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Prozessoptimierung
Was ist Prozessoptimierung?
Prozessoptimierung ist ein systematisches Vorgehen, um bestehende Arbeitsprozesse in Unternehmen zu verbessern. Es handelt sich dabei keinesfalls um eine einmalige Aktion, sondern um einen stetigen Prozess, der in Etappen durchlaufen wird.
Was sind die Ziele von Prozessoptimierung?
Grundsätzlich verfolgt die Prozessoptimierung das Ziel, Schwachstellen von Unternehmen zumeist in Prozessen durch Optimierungsmaßnahmen zu beseitigen. Typischerweise handelt es sich dabei um folgende:
- Kosten senken, indem interne Abläufe optimiert und Aufwand reduziert werden.
- Kommunikation verbessern, indem die internen und externen Kommunikationswege verkürzt werden.
- Arbeit effizienter gestalten, indem Maschinen optimal ausgelastet werden.
- Material- und Zeitverschwendung vermeiden, indem der Einsatz von Ressourcen optimiert wird.
- Produktivität steigern, indem regelmäßige Unternehmensprozesse automatisiert werden.
- Durchlaufzeiten von Wirtschaftsgütern verkürzen, beispielsweise indem der Material- und Informationsfluss analysiert werden.
- Unfälle vermeiden, indem beispielsweise Sicherheitskleidung zum Einsatz kommt und Markierungen auf Gefahren hinweisen.
- Flächen besser nutzen, indem Abteilungen intern anders angeordnet und Maschinen passgenauer platziert werden.
- Gesundheit und Work-Life-Balance in den Fokus nehmen, indem aktuelle Arbeitsmuster hinterfragt und verbessert werden.
Welche Methoden gibt es für die Prozessoptimierung?
Klassische Methoden zur Prozessoptimierung sind:
- Total Quality Management (TQM)
- Six-Sigma-Methode
- Lean Manufacturing
- Kontinuierliche Verbesserung (Kaizen)
Zudem kommen häufig folgende Methoden zum Einsatz:
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PDCA-Zyklus
Der PDCA-Zyklus beschreibt die vier Phasen, die bei der Optimierung von Prozessen durchlaufen werden: Plan, Do, Check und Act. Er ist zentraler Bestandteil des Gedanken der ISO 9001.
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5-Why-Methode
Die 5-Why-Methode kommt zum Einsatz, um eine Fehler-Ursachenanalyse durchzuführen. Indem fünf Mal die Frage „Warum ist das so?“ gestellt wird, wird ein bestimmter Sachverhalt analysiert und so die zugrundeliegende Ursache identifiziert.
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Geschäftsprozessmanagement (BPM)
Geschäftsprozessmanagement oder Business Process Management (BPM) verbessert Geschäftsprozesse der Wertschöpfungskette. Dafür werden diese erfasst, dokumentiert, gestaltet, kommuniziert, geplant, realisiert, gesteuert, diskutiert und verbessert.
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Kreativitätstechniken
Die bekannteste Kreativitätstechnik ist das Brainstorming, bei dem möglichst viele Einfälle gesammelt werden. Eine weitere Kreativitätstechnik ist die Mindmap, bei der das zentrale Thema in der Mitte steht und darum herum Ideen gesammelt werden.
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Morphologischer Kasten
Innerhalb eines morphologischen Kastens erfolgt die Gegenüberstellung verschiedener Attribute und Ausprägungen, die eine Reihe neuer Lösungen hervorbringen.
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Ishikawa-Diagramm
Es untersucht das Verhältnis zwischen Ursache und Wirkung, indem ein Ziel oder Problem auf der rechten Seite eines Papiers festgehalten wird. Ein Pfeil, der unterschiedliche Ursachen umfasst, zeigt darauf mit der Absicht, Hauptursachen zu identifizieren.
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FMEA-Methode
Die FMEA-Methode ist eine Analyse von Fehlermöglichkeiten und -einflüssen. Sie umfasst außerdem die möglichen Arten von Fehlern sowie Maßnahmen, um diese zu vermeiden.
