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Prozessmanagement

Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement wird im Englischen als Business Process Management (BPM) bezeichnet und beschreibt eine Methode, mit der Geschäftsprozesse zielgerichtet gestaltet und optimiert werden. Im Fokus stehen dabei die Analyse, das Modellieren und Implementieren sowie die Überwachung und Weiterentwicklung der Geschäftsabläufe. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um digitales Prozessmanagement. Ein Synonym ist Geschäftsprozessmanagement.

Was gehört zum Prozessmanagement?

Die wichtigste Aufgabe des Business Process Management ist die Definition eines Rahmens, in dem die End-to-end-Unternehmensprozesse reibungslos funktionieren. Um das zu erreichen, setzt sich Prozessmanagement aus drei Säulen zusammen, den sogenannten Prozessmanagement-Säulen:

  • Prozessentwicklung: Es werden eine Vision, Mission und Strategie sowie Prozessmodelle und Arbeitsanweisungen festgelegt.
  • Prozessführung: Im Fokus liegt die Messung der Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten, Kennzahlen sowie Instrumente.
  • Prozesskultur: Der Rahmen, in dem die Prozesse umgesetzt werden.
Die drei Säulen des Prozessmanagements
Die drei Säulen des Prozessmanagements

Wo wird Prozessmanagement angewendet?

Prozessmanagement kommt besonders in prozessorientierten Organisationen im Zuge der Digitalisierung zum Einsatz. Prozesse werden unterstützt und gelenkt durch:

  • planerische
  • organisatorische sowie
  • kontrollierende Maßnahmen.

Zudem geht es darum, Qualität, Zeitaufwand, entstehende Kosten und maximale Kundenzufriedenheit in den Fokus zu rücken.

Warum ist Prozessmanagement wichtig und was sind die Vorteile?

Business Process Management stimmt Prozesse in einem Unternehmen optimal aufeinander ab, sodass definierte Ziele sowie ein festgelegtes System besonders effizient erreicht werden können. Die wichtigsten Vorteile sind:

  • Langfristiger Erfolg und weniger Kosten: Weil Geschäftsprozesse mit BPM optimal definiert werden können, sind dauerhafte Erfolge erreichbar. Das kann Zeit sowie Aufwand sparen und damit langfristig Geld.
  • Zufriedenere Kunden: Geschäftsprozessmanagement ermöglicht es, die Strukturen und Abläufe im Unternehmen im Blick zu behalten. Auf dieser Basis lässt sich das Angebot zielgerichtet auf die Kundenbedürfnisse zuschneiden – sie sind zufriedener.
  • Weniger Fehler: Weil Prozesse besser verstanden und überwacht werden, entstehen weniger Fehler. Die Qualität steigt und wird stabiler.
  • Automatisierung: Prozessmanagement ist die optimale Grundlage, um geeignete Workflows zu definieren und unternehmensinterne Prozesse zu automatisieren. Ein Vorteil besonders bei sich verändernden Märkten, denn Reaktionen sind flexibler möglich.
  • Monitoring: Mit Business Process Management erhalten Unternehmen die Möglichkeit, das Monitoring im Unternehmen effizient und immer auf dem Laufenden zu halten.
  • Transparenz: BPM stellt transparente Abläufe sicher und ermöglicht so dokumentierte End-to-End-Prozesse.
  • Zielsichere Entscheidungen: Weil Führungskräfte und Mitarbeiter Abläufe besser im Blick haben und ein optimales Verständnis dafür entwickeln, lassen sich Entscheidungen auf einer breiten Datenbasis treffen.
  • Unternehmensoptimierung: Sinnvoll gestaltete sowie nachvollziehbare Geschäftsprozesse ermöglichen es, bei Bedarf nötige Maßnahmen rechtzeitig einzuleiten.
  • Mehr Effizienz: Weil Prozesse mit Business Process Management nicht irgendwie, sondern zielgerichtet ablaufen, verläuft die Wertschöpfungskette reibungslos. Die Effizienz steigt, das Ergebnis nimmt zu,

Welches Ziel hat Prozessmanagement?

Das Ziel von Prozessmanagement ist es, bestehende Prozesse mit System so zu optimieren, dass sie sowohl auf individuelle Kundenbedürfnisse als auch auf die eigenen Unternehmensziele ausgerichtet sind. Mit der fortschreitenden Digitalisierung in Unternehmen gehen stets Innovationen und sich ändernde Kundenbedürfnisse einher, sodass eine einmalige Einführung von Business Process Management in die Organisation nicht genügt. Vielmehr ist Prozessmanagement als kontinuierlicher Prozess mit sich ständig ändernden Anforderungen zu betrachten. Nur so kann ein Unternehmen den immer wieder neu auftretenden Herausforderungen der Digitalisierung dauerhaft gerecht werden.

