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Geschäftsprozesse digitalisieren: Digitale Potenziale nutzen
Wie wichtig es ist, die eigene Wertschöpfungskette zu digitalisieren, haben bereits viele Unternehmen erkannt. Doch schlummern dort nicht noch viel mehr Potenziale?
18. April 2023
Zahlreiche alltägliche Prozesse beschäftigen Sie als mittelständisches Unternehmen, rauben wertvolle Zeit, kosten massig Ressourcen und führen nicht selten zu finanziellen Aufwänden. Digitalisiert lassen sie sich nicht nur schneller, sondern auch sicherer sowie transparenter verwirklichen. Sie geraten im Berufsalltag immer wieder an Ihre zeitliche Grenze? Sie möchten wissen, welche Vorteile die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit sich bringt, wie sie sich umsetzen lässt und welche Lösung dahintersteckt? Im Blogbeitrag verrät Matthias Sebald, Head of Power Platform & AI bei YAVEON, was sich hinter erfolgreicher Prozessdigitalisierung verbirgt.
Was bedeutet Digitalisierung von Geschäftsprozessen?
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung von herkömmlichen, analogen, manuellen oder papierbasierten Geschäftsprozessen in digitale Abläufe. Durch die Anwendung von Software werden diese Prozesse nun automatisiert und in effiziente Workflows umgewandelt.
Ziel ist es, analoge Aufgaben zu minimieren, den Informationsfluss zu verbessern und die Qualität der Geschäftsprozesse insgesamt zu steigern. Digitalisierte Geschäftsprozesse können Unternehmen dabei helfen, wettbewerbsfähiger zu sein, Ressourcen effektiver einzusetzen und auf veränderte Marktbedingungen flexibler zu reagieren.
Warum sollten KMUs Geschäftsprozesse digitalisieren?
Es gibt zahlreiche Unternehmensprozesse, die Sie täglich unnötig Zeit und Nerven kosten: Anträge stellen, Informationen verteilen, Fragen zu Vorgängen beantworten, Aufgaben delegieren und deren Bearbeitung kontrollieren. Dazu kommt meist noch die Interaktion mit diversen Softwaresystemen. All diese Routineaufgaben wickeln viele Unternehmen über Arbeitskräfte und Papier ab. Zettelwirtschaft, Chaos und fehlende Übersicht garantiert. Kurz: All diese Bereiche sind bereit für Ihre Digitale Transformation – also die Umwandlung von analogen zu digitalen, papierfreien Abläufen. Doch warum eigentlich?
Ganz einfach: Ziel der Digitalen Transformation ist es, Ihre individuellen Geschäftsprozesse so zu digitalisieren und zu automatisieren, dass nicht nur der manuelle Prozess abgelöst wird, sondern auch eine dauerhafte, vielschichtige Optimierung entsteht. Effizienz, erhöhte Agilität und Innovationskraft sind die erklärten Ziele.
Wesentliche Ziele digitaler Arbeitsprozesse sind:
Aufwand reduzieren
Komplexität reduzieren
Transparenz erhöhen
Prozesssicherheit und Standardisierung erzeugen
Prozessschritte nachweisbar dokumentieren
Datenverfügbarkeit und Kommunikation optimieren
Bearbeitungszeiten und Arbeitsschritte mittels digitaler Technologien reduzieren
Basis für Process Mining und Kontinuierlichen Verbesserungsprozess, KVP, schaffen
Welche Vorteile erzeugen digitale Geschäftsprozesse?
Geschäftsprozesse zu digitalisieren, erzeugt eine Vielzahl an Vorteilen, die sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Typisch sind folgende:
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Sie sparen Zeit
Drucken, sortieren, ausfüllen, weitergeben, nachfragen, beantworten. Eine gefühlte Ewigkeit vergeht, bis Sie Ihre Sitzplatzreservierung in der Hand halten – natürlich auf Papier. Viel schneller geht das digital – denn statt einzelner Schritte erwartet Sie ein einheitlicher, papierfreier Workflow mittels Workflow Engine.
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Sie sparen Geld
Das Argument ist nicht neu, aber immer wieder überzeugend: Zeit ist Geld – und weil Sie bei der Bearbeitung Ihrer Arbeitsprozesse künftig viel Zeit sparen, sparen Sie auch Geld.
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Sie sind gewappnet für die Zukunft …
… denn Sie gehen mit der Digitalen Transformation. Die Digitalisierung im Unternehmen schreitet voran. Viele mittelständische Unternehmen sind schon voll dabei und haben die ersten Schritte genommen. Sicher auch Sie – nutzen Sie die Potenziale, die Sie damit bereits gesetzt haben und starten Sie bestens aufgestellt in Ihre digitale Zukunft. Über Tools wie die Power Platform sind auch KI-Komponenten nutzbar – denken Sie nur mal an optische Belegerkennung, Erlernbarkeit von Gut-/Schlecht-Szenarien, Prognoseverfahren oder Chat- und Voicebots, wie sie kürzlich durch ChatGPT an Aufmerksamkeit gewonnen haben.
