Bücherregal symbolisiert Glossar

YAVEON  »  Glossar  »

Workflow Management

Workflow Management

Was ist Workflow Management?

Workflow Management meint die Koordination von Personen, die in einen Arbeitsablauf involviert sind. Es geht darum, Prozessabläufe zu kontrollieren und mittels guter Planung deren reibungslose Abwicklung zu gewährleisten. Workflow Management ist also nicht dafür zuständig, dass beispielsweise eine Rechnung bearbeitet wird, sondern wie.

Welche Arbeitsabläufe fallen in den Bereich des Workflow Managements?

Es lassen sich enorm viele Arbeitsprozesse mit Workflows managen. Einige Beispiele sind: 

Welche Rolle spielt ein Workflow Management-System?

Workflow Management kann grundsätzlich auch ohne Software-Lösung funktionieren, denn Prozessabläufe lassen sich auch manuell planen und umsetzen. IT-Unterstützung erleichtert jedoch die zentrale Koordination und die Automatisierung von regelmäßigen Arbeitsschritten. Bei einem Workflow Management-System (WfMS) handelt es sich um Software, die das eigentliche Workflow Management digitalisiert unterstützt. 

Welche Ziele machen ein Workflow Management-System aus?

Es sind hauptsächlich drei Ziele, die ein Workflow Management-System ausmachen: 

Reibungslose Prozesse

Um das sicherzustellen, ermöglichen es Workflow Management-Systeme, Prozesse zu modellieren und sie zu organisieren. 

Effizienter Ablauf

Mittels einer Workflow-Engine (also einer Softwareanwendung, die Ihre Geschäftsprozesse verwaltet) lassen sich die anstehenden Abläufe automatisiert steuern. Solche Prozesse, die bereits bestehen, werden überwacht und neue angestoßen. 

Abgestimmte Optimierung

Um jeden Prozess langfristig maximal effizient zu gestalten, gibt es
ein Monitoring für Analysen. Die Ergebnisse wiederum fließen dann in das erste Tool ein, die Prozessmodellierung.

Welche Vorteile haben Workflow Management-Systeme?

Es sind zahlreiche Vorteile, die Workflow Management-Systeme mit sich bringen. Typischerweise handelt es sich dabei um folgende: 

  • Geschwindigkeit

    Workflows automatisieren und digitalisieren Abläufe nicht einfach irgendwie, sondern so, dass sie optimal funktionieren. Das spart Zeit und Nerven und Prozesse laufen schneller ab.

  • Zufriedenheit

    Workflow Management-Systeme können dabei unterstützen, dass Abläufe zuverlässig funktionieren und die Zufriedenheit der User steigt.

  • Übersicht

    Weil ein WfMS eine Liste mit allen offenen Aufgaben bereithält, verlieren Nutzer zu keinem Zeitpunkt den Überblick. Den aktuellen Status sehen sie per Mausklick ein.

  • DMS anbinden

    Workflows haben viel mit Dokumenten zu tun. Deshalb ist es besonders von Vorteil, wenn ein Dokumentenmanagementsystem angebunden wird.  

  • Qualität

    Reibungslosere Prozesse bedeuten bessere Prozesse und damit eine höhere Qualität. Denn wenn ein Ablauf richtig funktioniert, passieren weniger Fehler. 

  • Bedienung

    Workflow Management-Systeme sind so aufgebaut, dass die Bedienung einfach ist. Anwender haben den Dreh in kurzer Zeit raus.

Welche Funktionen haben Workflow Management-Systeme?

Workflow Management-Systeme bieten eine Reihe von Funktionen, die sich üblicherweise in vier Teile untergliedern lassen: 

Die Ablauf-Steuerung übernimmt die Logik, in der einzelne Schritte im Workflow durchlaufen werden und automatisiert diese. 

Das Aufgaben-Management übernimmt die Zuordnung von einzelnen Tätigkeiten zu Benutzern und bietet Funktionen der Moderation, wie zum Beispiel Erinnerungen, Eskalations-Funktionen und ähnliche.

Die Speicherung von Daten, die innerhalb des Workflows verarbeitet werden, erfolgt im Workflow Management-System. Es verfügt über Schnittstellen, mit denen es Daten aus anderen Systemen abrufen beziehungsweise an diese übermitteln kann.