Prozesse managen mit der Power Platform

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Schatzkarte mit den Icons der Power Platform Bestandteile

Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess setzt sich in der Praxis aus Aktivitäten zusammen, mit denen ein Unternehmen ein bestimmtes Ziel erreicht.

Typische Beispiele für Geschäftsprozesse sind:

  • der Verkauf einer Ware bzw. einer Dienstleistung
  • die Abwicklung eines Auftrags oder einer Reklamation
  • die Kontaktaufnahme mit Interessenten bzw. Neukunden
  • die Bestellung von Material
  • die Rechnungsstellung
  • der Produktionsprozess

Welche Rollen gibt es im Prozessmanagement?

Erfolgreiches Prozessmanagement besteht aus Teamwork und verteilt sich so auf verschiedene Rollen. Jeder Rolle sollte eine definierte Beschreibung zugeordnet werden, die die jeweiligen Aufgaben und Ziele sowie Kompetenzen und Fähigkeiten beschreibt.

Es gibt insgesamt drei Rollen:

ausführende Rolle

beratende Rolle

führende Rolle

Die Verteilung von Rollen stellt die Prozessführung im Unternehmen in verschiedenen Phasen sicher und sorgt dafür, dass der Prozess realisiert wird.

Welche Arten des Prozessmanagements gibt es?

Es gibt im Wesentlichen zwei Modelle des Geschäftsprozessmanagements, das strategische und das operative Prozessmanagement.

Strategisches Prozessmanagement

Strategisches Prozessmanagement nimmt mit seinen Tools die langfristige Strategie in den Blick. Es umfasst hauptsächlich:

  • Kernprozesse
  • wichtige Strategien

Es vergleicht, ob definierte Ziele mit der Unternehmensvision übereinstimmen und ob sie realisierbar sind.

Operatives Prozessmanagement

Operatives Prozessmanagement umfasst alle Aufgaben, die innerhalb eines Zeithorizonts von maximal einem Jahr umgesetzt werden. Darunter fallen:

  • Prozessplanung
  • Prozessausführung
  • Monitoring
  • Analyse
  • kontinuierliche Verbesserung
Figur, die auf etwas zeigt

Welche Rolle spielt agiles Prozessmanagement?

Agiles Prozessmanagement ergänzt das traditionelle Prozessmanagement, indem es Agilität freisetzt, wenn sie benötigt wird. Für das Projektmanagement hat sich daraus ein hybrider Ansatz entwickelt. Das agile Prozessmanagement wird der immer komplexer werdenden Welt gerecht – die sogenannte VUKA-Welt. Das Akronym setzt sich aus folgenden Begriffen zusammen:

Volatilität, also die Unbeständigkeit, die vermehrt zu spüren ist.

Unsicherheit, die die Unbeständigkeit dauerhaft begleitet.

Komplexität, die besonders durch zunehmende Individualisierung zu Tage tritt.

Ambiguität, also die Mehrdeutigkeit, die Informationen einnehmen kann.

Wie funktioniert Business Process Management?

Die BPM-Methode setzt sich als Kreislauf aus fünf Phasen zusammen, die auch als BPM-Lebenszyklus bzw. BPM Life Cycle bezeichnet werden.

  1. Die Analyse: Mit einer Ist-Analyse werden die vorhandenen Geschäftsprozesse betrachtet. Basierend auf den Geschäftszielen wird ein Vorgehen entworfen.
  2. Die Modellierung: Nun geht es darum, neue Prozesse bzw. Soll-Prozesse auszuwählen. Dafür werden die Bedürfnisse des Unternehmens in den Fokus gerückt.
  3. Das Ausführen: In der dritten Phase werden die zuvor modellierten Prozesse in der Testumgebung eingeführt. Im Anschluss erfolgen die Veröffentlichung und Ausführung in der echten IT-Umgebung.
  4. Das Kontrollieren: Um den Bedarf nach Prozessoptimierung zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten zu können, werden die geschaffenen Prozesse kontinuierlich überwacht und analysiert.
  5. Optimierung und Automatisierung: Wurden Maßnahmen zur Verbesserung eines Prozesses ausgemacht, erfolgt deren Umsetzung. Läuft der neue Prozesse reibungslos ab, können die dahinterliegen Aufgaben (teils) automatisiert werden.

