Digitale Ablage: So legen Sie Dokumente sinnvoll ab

Wir erklären, was eine digitale Ablage bedeutet, wie sie diese am besten organisieren und welche Highlights sich damit ergeben.

Ordner und Dokumente als digitale Ablage visualisiert

8. Februar 2024

Consulting ECM

Papierstapel auf dem Schreibtisch haben viele Unternehmen bereits abgeschafft, die Arbeit mit Dokumenten läuft digital. Nur so ist es möglich, flexibel aus dem Homeoffice oder remote von einem anderen Standort zu arbeiten. Also alles im grünen Bereich? Selten. Viel zu häufig dienen Downloadordner und Desktop in Unternehmen als dauerhafter Speicherort. Mindestens genauso oft werden Dateien nicht eindeutig benannt und liegen in zig Versionen wirr in einem oder mehreren Ordnern ab. Die Suche nach der passenden Unterlage wird so schnell zur tagesfüllenden Aufgabe. Dabei ist die Lösung so einfach: eine digitale Ablage, die sich im Idealfall (fast) von alleine generiert.

Was ist eine digitale Ablage?

Wer von einer digitalen Ablage spricht, meint einen strukturierten, elektronischen Speicherort für Dokumente. Ob digitalisierte Papierdokumente, Dateien, die Sie elektronisch erreichen, E-Mails oder der Inhalt eines Laufwerks – um welche Datei- oder Dokumentart es sich handelt, spielt keine Rolle. Eine digitale Ablage umfasst sämtliche Unterlagen. Denn genau hier liegt der Vorteil: Elektronisch abgelegt und gespeichert, befindet sich jede Information an zentraler Stelle. Idealerweise befindet sich diese in einer Cloud, denn sie ermöglicht den Zugriff von überall.

Die 6 wichtigsten Gründe und Vorteile für eine digitale Ablage

Der Umgang mit Dokumenten stellt für Unternehmen eine herausfordernde Aufgabe dar. Auf der einen Seite mangelt es im Alltag häufig an Zeit und Disziplin, Dokumente entsprechend zu bearbeiten. Doch auf der anderen Seite ist es unverzichtbar, die Unterlagen sinnvoll aufzubewahren und bei Nachfragen parat zu haben – eine gewissenhafte Ablage ist also nur die logische Konsequenz, gerade um die Digitalisierung in Unternehmen weiter voranzutreiben.

Digital abgewickelt, lässt sich eine Vielzahl an Gründen und Vorteilen für eine digitale Ablage ausmachen:

  • 1. Sie behalten den Überblick.

    Indem Sie jederzeit auf Dokumente zugreifen, beantworten Sie etwaige Fragen im Nu.

  • 2. Sie nutzen den aktuellen Stand.

    Da die elektronische Ablage eine Versionierung von Dokumenten umfasst, arbeiten Sie zuverlässig mit der aktuellen Fassung und vermeiden so Missverständnisse.

  • 3. Sie arbeiten flexibel.

    Ob Sie im Homeoffice sind oder beim Kundentermin auf eine Information zugreifen wollen: Weil die digitale Ablage in der Cloud erfolgt, synchronisieren sich die Inhalte automatisch und Sie greifen auch außerhalb des Büros auf das benötigte Dokument zu.

  • 4. Sie optimieren die Arbeit im Team.

    Eine digitale Ablage sichert den Zugriff auf Unterlagen für alle berechtigten Personen. Teams greifen dadurch einfacher auf Informationen zu und arbeiten effizienter zusammen – natürlich auch von verschiedenen Standorten.

  • 5. Sie sparen Platz und schonen die Umwelt.

    Wer auf die digitale Ablage seiner Dokumente setzt, vermeidet sperrige Aktenschränke für physische Archivierung. Jedes Dokument auszudrucken, gehört ebenso der Vergangenheit an. Das spart Platz, reduziert den Papieraufwand und schont die Umwelt.

  • 6. Sie steigern die Effizienz.

    Ein Dokument aus Papier zu finden, kann genauso aufwändig sein, wie das Durchsuchen einer unstrukturierten Ablage in den Downloads. Weil eine digitale Ablage mit Schlagwörtern und Suchfunktion arbeitet, tippen Sie einfach einen Begriff ein und erhalten die Ergebnisse in Sekundenschnelle.