Die Benutzer-Schnittstelle wird heute auch als „Benutzer-Erfahrung” (User Experience) bezeichnet. Es geht bei dieser Funktion darum, die Oberfläche so zu gestalten, dass sie für den Anwender einfach und schnell nachvollziehbar ist. Hier ist oft die Rede von geführten Dialogen: In einem Schritt des Workflows werden nur die Informationen angezeigt, die der Anwender benötigt.

Workflow at its best

Ein Workflow Management-System samt integrierter Workflow Engine - das schafft die Microsoft Power Platform. Die Highlights des Tools und spannende Möglichkeiten lernen Sie im Webinar kennen.

Schatzkarte mit den Icons der Power Platform Bestandteile

Welche Prozesse können mit einem Workflow Management-System abgebildet werden?

Es gibt massig Prozesse, die Workflow Management abbilden kann. Welche sich besonders eignen, ist von System zu System unterschiedlich, denn die meisten haben einen gezielten Fokus. Es gibt also Systeme, die nur für spezielle, festgelegte Workflows funktionieren. Doch es werden auch solche angeboten, die völlig frei konfiguriert werden und damit beinahe jeden Workflow abbilden können. Wichtig für die Wahl ist, dass sich User entweder für eine Version entscheiden, die alle Anforderungen abdeckt. Oder sie wählen ein flexibles, anpassungsfähiges System für alle Prozesse. 

Was sind Beispiele für Prozesse, die mit einem Workflow Management-System abgebildet werden können?

Urlaubsworkflow

Von der Antragstellung bis zum Eintrag bei der Personalabteilung – wer für die digitale Urlaubsverwaltung auf ein WfMS setzt, beschleunigt und vereinfacht den gesamten Ablauf. Vom Antragsteller über die Vertretung bis zum Vorgesetzten und der HR sind viele Personen beteiligt. Manuell gestaltet sich die Abwicklung extrem zeitaufwändig. Ein Workflow Management-System hingegen löst nach der Antragstellung alle nötigen Schritte automatisiert aus und informiert die benötigten Bearbeiter per Mausklick. 

Dienstreisen

Das gleiche Prinzip wie beim Urlaubsworkflow gilt für das digitale Reisemanagement: Auch hier läuft der Prozess Schritt für Schritt ab, beteiligte Personen werden digital informiert und können ihre Aufgaben direkt angehen. Am Ende steht nicht nur ein bearbeiteter Reiseantrag, sondern auch eine Zusammenstellung aller Reisedokumente direkt im Portal.

Freigabe von Dokumenten

Ein Dokument zu erstellen, ist das eine. Es von verschiedenen Personen prüfen und freigeben zu lassen – vielleicht sogar über Abteilungsgrenzen hinweg – etwas ganz Anderes. Bestes Beispiel: die digitale Rechnungsfreigabe. Mit einem Workflow Management-System wird der Ablauf, der bisher häufig in Chaos endete, ganz einfach. Denn der Workflow schickt nicht nur nötige Handlungsaufforderungen an beteiligte Personen, sondern dokumentiert gleichzeitig den aktuellen Stand. So ist der Status auf einen Blick einsehbar – auch nach Abschluss des Workflows. 

Weitere Beispiele, bei denen Geschäftsprozesse digitalisiert werden, sind: 

  • Mitarbeiter-Onboarding 
  • Genehmigung von Abrechnungen 
  • Eröffnung von Kundenkonten 
  • Bearbeitung von Versicherungsfällen 
  • Bearbeitung von Produktbestellungen 
  • Rechnungserstellung 

Allgemein kann ein Workflow-System auch genutzt werden, um ganz “ausgefallene” Prozesse zu steuern. Sei es die Übernahme einer Artikel-Konfiguration aus einem alten ERP-System und die Aufbereitung der Daten für das neue oder die Steuerung eines kompletten Anlage-Prozesses für sehr komplizierte Stammdaten. Ein Beispiel hierfür ist die Steuerung von Prozessen im Maschinen- und Anlagenbau. 

Beispiel: Prozess Urlaubsantrag

Schematischer Ablauf eines Urlaubsantrags-Prozesses
Beispielhafter Ablauf eines Urlaubsantrag-Workflows
Schematischer Ablauf eines Urlaubsantrags-Prozesses
Beispielhafter Ablauf eines Urlaubsantrag-Workflows

Worauf gilt es bei der Wahl eines Workflow Management Systems zu achten?

