbei wird die Organisationskultur in den Blick genommen. Wo liegen die Stärken, welche Herausforderungen lassen sich erkennen? Gut vorbereitet, fällt das Change Management deutlich leichter.
  • Konflikte managen: Wandel kann Spannungen erzeugen. Aus diesem Grund sollten Konflikte sofort thematisiert und konstruktiv angegangen werden.
  • Team Building: Befindet sich ein Prozess im Wandel, kann das die bisherige Teamstruktur durcheinanderwerfen. Deshalb ist es wichtig, den Zusammenhalt in der Gruppe zu stärken und auf Veränderungen vorzubereiten
  • Coaching von Führungskräften: Ob neu in einer Führungsrolle oder in einer veränderten Position. Wer durch das Change Management veränderte Aufgaben erwartet, sollte vorab die Fähigkeit, zu führen, erlernen.
  • Reporting: In jedem Projekt kann es Stolpersteine geben. Um diese möglichst schnell aus dem Weg räumen zu können, helfen Reportings. Denn durch diese werden Hürden und deren Auslöser sichtbar.

Welche Phasen durchlaufen Beteiligte beim Change Management?

Wandel wird in Phasen durchlaufen und auch durchlebt. Sicher ist das Empfinden für ein Change-Projekt von Person zu Person verschieden. Einige wesentliche Phasen erleben jedoch die meisten:

  • Schock, dass eine Veränderung bevorsteht.
  • Innerer Widerstand und das Verlangen, den bewährten Zustand beizubehalten.
  • Schwermut, dass der Widerstand nicht erfolgreich ist und Altbewährtes sich verändern wird.
  • Akzeptanz, das Alte loszulassen und offen für Neues zu werden.
  • Akzeptanz und mehr Offenheit für die Neuerung.
  • Integration der Neuerung – der Change ist erfolgreich umgesetzt.

Das Wissen, dass Beteiligte die genannten Phasen durchlaufen, kann für Personalverantwortliche sehr hilfreich sein, um Hindernisse bereits vorab zu vermeiden.

Welche Herausforderungen kann Change Management auslösen?

Papierflieger, der aus der Reihe tanzt und sich verändern will

Change meint Veränderung und Veränderung stößt häufig aus Skepsis. Eine der größten Herausforderungen des Change Managements ist daher der interne Widerstand von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Aus diesem kann jedoch Nutzen gezogen werden, indem man ihn als Feedback aufnimmt und legitime Einwände in der Umsetzung des Change berücksichtigt.

Eine weitere Herausforderung ist die Art der Kommunikation. Findet diese unzureichend oder wenig transparent statt, bilden sich Hürden. Offene, ehrliche Kommunikation, in die von der ersten Sekunde an alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbezogen werden, ist eine große Unterstützung bei der Durchführung von Change Management-Prozessen.

Eine dritte große Herausforderung ist die Bereitstellung von ausreichend Ressourcen. Change Management kann nur dann erfolgreich sein, wenn sowohl finanzielle als auch zeitliche Mittel in dem Maß zur Verfügung stehen, wie sie erforderlich sind.

Woran scheitert Change Management?

Eine große Anzahl an Change-Projekten scheitern. Eine Untersuchung des PMI (Project Management Institute) hat folgende Hauptgründe dafür ausgemacht:

  • Das Projektmanagement ist unzureichend.
  • Die Kommunikation erfolgt ineffektiv.
  • Zielvorgaben werden ungenau formuliert.
  • Zuständigkeitsbereiche bleiben ungeklärt.

Was ist der Unterschied zwischen Change Management und Organisationsentwicklung?

Change Management meint alle Maßnahmen, die eine strukturelle Veränderung im Unternehmen verursachen. Die Organisationsentwicklung hingegen nimmt Menschen, Prozesse und Strukturen in den Blick mit dem Ziel, einen emotionalen Mehrwert zu schaffen. Dieser zielt auf den Wunsch der Mitarbeiter nach Wertschätzung und einer angenehmen Arbeitslebensqualität ab. Es handelt sich dabei um einen langfristigen Prozess, der eine ganzheitliche Perspektive einnimmt und sowohl zwischenmenschliche Aspekte als auch individuelles Verhalten in den Mittelpunkt rückt. Organisationsentwicklung hat das Ziel, Unternehmen nachhaltig erfolgreicher zu machen.

Wie lässt sich Lean Management einordnen?

Lean Management ist eine moderne Form des Change Management, die sich als Philosophie durch das gesamte Unternehmen zieht. Lean Management ist darauf ausgelegt, unternehmensinterne Prozesse kontinuierlich zu verbessern und dabei alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv einzubeziehen sowie deren Feedback aktiv einzubringen. Lean Management ist eine agile Vorgehenswiese, die anwendungsorientiert umgesetzt wird. Indem Wissen, Ansichten und Erkenntnisse von allen gesammelt werden, beruhen Veränderungen auf einer sehr breiten Wissensbasis. Die Akzeptanz von Changes wird mit Lean Management häufig gesteigert. Die Ziele des Lean Management sind denen des Change Managements grundsätzlich gleich. Nur der Weg, diese zu erreichen, unterscheidet sich.

Figur die auf etwas zeigt

Was ist der Unterschied zwischen Change Management und Änderungsmanagement?

Grundsätzlich kann Change Management zwar als Änderungsmanagement übersetzt werden. Gemeint ist damit jedoch in der Regel Veränderungsmanagement und damit das Management von Änderungen/Veränderungen in allgemeiner Form. Im Unternehmenskontext sind damit häufig organisatorische Veränderungen verbunden. Unter Änderungsmanagement wiederum wird vielmehr ein strukturierter Steuerungsprozess für qualitäts- oder regulatorisch relevante Änderungen verstanden. Dieser Prozess ist klar definiert und läuft stets nach gleichem Schema ab.

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