Geschäftsprozesse digitalisieren: Digitale Potenziale nutzen

Wie wichtig es ist, die eigene Wert­schöpfungs­kette zu digitalisieren, haben bereits viele Unternehmen erkannt. Doch schlummern dort nicht noch viel mehr Potenziale?

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18. April 2023

Head of Power Platform & AI

Zahlreiche alltägliche Prozesse beschäftigen Sie als mittelständisches Unternehmen, rauben wertvolle Zeit, kosten massig Ressourcen und führen nicht selten zu finanziellen Aufwänden. Digitalisiert lassen sie sich nicht nur schneller, sondern auch sicherer sowie transparenter ver­wirklichen. Sie geraten im Berufsalltag immer wieder an Ihre zeitliche Grenze? Sie möchten wissen, welche Vorteile die Digi­talisierung von Geschäftsprozessen mit sich bringt, wie sie sich umsetzen lässt und welche Lösung dahintersteckt? Im Blog­beitrag verrät Matthias Sebald, Head of Power Platform & AI bei YAVEON, was sich hinter erfolgreicher Prozessdigitalisierung verbirgt.

Was bedeutet Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung von herkömmlichen, analogen, manuellen oder papierbasierten Geschäftsprozessen in digitale Abläufe. Durch die Anwendung von Software werden diese Prozesse nun automatisiert und in effiziente Workflows umgewandelt.

Ziel ist es, analoge Aufgaben zu minimieren, den Informationsfluss zu verbessern und die Qualität der Geschäftsprozesse insgesamt zu steigern. Digitalisierte Geschäftsprozesse können Unternehmen dabei helfen, wettbewerbsfähiger zu sein, Ressourcen effektiver einzusetzen und auf veränderte Marktbedingungen flexibler zu reagieren.

Warum sollten KMUs Geschäftsprozesse digitalisieren?

Es gibt zahlreiche Unternehmensprozesse, die Sie täglich unnötig Zeit und Nerven ko­sten: Anträge stellen, Informationen ver­teilen, Fragen zu Vorgängen beantworten, Aufgaben delegieren und deren Bearbeitung kontrollieren. Dazu kommt meist noch die Interaktion mit diversen Softwaresystemen. All diese Routineaufgaben wickeln viele Unternehmen über Arbeitskräfte und Papier ab. Zettelwirtschaft, Chaos und fehlende Übersicht garantiert. Kurz: All diese Bereiche sind bereit für Ihre Digitale Transformation – also die Umwandlung von analogen zu digi­talen, papierfreien Abläufen. Doch warum eigentlich?

Ganz einfach: Ziel der Digitalen Trans­formation ist es, Ihre indi­viduellen Ge­schäfts­prozesse so zu digitalisieren und zu automatisieren, dass nicht nur der manuelle Prozess abgelöst wird, sondern auch eine dauerhafte, vielschichtige Optimierung ent­steht. Effizienz, erhöhte Agilität und Inno­vationskraft sind die erklärten Ziele.

Wesentliche Ziele digitaler Arbeitsprozesse sind:

Aufwand reduzieren

Komplexität reduzieren

Transparenz erhöhen

Prozesssicherheit und Standardisierung erzeugen

Prozessschritte nachweisbar doku­mentieren

Datenverfügbarkeit und Kommunikation optimieren

Bearbeitungszeiten und Arbeitsschritte mittels digitaler Technologien reduzieren

Basis für Process Mining und Kontinuierlichen Verbesserungsprozess, KVP, schaffen

Welche Vorteile erzeugen digitale Geschäftsprozesse?

Geschäftsprozesse zu digitalisieren, erzeugt eine Vielzahl an Vorteilen, die sich von Unternehmen zu Unternehmen unter­scheiden. Typisch sind folgende:

  • Sie sparen Zeit

    Drucken, sortieren, ausfüllen, weitergeben, nachfragen, be­antworten. Eine gefühlte Ewigkeit vergeht, bis Sie Ihre Sitz­platz­reservierung in der Hand halten – natürlich auf Papier. Viel schneller geht das digital – denn statt einzel­ner Schritte erwartet Sie ein einheit­licher, papierfreier Workflow mittels Workflow Engine.

  • Sie sparen Geld

    Das Argument ist nicht neu, aber immer wieder überzeugend: Zeit ist Geld – und weil Sie bei der Be­ar­beitung Ihrer Arbeitsprozesse künf­tig viel Zeit sparen, sparen Sie auch Geld.

