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Prozessoptimierung

Was ist Prozess­optimierung?

Prozessoptimierung ist ein systematisches Vorgehen, um bestehende Arbeitsprozesse in Unternehmen zu verbessern. Es handelt sich dabei keinesfalls um eine einmalige Aktion, sondern um einen stetigen Prozess, der in Etappen durchlaufen wird.

Was sind die Ziele von Prozessoptimierung?

Grundsätzlich verfolgt die Prozess­opti­mierung das Ziel, Schwachstellen von Unternehmen zumeist in Prozessen durch Optimierungsmaßnahmen zu beseitigen. Typischerweise handelt es sich dabei um folgende:

  • Kosten senken, indem interne Abläufe optimiert und Aufwand reduziert werden.
  • Kommunikation verbessern, indem die internen und externen Kommunikationswege verkürzt werden.
  • Arbeit effizienter gestalten, indem Maschinen optimal ausgelastet werden.
  • Material- und Zeitverschwendung vermeiden, indem der Einsatz von Ressourcen optimiert wird.
  • Produktivität steigern, indem regelmäßige Unternehmens­prozesse automatisiert werden.
  • Durchlaufzeiten von Wirtschafts­gütern verkürzen, beispielsweise indem der Material- und Informations­fluss analysiert werden.
  • Unfälle vermeiden, indem beispiels­weise Sicherheitskleidung zum Einsatz kommt und Markierungen auf Gefahren hinweisen.
  • Flächen besser nutzen, indem Abteilungen intern anders angeordnet und Maschinen passgenauer platziert werden.
  • Gesundheit und Work-Life-Balance in den Fokus nehmen, indem aktuelle Arbeitsmuster hinterfragt und verbessert werden.

Welche Methoden gibt es für die Prozess­optimierung?

Klassische Methoden zur Prozess­optimierung sind:

  • Total Quality Management (TQM)
  • Six-Sigma-Methode
  • Lean Manufacturing
  • Kontinuierliche Verbesserung (Kaizen)

Zudem kommen häufig folgende Methoden zum Einsatz:

  • PDCA-Zyklus

    Der PDCA-Zyklus beschreibt die vier Phasen, die bei der Opti­mierung von Prozessen durch­laufen werden: Plan, Do, Check und Act. Er ist zentraler Bestand­teil des Gedanken der ISO 9001.

  • 5-Why-Methode

    Die 5-Why-Methode kommt zum Einsatz, um eine Fehler-Ursachenanalyse durchzuführen. Indem fünf Mal die Frage „Warum ist das so?“ gestellt wird, wird ein bestimmter Sachverhalt analysiert und so die zugrundeliegende Ursache identifiziert.

  • Geschäfts­prozessmanagement (BPM)

    Geschäftsprozessmanagement oder Business Process Manage­ment (BPM) verbessert Ge­schäfts­pro­zesse der Wert­schöpfungskette. Dafür werden diese erfasst, dokumentiert, gestaltet, kommuniziert, geplant, realisiert, gesteuert, diskutiert und verbessert.

  • Kreativitätstechniken

    Die bekannteste Kreativitäts­technik ist das Brainstorming, bei dem möglichst viele Einfälle gesammelt werden. Eine weitere Kreativitätstechnik ist die Mindmap, bei der das zentrale Thema in der Mitte steht und darum herum Ideen gesammelt werden.

  • Morphologischer Kasten

    Innerhalb eines morphologischen Kastens erfolgt die Gegenüberstellung verschiedener Attribute und Ausprägungen, die eine Reihe neuer Lösungen hervorbringen.

  • Ishikawa-Diagramm

    Es untersucht das Verhältnis zwischen Ursache und Wirkung, indem ein Ziel oder Problem auf der rechten Seite eines Papiers festgehalten wird. Ein Pfeil, der unterschiedliche Ursachen umfasst, zeigt darauf mit der Absicht, Hauptursachen zu identifizieren.

  • FMEA-Methode

    Die FMEA-Methode ist eine Analyse von Fehler­möglich­keiten und -einflüssen. Sie umfasst außerdem die mö­glichen Arten von Fehlern sowie Maßnahmen, um diese zu vermeiden.