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Sie sind flexibel
Prozessoptimierung ist aufwändig? Muss nicht – eine passende Software-Lösung ist darauf ausgelegt, unkompliziert angepasst zu werden. Das geht so weit, dass Anpassungen teils sogar im laufenden Betrieb vorgenommen werden können, ohne Störungen zu verursachen.
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Sie bieten mehr als die Konkurrenz
Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Möglichkeiten: Weil Sie Ihre individuellen Geschäftsprozesse digitalisiert haben (und zwar so, dass sie zu Ihnen passen), sind Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus. Heute und morgen.
Geschäftsprozesse erfolgreich digitalisieren
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Darin erfahren Sie:
Welche Geschäftsprozesse können digitalisiert werden?
Die Antwort ist so erstaunlich wie einfach: alle oder jedenfalls beinahe alle. Weil sich letztendlich jeder Prozess durch Digitalisierung im Unternehmen automatisieren lässt, sind die Potenziale, Zeit zu sparen, immens. Häufig ist das Antragswesen, mit BANF, Kostenantrag, IT-Antrag, Reiseantrag, Schulungsantrag, ein erster Einstieg in das Thema.
Schauen wir uns das digitale Reisemanagement kurz an. Es erleichtert es, Dienstreisen einfach zu planen, zu beantragen sowie abzuwickeln. Über eine digitale Eingabemaske beantragen Sie die nötigen Reiseunterlagen, Zugfahrt, Hotel und Co. und erhalten die Bestätigungen ebenso digital in Ihr Postfach. Das hat gleich zwei Vorteile: Erstens ist die Bearbeitung einfacher, weil Sie aufwändige Papierprozesse vermeiden. Zweitens greifen Sie digital von überall auf all Ihre Daten und Unterlagen zu. Ticket daheim vergessen? Künftig kein Problem mehr.
Weitere Beispiele für Prozesse mit Digitalisierungspotenzial sind:
Marketingkampagnen
Haben Sie schonmal darüber nachgedacht, Augmented Reality oder Predictive Maintenance einzusetzen? Auch hier schlummern massig Potenziale, die Sie nur mit einem kleinen digitalen Setup zum Mehrwert erwecken können.
Wie lange dauert es, einen Geschäftsprozess zu digitalisieren?
Natürlich hängt die Antwort auf diese Frage vom Prozess und der jeweiligen Software-Lösung ab. Der eine Ablauf ist daher aufwändiger zu digitalisieren, der andere weniger. Doch grundsätzlich kann man sagen: Es kann schnell gehen, wenn Sie die passende Lösung als Mittel zur Digitalisierung wählen. Einfache Prozesse sind so häufig in Stunden statt Wochen zu realisieren.
Wie läuft die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ab?
Ein klassisches Vorgehensmodell bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen umfasst folgende Schritte:
mit der richtigen Software digitalisieren sich Ihre Geschäftsprozesse von ganz allein
Nun stellt sich noch die Frage der Fragen: Wie lässt sich all das umsetzen? Mit Software. Aber mit welcher? Es gibt verschiedene Möglichkeiten. Eine ist das klassische ERP-System. Mit Enterprise Resource Planning digitalisieren Sie die typischen Prozesse entlang Ihrer Supply Chain. Von der Forschung und Entwicklung über die Produktion bis hin zur Chargenverwaltung ist alles möglich. Eine weitere Variante ist Low-Code-Software. Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung, die ohne Programmierung auskommt und sich durch reine Konfiguration anpassen lässt. Besonders einfach funktioniert das, wenn sie als No-Code-Version verfügbar ist – wie bei der Microsoft Power Platform: Sie bringt zahlreiche Anwendungen mit, die Sie per Drag and Drop zusammenstellen, um Ihren digitalen Geschäftsprozess zu realisieren. Besonders geeignet ist Low-Code-Software für administrative und Nebenprozesse.
Für Sie als Nutzer bedeutet das: passgenaue Lösungen mit wenig Aufwand und in kurzer Zeit. Übrigens: Weil sich Anforderungen immer wieder ändern können, kann das auch Ihre Low-Code-Software. Das System ist darauf ausgelegt, im laufenden Betrieb angepasst zu werden. So erhalten Sie digitalisierte Geschäftsprozesse, die mit Ihnen dynamisch mitwachsen.
Low-Code-Software: Individuell auf Sie zugeschnitten und doch Standard
Sicher, jeder Prozess und jedes Vorgehen ist individuell. Dennoch gibt es bestimmte Kategorien, die sich stark ähneln. Warum also das Rad immer wieder neu erfinden, wenn man auch von bereits gemachten Erfahrungen profitieren kann? Aus diesem Grund bieten wir unseren Kunden Templates für einen schnellen Einstieg. Sie beinhalten ein umfangreiches Grundgerüst und können dann passgenau an Ihre spezifischen Anforderungen anpasst werden. Schnell, unkompliziert, effizient.
Sie wollen Ihre Geschäftsprozesse auch endlich digitalisieren und massig Zeit sowie Ressourcen einsparen? Kommen Sie auf uns zu.