  • Sie sind gewappnet für die Zukunft …

    … denn Sie gehen mit der Digitalen Transformation. Die Digitalisierung im Unternehmen schreitet voran. Viele mittelständische Unternehmen sind schon voll dabei und haben die ersten Schritte genommen. Sicher auch Sie – nutzen Sie die Potenziale, die Sie damit bereits gesetzt haben und starten Sie bestens aufgestellt in Ihre digitale Zukunft. Über Tools wie die Power Platform sind auch KI-Komponenten nutzbar – denken Sie nur mal an optische Beleg­erkennung, Erlernbarkeit von Gut-/Schlecht-Szenarien, Prognose­verfahren oder Chat- und Voicebots, wie sie kürzlich durch ChatGPT an Aufmerksamkeit gewonnen haben.

  • Sie sind flexibel

    Prozessoptimierung ist aufwändig? Muss nicht – eine passende Software-Lösung ist darauf aus­gelegt, unkompliziert angepasst zu werden. Das geht so weit, dass Anpassungen teils sogar im lau­fenden Betrieb vorgenommen wer­den können, ohne Störungen zu verursachen.

  • Sie bieten mehr als die Konkurrenz

    Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Möglich­keiten: Weil Sie Ihre indi­viduellen Geschäftsprozesse digitalisiert haben (und zwar so, dass sie zu Ihnen passen), sind Sie der Konkur­renz einen Schritt voraus. Heute und morgen.

Geschäftsprozesse erfolgreich digitalisieren

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Darin erfahren Sie:

  • wie Sie die Prozesse identifizieren, die Sie unbedingt digitalisieren sollten,
  • welche Störungen die Prozesse vieler Unternehmen blockieren,
  • mit welchen Ansatzpunkten Sie die Problematik lösen können
  • und noch viel mehr.

Welche Geschäftsprozesse können digitalisiert werden?

Die Antwort ist so erstaunlich wie einfach: alle oder jedenfalls beinahe alle. Weil sich letztendlich jeder Prozess durch Digi­tali­sierung im Unternehmen automatisieren lässt, sind die Potenziale, Zeit zu sparen, immens. Häufig ist das Antragswesen, mit BANF, Kostenantrag, IT-Antrag, Reiseantrag, Schulungsantrag, ein erster Einstieg in das Thema.

Schauen wir uns das digitale Reise­management kurz an. Es erleichtert es, Dienst­reisen einfach zu planen, zu be­antragen sowie abzuwickeln. Über eine digitale Eingabemaske beantragen Sie die nötigen Reiseunterlagen, Zugfahrt, Hotel und Co. und erhalten die Bestätigungen ebenso digital in Ihr Postfach. Das hat gleich zwei Vorteile: Erstens ist die Bearbeitung ein­facher, weil Sie aufwändige Papier­prozesse vermeiden. Zweitens greifen Sie digital von überall auf all Ihre Daten und Unterlagen zu. Ticket daheim vergessen? Künftig kein Problem mehr.

Weitere Beispiele für Prozesse mit Digitalisierungspotenzial sind:

Haben Sie schonmal darüber nachgedacht, Augmented Reality oder Predictive Main­tenance einzusetzen? Auch hier schlummern massig Potenziale, die Sie nur mit einem kleinen digitalen Setup zum Mehrwert erwecken können.

Wie lange dauert es, einen Geschäftsprozess zu digitalisieren?

Natürlich hängt die Antwort auf diese Frage vom Prozess und der jeweiligen Software-Lösung ab. Der eine Ablauf ist daher auf­wändiger zu digitalisieren, der andere we­niger. Doch grundsätzlich kann man sagen: Es kann schnell gehen, wenn Sie die pas­sende Lösung als Mittel zur Digitalisierung wählen. Einfache Prozesse sind so häufig in Stunden statt Wochen zu realisieren.

Wie läuft die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ab?

Ein klassisches Vorgehensmodell bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen umfasst folgende Schritte:

1. Überblick verschaffen und geeignete Prozesse erkennen

Im ersten Schritt sollten Sie all Ihre Prozesse sammeln und zusammenfassen. Ziel ist es, eine Digitalisierungsstrategie zu erstellen. Für viele Unternehmen ist es hilfreich, auf die Unterstützung eines erfahrenen Digitali­sierungs­partners zu setzen.

2. Bewertung des aktuellen Digitalisierungsgrads

Haben Sie Ihre Übersicht erstellt, gehen Sie jeden Prozess durch und überlegen, wie weit die Digitalisierung im Unternehmen hierfür bereits fortgeschritten ist. Typische Kate­gorien sind:

  • Der Prozess erfolgt vollständig analog.
  • Der Prozess erfolgt teils digital zum Beispiel mit Excel.
  • Der Prozess erfolgt größtenteils digital über Software.
  • Der Prozess erfolgt vollständig digital.