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REFA-Methode
Die REFA-Methode legt ihren Fokus auf die Gestaltung der Arbeit, Betriebsorganisation sowie Unternehmensentwicklung. Dafür setzt sie sich zusammen aus Methoden der Datenerfassung sowie gestalterischen und deskriptiven Methoden der Arbeitsanalytik.
Wie sehen Ansätze zur Prozessoptimierung in den verschiedenen Bereichen aus?
1. Produktion
Werden Prozesse in der Produktion optimiert, geht es meist darum:
- die Produktivität zu erhöhen
- Produktionskosten zu senken
- Qualität zu verbessern
- Unfälle und den Einsatz von Ressourcen zu reduzieren
- Auslastung zu verbessern
2. Logistik
Prozessoptimierung für die Logistik ziel meist darauf ab:
- die Durchlaufzeiten zu verbessern
- die Liefertermintreue zu erhöhen
- Bestände effizient und gering zu halten ohne Fehlbestände zu riskieren
- die Kapazitätsauslastung hoch und konstant zu halten
3. Digitalisierung
Prozessoptimierung im Rahmen der Digitalisierung soll typischerweise:
- Kosten senken
- Abläufe automatisieren
- manuelle Arbeiten reduzieren
4. Rechnungswesen
Für den Bereich des Rechnungswesens wird die Prozessoptimierung genutzt, um:
- den Kontenplan zu optimieren
- Prozesse zu automatisieren und zu standardisieren
- Kosten zu reduzieren
- die Qualität zu erhöhen
- Reportings zu vereinheitlichen
So sinken die Kosten und die Ergebnisse steigen
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Welche Vorgehensweise dient der Prozessoptimierung?
Die Optimierung von Prozessen wird in verschiedenen Phasen durchlaufen:
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1. Vorbereitung
In der Vorbereitungsphase wird das gesamte Projekt organisiert. Folgende Punkte werden dabei definiert:
- Wer ist beteiligt?
- Wer übernimmt die Organisationsleitung?
- Welcher Bereich im Unternehmen wird betrachtet?
- Welche Kommunikationsstrategie soll herangezogen werden?
Das Ergebnis der Vorbereitungsphase ist ein Modell, wie der Vorgang der Prozessoptimierung aussehen soll.
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2. Analyse von Potenzialen
Nun geht es darum, die Prozesse im Unternehmen auszumachen, die sich für eine Prozessoptimierung eignen.
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3. Redesign festlegen
In der dritten Phase geht es darum, den gewählten Prozess neu zu gestalten und umzustrukturieren.
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4. Umsetzung der eigentlichen Prozessoptimierung
Sind die ersten drei Schritte durchlaufen, erfolgt die eigentliche Umsetzung der Geschäftsprozessoptimierung. Für einen reibungslosen Ablauf bietet sich Change-Management an.
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5. Nachbereitung
Im letzten Schritt steht die Überwachung der optimierten Prozesse sowie die Messung der erbrachten Leistung im Fokus. So können Unternehmen festlegen, ob die Änderungen erfolgreich waren.
Was sind Beispiele für die Prozessoptimierung?
Typische Beispiele für Prozessoptimierung sind:
- Kundenportal-Software
- Lieferantenportal-Software
- Digitale Urlaubsverwaltung
- BANF
- Augmented Reality Anwendungen
- Marketingkampagnen
- Predictive Maintenance
- KI-basierte Chatbots
- IT-Anträge
- Digitales Reisemanagement
Wie unterstützt Software bei der Prozessoptimierung?
Prozessoptimierung ist besonders in Zeiten der Digitalisierung meist ein softwaregestütztes Projekt. Gerade um komplexe betriebliche Prozesse zu optimieren, eignen sich Softwarelösungen wie beispielsweise ERP-Systeme. Eine weitere Möglichkeit, die Prozessoptimierung zu realisieren, sind Low-Code-Lösungen wie die Microsoft Power Platform. Sie setzt sich aus verschiedenen Modulen zusammen, von denen Power Automate die größte Rolle zur Prozessoptimierung spielt, denn damit lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren.
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