Ist die Anpassung der Prozesse abgeschlossen, startet der Life Cycle der Analyse-Phase als Kreislauf erneut.

Welche Methoden für Prozessmanagement gibt es?

Lean Management

Lean Management wird im Deutschen als „Schlankes Management“ bezeichnet. Darunter fallen alle Methoden und Werkzeuge, mit denen ein Unternehmen arbeitet. Ziel ist es, den Bedarf an Ressourcen sowie Zeit zu reduzieren, um mit weniger Aufwand weiterhin hochwertige Produkte zu produzieren. Lean Management ist fest in der Produktion und Organisation verankert.

Kaizen Methode

Kaizen besteht aus den zwei japanischen Wörtern Kai, „Veränderung“, und Zen, „zum Besseren“. Übersetzt wird es mit „langsame, niemals endende Vervollkommnung in allen Bereichen des Lebens“. Kaizen meint die Philosophie, des Strebens nach dauerhafter Verbesserung in der Arbeit sowie im Leben. Die Kaizen-Philosophie geht davon aus, dass jedes System zerfällt, insofern es nicht regelmäßig erneuert und optimiert wird.

Business Process Reengineering

Das Business Process Reengineering strebt an, ein Unternehmen von einer funktionalen zu einer prozessorientierten Organisation zu wandeln. Der Fokus liegt dabei auf den wichtigsten Unternehmensprozessen, der Ausrichtung auf die Kunden sowie den Kernkompetenzen des Unternehmens.

Change Management

Change Management oder Veränderungsmanagement meint die Steuerung von Veränderungen innerhalb eines Unternehmens. Am häufigsten kommt Change Management in der Phase der Prozessoptimierung zum Einsatz. Change Management hat den Anspruch, sämtliche Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten im Zuge der Veränderung zusammenzufassen.

Six Sigma

Six Sigma ist im Qualitätsmanagement sowie in der Prozessoptimierung zuhause und meint eine Methodik, die dafür sorgt, dass Fehler reduziert oder sogar vermieden werden. Der Begriff „Sigma“ beschreibt die Standardabweichung von der Gaußschen Normalverteilung. In der Six Sigma-Methode misst das sogenannte Sigma-Niveau die Fehlerquote von Unternehmen, wobei das Niveau „Six Sigma“ einen Null-Fehler-Prozess beschreibt. Je näher das Niveau also an der sechs liegt, desto weniger Fehler entstehen.

Prozesskostenrechnung

Mit der Methodik der Prozesskostenrechnung werden Kosten und Erlöse festgehalten, geplant und kontrolliert. Die gewonnenen Erkenntnisse kommen beim internen Controlling zum Einsatz, sodass unternehmerische Ziele und Strategien abgeleitet werden können. Letztendlich dient eine Prozesskostenrechnung also der Untersuchung von Unternehmensprozessen.

Wie unterscheidet sich Prozessmanagement von Workflow Management?

Prozessmanagement analysiert Arbeitsabläufe regelmäßig und verbessert sie kontinuierlich. Damit liegt der Fokus eindeutig auf der fachlichen Ebene. Workflow Management hingegen meint den operativen Teil und setzt die Ergebnisse des Business Process Managements mit seinen Tools in die Praxis um. Es steuert und automatisiert Arbeitsabläufe.

Was ist der Zusammenhang zwischen Prozessmanagement und Automatisierung?

Bei Business Process Management handelt es sich um ein Vorgehen, das von Personen durchgeführt wird. Die dadurch erzeugte Prozessverbesserung wiederum kann durch Automatisierungstechnologien vereinfacht werden, indem festgelegte Aufgaben mittels Software sowie deren Tools ausgeführt werden. Somit ist BPM die Basis für die umfassende und erfolgreiche Automatisierung von Prozessen und damit wichtiger Teil der digitalen Transformation.

Prozesse erfolgreich managen

Prozessmanagement ist wichtig, vor allem bei der Digitalisierung. Aber welche Abläufe eignen sich dafür überhaupt? Wie Sie das herausfinden, lesen Sie in unserem kostenfreien Digitalisierungsleitfaden.

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    Autor

    Welchen Nutzen die Kombination aus menschlichem Handeln und digitalen Möglichkeiten erzeugt, weiß Matthias Sebald, Head of Power Platform & AI, genau. Zudem greift er auf jahrelange Erfahrung mit den YAVEON Produkten zurück und kennt deren Zusammenspiel wie seine Westentasche. Profitieren Sie von seiner Expertise und lassen Sie sich von ihm mitnehmen in die fachlichen Welten der YAVEON Software.

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