3. Kosten-Nutzen-Faktor analy­sieren

Stellen Sie sich nun Fragen zu den Themen „Welche Kosten erzeugt die Digitalisierung und welchen Nutzen erzielen wir dadurch?“. Typisch sind Fragen wie:

  • Wird der Prozess häufig oder selten durchlaufen?
  • Wie problematisch ist der Prozess heute?
  • Dauert der Prozess zu lange?
  • Lässt sich viel Zeit sparen?
  • Braucht der Prozess mehr Sicherheit, Standardisierung oder Transparenz?

4. Priorisieren

Als Ergebnis der vorherigen Schritte erhalten Sie eine Liste, die Sie nun priorisieren kön­nen. Ganz oben stehen die Prozesse, die den größten Nutzen spenden werden.

5. Vorgehensweise und Ziele definieren

Nun geht es daran ein Vorgehen festzulegen, wie Ihre Digitalisierung verlaufen soll und welche Ziele Sie erreichen wollen. Sie defi­nieren dafür unter anderem die genauen An­forderungen, das Zeitfenster, beteiligte Personen und den Kostenrahmen. Zudem legen Sie das Medium fest, mit dem die Digi­talisierung Realität werden soll, also die passende Software.

6. Umsetzen der Prozessdigitalisierung

Ihre Digitalisierungsstrategie steht. Auf geht’s, die eigentliche Digitalisierung kann starten. Schritt für Schritt, Prozess für Pro­zess durchlaufen Sie den Weg vom analogen Ablauf zum automatisierten Workflow. Los geht es mit dem Prozess, den Sie zuvor am höchsten priorisiert hatten. Doch Achtung, gehen Sie nicht zu viele Pro­zesse auf einmal an. Um maximale Qualität, reibungslose Abläufe und Akzeptanz zu erzielen, sollten Sie die Geschäftsprozesse einzeln be­trachten.

7. Erfolge messen

Zu jedem guten abgeschlossenen Projekt gehört ein Fazit: Haben Sie Ihre gesteckten Ziele erreicht? Hat sich Ihr Aufwand redu­ziert, arbeiten Sie transparenter und ver­meiden Sie Fehler? Werten Sie aus, ob Ihre Prozesse genau da angelangt sind, wo sie sein sollen. Falls Sie noch Verbesserungs­potenziale erkennen, beginnt eine Prozess­optimierung.

mit der richtigen Software digitalisieren sich Ihre Geschäftsprozesse von ganz allein

Nun stellt sich noch die Frage der Fragen: Wie lässt sich all das umsetzen? Mit Soft­ware. Aber mit welcher? Es gibt ver­schiedene Möglichkeiten. Eine ist das klassische ERP-System. Mit Enterprise Resource Planning digitalisieren Sie die typischen Prozesse entlang Ihrer Supply Chain. Von der Forschung und Entwicklung über die Produktion bis hin zur Chargen­verwaltung ist alles möglich. Eine weitere Variante ist Low-Code-Software. Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung, die ohne Programmierung auskommt und sich durch reine Konfiguration anpassen lässt. Besonders einfach funktioniert das, wenn sie als No-Code-Version verfügbar ist – wie bei der Microsoft Power Platform: Sie bringt zahlreiche Anwendungen mit, die Sie per Drag and Drop zusammenstellen, um Ihren digitalen Geschäftsprozess zu realisieren. Besonders geeignet ist Low-Code-Software für administrative und Nebenprozesse. 

Software für Prozessdigitalisierung

Für Sie als Nutzer bedeutet das: passgenaue Lösungen mit wenig Aufwand und in kurzer Zeit. Übrigens: Weil sich Anforderungen immer wieder ändern können, kann das auch Ihre Low-Code-Software. Das System ist darauf ausgelegt, im laufenden Betrieb an­gepasst zu werden. So erhalten Sie digi­talisierte Geschäftsprozesse, die mit Ihnen dynamisch mitwachsen.

Low-Code-Software: Individuell auf Sie zugeschnitten und doch Standard

Sicher, jeder Prozess und jedes Vorgehen ist individuell. Dennoch gibt es bestimmte Kate­gorien, die sich stark ähneln. Warum also das Rad immer wieder neu erfinden, wenn man auch von bereits gemachten Erfahr­ungen profitieren kann? Aus diesem Grund bieten wir unseren Kunden Templates für einen schnellen Einstieg. Sie beinhalten ein umfangreiches Grundgerüst und können dann passgenau an Ihre spezifischen An­forderungen anpasst werden. Schnell, unkompliziert, effizient.

Sie wollen Ihre Geschäftsprozesse auch endlich digitalisieren und massig Zeit sowie Ressourcen einsparen? Kommen Sie auf uns zu.

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