  • REFA-Methode

    Die REFA-Methode legt ihren Fokus auf die Gestaltung der Arbeit, Betriebsorganisation sowie Unternehmens­ent­wicklung. Dafür setzt sie sich zusammen aus Methoden der Datenerfassung sowie gestal­terischen und deskriptiven Methoden der Arbeitsanalytik.

Wie sehen Ansätze zur Prozessoptimierung in den verschiedenen Bereichen aus?

1. Produktion

Werden Prozesse in der Produktion optimiert, geht es meist darum:

  • die Produktivität zu erhöhen
  • Produktionskosten zu senken
  • Qualität zu verbessern
  • Unfälle und den Einsatz von Ressourcen zu reduzieren
  • Auslastung zu verbessern

2. Logistik

Prozessoptimierung für die Logistik ziel meist darauf ab:

  • die Durchlaufzeiten zu verbessern
  • die Liefertermintreue zu erhöhen
  • Bestände effizient und gering zu halten ohne Fehlbestände zu riskieren
  • die Kapazitätsauslastung hoch und konstant zu halten

3. Digitalisierung

Prozessoptimierung im Rahmen der Digitalisierung soll typischerweise:

  • Kosten senken
  • Abläufe automatisieren
  • manuelle Arbeiten reduzieren

4. Rechnungswesen

Für den Bereich des Rechnungswesens wird die Prozessoptimierung genutzt, um:

  • den Kontenplan zu optimieren
  • Prozesse zu automatisieren und zu standardisieren
  • Kosten zu reduzieren
  • die Qualität zu erhöhen
  • Reportings zu vereinheitlichen

So sinken die Kosten und die Ergebnisse steigen

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Icons Bestandteile Power Platform

Welche Vorgehensweise dient der Prozessoptimierung?

Die Optimierung von Prozessen wird in verschiedenen Phasen durchlaufen:

  • 1. Vorbereitung

    In der Vorbereitungsphase wird das gesamte Projekt organisiert. Folgende Punkte werden dabei definiert:

    • Wer ist beteiligt?
    • Wer übernimmt die Organisationsleitung?
    • Welcher Bereich im Unternehmen wird betrachtet?
    • Welche Kommunikationsstrategie soll herangezogen werden?

    Das Ergebnis der Vorbereitungsphase ist ein Modell, wie der Vorgang der Prozessoptimierung aussehen soll.

  • 2. Analyse von Potenzialen

    Nun geht es darum, die Prozesse im Unternehmen auszumachen, die sich für eine Prozessoptimierung eignen.

  • 3. Redesign festlegen

    In der dritten Phase geht es darum, den gewählten Prozess neu zu gestalten und umzustrukturieren.

  • 4. Umsetzung der eigentlichen Prozessoptimierung

    Sind die ersten drei Schritte durchlaufen, erfolgt die eigentliche Umsetzung der Geschäftsprozessoptimierung. Für einen reibungslosen Ablauf bietet sich Change-Management an.

  • 5. Nachbereitung

    Im letzten Schritt steht die Überwachung der optimierten Prozesse sowie die Messung der erbrachten Leistung im Fokus. So können Unternehmen festlegen, ob die Änderungen erfolgreich waren.

Was sind Beispiele für die Prozess­opti­mier­ung?

Typische Beispiele für Prozessoptimierung sind:

Wie unterstützt Software bei der Prozess­optimierung?

Prozessoptimierung ist besonders in Zeiten der Digitalisierung meist ein softwaregestütztes Projekt. Gerade um komplexe betriebliche Prozesse zu optimieren, eignen sich Softwarelösungen wie beispielsweise ERP-Systeme. Eine weitere Möglichkeit, die Prozess­opti­mierung zu realisieren, sind Low-Code-Lösungen wie die Microsoft Power Platform. Sie setzt sich aus verschiedenen Modulen zusammen, von denen Power Automate die größte Rolle zur Prozess­optimierung spielt, denn damit lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren.

Inhalte
  1. Definition
  2. Ziele
  3. Methoden
  4. Arbeitsbereiche
  5. Vorgehensweisen
  6. Beispiele
  7. Software

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Autor

PreSales Consultant und ehemaliger Microsoft Dynamics 365 Business Central Projektleiter- Hannes kennt das ERP-Umfeld und den kompletten Ablauf eines ERP-Projekts aus dem Effeff. Während der Arbeit gibt er immer 120% und ist erst dann zufrieden, wenn es der Kunde auch ist.

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