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Tipps: So organisieren Sie Ihre elektronische Ablage optimal

Folgende Tipps unterstützen Sie dabei, die digitale Ablage Ihrer Dokumente zu organisieren sowie zu optimieren und die Möglichkeiten optimal für sich zu nutzen:

  • Dateinamen vergeben

    Legen Sie bspw. eine Logik für die Benennung von Dokumenten fest, die eindeutig ist, und behalten Sie diese konsequent bei. Sinnvolle Dateinamen schaffen Vorteile beim Finden. Ein solcher kann beispielsweise Informationen zum Thema des Dokuments beinhalten sowie das Bearbeitungsdatum, um chronologisch sortieren zu können.

  • Versionierung

    Vergeben Sie bei der Ablage von Dokumenten für jede Dokumentversion eine eigene Nummer, um die Aktualität zu erhalten.

  • Übersicht

    Setzen Sie auf das 7-Ordner-System von Sekretaria. Es besagt, dass jede Hierarchieebene einer Ordnerstruktur höchstens sieben Dateiordner umfassen sollte. Einem Hauptordner sollen also nie mehr als sieben weitere Ordner untergeordnet sein.

  • Disziplin

    Gewöhnen Sie sich im Unternehmen an, die definierten Ablagevorgaben konsequent umzusetzen und ziehen Sie das Vorgehen diszipliniert durch.

  • Back-ups

    Führen Sie regelmäßig Back-ups durch, um alle Daten zuverlässig zu sichern und Datenverlust auszuschließen.

  • Cloud

    Setzen Sie auf eine Cloudlösung, um vollen Zugriff von überall auf Ihre Unterlagen zu haben und zukunftssicher aufgestellt zu sein.

  • Auffindbarkeit sicherstellen

    Definieren Sie feste Tags und Schlagwörter, die Sie für bestimmte Dokumente vergeben, um die Auffindbarkeit so einfach wie möglich zu gestalten.

  • Regelmäßiges Ausmisten

    Werfen Sie regelmäßig einen Blick auf Ihre gespeicherten Dokumente und sortieren Sie solche, die nicht mehr benötigt werden, konsequent aus oder archivieren Sie diese digital.

  • Anlegen eines Archivordners

    Weil mache Dokumente im Alltag nicht mehr benötigt werden, es jedoch sinnvoll ist, sie zu erhalten, verlegen Sie diese am besten in Archivordner.

So unterstützt ein Dokumenten­management­system die Organisation der digitalen Ablage in Unternehmen

Eine digitale Ablage erleichtert den Umgang mit Dokumenten nachhaltig, spart Zeit und schenkt Sicherheit. Mit einer geeigneten Software gehen Sie noch einen Schritt weiter, denn die Ablage lässt sich automatisieren. Die Lösung liegt in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Unter anderem erwarten Sie mit einem DMS folgende Highlights:

  • Mit der geeigneten Lösung archivieren Sie revisionssicher.
  • Mittels Workflows automatisieren Sie die elektronische Ablage Ihrer Dokumente per Drag & Drop.
  • Das E-Mail-Postfach Outlook lässt sich direkt an Ihr Dokumentenmanagementsystem anbinden
  • Physische Dokumente digitalisieren Sie dank OCR in Windeseile
  • Erfasste Dokumente teilen und bearbeiten Sie bei Bedarf sowohl in Ihrem Unternehmen als auch mit Externen und Lieferanten.
  • Dank automatisierter Verwaltungs- und Freigabezyklen wickeln Sie Arbeitsschritte pünktlich ab.
  • Die DMS-Einführung ist nach nur 14 Tagen abgeschlossen.

Organisierte digitale Ablage: Sicherheit, Zeitgewinn und Reaktions­fähigkeit

Rechnungen, Aufträge, Informationsschreiben: Unternehmen sind mit einer Vielzahl an Dokumenten konfrontiert, auf die sie bei Bedarf schnell und unkompliziert zugreifen müssen. Um einen zuverlässigen Umgang mit Dokumenten zu gewährleisten, der effizient ist und Sicherheit schenkt, eignet sich die digitale Ablage. Sie optimiert flexiblen Zugriff von unterwegs, sichert unter Umständen Daten über Back-ups und schenkt Übersicht sowie Reaktionsfähigkeit. Kombiniert mit passender DMS-Software, lassen sich zudem zahlreiche Schritte automatisiert abwickeln. Einer der wohl größten Vorteile ist die Möglichkeit, revisionssicher zu archivieren. Für Sie bedeutet das: mehr Übersicht und Sicherheit bei weniger Aufwand. Überzeugend!

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