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Änderungsmanagement
Was ist Änderungsmanagement?
Änderungsmanagement meint den strukturierten Steuerungsprozess für qualitäts- sowie regulatorisch relevante Änderungen. Der Prozessablauf ist klar definiert und läuft immer nach einem festen Schema ab. Die Aktivitäten werden immer dann angepasst, wenn sich die Rahmenbedingungen geändert haben. Im Englischen wird Änderungsmanagement als Change Management bezeichnet. Allgemein gängig ist auch der Begriff Change Control-Verfahren.
Warum ist Änderungsmanagement wichtig?
Änderungsmanagement ist fester Bestandteil von Qualitätsmanagementsystemen. Ziel ist es, Änderungen kontrolliert, dokumentiert und unter Beachtung des potenziellen Risikos gesteuert durchzuführen.
Tendenziell kommt es zu immer mehr Änderungen an Vorhaben und Projekten, die durch interne oder externe Faktoren ausgelöst sein können. Änderungsmanagement stellt sicher, dass die Änderungen konsequent und den Ansprüchen des Qualitätsmanagements entsprechend umgesetzt werden können. Außerdem behalten Unternehmen dank Änderungsmanagement im Blick, dass nicht zu viele Änderungen gleichzeitig umgesetzt werden.
Typische Auslöser für Änderungen sind:
- Nicht Konformitäten in Bezug auf die Qualität & CAPAs
- Die Anforderungen von Partnern oder Lieferanten ändern sich
- Analysen ergeben neue Erkenntnisse
- Gesetze, Normen oder Regularien verändern die Rahmenbedingungen
- Das Unternehmen verändert seine Ausrichtung oder seine Strategie
- Geplante Mitarbeiter sind nicht verfügbar, beispielsweise aufgrund von Krankheit oder Fluktuation
- Geschäftsprozesse werden digitalisiert oder eine agile Organisationsstruktur eingeführt
- Neue IT-Systeme werden eingeführt
- Der Kostendruck steigt
Welche Bedeutung hat Änderungsmanagement für Unternehmen?
Weil sich Unternehmen mit immer mehr Änderungen konfrontiert sehen, gewinnt das Änderungsmanagement verstärkt an Bedeutung. Es sind externe und interne Veränderungen, die Unternehmen beschäftigen. Ursache für interne Veränderungen kann das Bedürfnis nach Verbesserungen an Dienstleistungen, den Strukturen im Unternehmen oder auch an Produkte sein. Externe Veränderungen kommen unter anderem durch Wettbewerbsdruck sowie immer kürzere Produkt- und Innovationszyklen zustande.
Beim Änderungsmanagement handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess. Es ist wichtig zu beachten, dass Änderungen nicht einmalig im Projektverlauf erfolgen, sondern regelmäßig stattfinden können.
In welchen Branchen ist Änderungsmanagement relevant?
Änderungsmanagement kann für jede Branche, aber auch einzelne Abteilungen eine Unterstützung sein und Veränderungen erleichtern. Teilweise ist das Change Management sogar gesetzlich vorgeschrieben. Besonders häufig wird Änderungsmanagement jedoch in folgenden Branchen und Abteilungen eingesetzt:
- Automobilindustrie
- Luftfahrt
- Maschinen- und Anlagenbau
- Produktion
- Handel
- Konstruktion
- Unternehmen aus dem regulierten Umfeld wie Medizintechnik, Pharma, Biotechnologie, Chemie, Lebensmittel und Kosmetik
Wie läuft ein Änderungsmanagement-Prozess ab?
Um einen Änderungsmanagement-Prozess erfolgreich umzusetzen ist es wichtig, Änderungen strukturiert durchzuführen. Dazu gehört auch die Methode der offenen Kommunikation. Ist dies nicht der Fall, kann es zu Intransparenz, Missverständnissen und doppeltem Arbeitsaufwand kommen. Das Ergebnis ist meist Frust und die Verschwendung von Ressourcen. Um das zu vermeiden, sollten sich Unternehmen an den definierten Änderungsprozess halten. Dieser besteht aus fünf Schritten:
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1. Identifikation von Änderungsbedarfen Ein Änderungsbedarf lässt sich erkennen, wenn von einem ursprünglichen Plan signifikant abgewichen wird.
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2. Formulieren des Änderungsantrags Die Person, die die Änderung initiiert ist verpflichtet, den Änderungsantrag entsprechend zu dokumentieren.
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3. Beratung und Bewertung Sobald der Änderungsantrag vollständig ist, berät das Projektteam darüber unter Führung der Projektleitung.
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4. Entscheidung Auf Grundlage der Beratung wird über den Änderungsantrag entschieden, die Entscheidungsgewalt obliegt der Projektleitung.
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5. Konsequentes Durchführen Ist der Änderungsantrag angenommen, geht es darum, alle Dokumente und Schritte konsequent zu ändern. Nur, wenn die Änderungen konsequent umgesetzt werden, ist ein Projekterfolg möglich und die Projektziele können erreicht werden.
Um im Unternehmen eine dauerhafte Transparenz zu erzielen, ist eine Dokumentation wichtig. Dabei werden die wesentlichen Änderungsschritte sowie die folgenden Eckdaten festgehalten:
- Nummer der Änderung
- Datum und Titel
- Name des Initiators
- Status
- Änderungsbeschreibung
- Priorität
- Datum, an dem die Genehmigung erfolgte
- Verantwortliche Person
- Datum, bis wann die Änderung abgeschlossen sein soll
- Wichtige Bemerkungen
Wie kann Änderungsmanagement unterstützt werden?
Um den Prozessablauf des Änderungsmanagement zu vereinfachen, setzen viele Unternehmen auf die Methoden von Software. Sie ist in der Lage, die Änderungsprozesse zu überwachen und umgesetzte Änderungen an Produkten und Prozessen zu kontrollieren, zu koordinieren und mit wenig Aufwand umzusetzen. Dank Software verlaufen Änderungsprozesse vollständig digital, papiergetriebene Prozesse gehören der Vergangenheit an.
Für jede Änderung gewappnet
Wir wissen alle: Änderungen gibt es immer wieder. Mit einer guten ERP-Lösung sind Sie darauf vorbereitet und jederzeit reaktionsfähig.
Worum handelt es sich bei technischem Änderungsmanagement?
Technisches Änderungsmanagement legt seinen Fokus auf die Änderung von Zeichnungen, Prozessen, Produktteilen oder Geräten. Der Änderungsprozess im technischen Bereich gewährleistet die Qualität und die Sicherheit der Produkte und spielt im regulierten Umfeld eine besonders große Rolle.
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