Es gibt zahlreiche Kriterien, die für die Wahl der passenden Software herangezogen werden sollten. Zu den relevantesten gehören: 

Browserbasierte Software 

Einfache Bedienbarkeit ohne Programmierkenntnisse 

Sind ein Formular- sowie ein Workflowdesigner enthalten? 

Können Teilprozesse parallel zueinander laufen? 

Ist es möglich, Workflows jederzeit zu erweitern oder zu reduzieren?

Funktioniert der Datenimport intuitiv?

Erfolgt die Dokumentation lückenlos?

Sind alle Schnittstellen standardisiert und damit einfach anzubinden?

Wie läuft ein Workflow Management-Projekt ab?

Jeder Einführung eines Workflow Management-Systems ist individuell. Dennoch lassen sich vier wesentliche Schritte festhalten:

Ein Software-Projekt steht und fällt damit, dass sich Kunde und Anbieter verstehen. Beide Parteien müssen dieselbe Sprache sprechen, um maximalen Nutzen aus der Projektentwicklung ziehen zu können. Um das zu erreichen, sind intensive Gespräche wichtig. Welche Fragen gibt es? Was sind die Anforderungen? Sorgen und Ängste? All das gilt es gemeinsam zu klären. Am Ende des ersten Schrittes weiß der Anbieter genau, was sich der Kunde vorstellt.

Nun wir die eigentliche Lösung vorgestellt. In Präsentationsterminen erhält der Kunde Einblicke in das System. Das ist wichtig, um einen Eindruck zu erlangen, wie die spätere Bedienung aussehen kann. Außerdem klären sich in solchen Praxisterminen viele Fragen, die sonst erst später bei der Bedienung aufkommen würden. Ziel des Schritts ist es, dem Kunden maximales Wissen zu vermitteln und die echten Potenziale der Lösung aufzuzeigen.

Hat die Präsentation überzeugt, folgt meist ein Workshop. Hierin werden Aufgaben und Ziele erarbeitet und ein Konzept festgelegt. Wie läuft die Einführung ab? Was ist zu berücksichtigen? Wer ist wann an der Reihe, eine Aufgabe zu erledigen? Sind die grundlegenden Fragen geklärt, kann es losgehen.

Bei der Einführung von Workflow Management-Software handelt es sich meist um ein Zusammenspiel aus Anbieter und Kunde, wobei ein Großteil der Arbeitsschritte beim Anbieter liegen.

Was ist der Unterscheid zwischen Workflow Management und Business Process Management?

Figur, die auf etwas zeigt

Business Process Management (BPM) meint das Geschäftsprozessmanagement, also die strategische Ausrichtung, die Entwicklung und die Analyse von Geschäftsprozessen. Prozesse werden dabei so umgesetzt, dass sie zur Strategie und Kultur des jeweiligen Unternehmens passen und Abläufe effizient verbessern. Das Business Process Management rückt also das Unternehmen als Ganzes in den Fokus – dank ganzheitlicher Sichtweise lassen sich die Prozesse möglichst optimal gestalten.

Workflow Management hingegen ist dafür zuständig, bei den täglichen Abarbeitungen von Prozessen  zu unterstützen und diese in einer sinnvollen Reihenfolge zu gliedern. Statt den Blick auf das gesamte Unternehmen zu werfen, bleibt der Fokus dabei häufig auf nur einer Abteilung. Denn hier liegt zumeist ein Aufgabenschritt, mit dem der gesamte Prozess bewältigt wird. Workflow Management ist nichts anderes als ein Teil des Business Process Managements.

Workflows einfach managen

Automatisierte Arbeitsschritte klingen gut, aber funktioniert das auch wirklich? Mit der Microsoft Power Platform ja. Denn Sie bedienen die Tools ganz ohne Programmierkenntnisse. Worauf warten Sie noch?

Icons der Power Platform Bestandteile

Beitrag teilen

Autor

Welchen Nutzen die Kombination aus menschlichem Handeln und digitalen Möglichkeiten erzeugt, weiß Matthias Sebald, Head of Power Platform & AI, genau. Zudem greift er auf jahrelange Erfahrung mit den YAVEON Produkten zurück und kennt deren Zusammenspiel wie seine Westentasche. Profitieren Sie von seiner Expertise und lassen Sie sich von ihm mitnehmen in die fachlichen Welten der YAVEON Software.

Weitere interessante Beiträge

Low Code

Was ist Low-Code und wo wird Low-Code-Technologie angewendet? Definition, Funktionsweise und mehr. Jetzt informieren!

Data Mining

Data Mining ist der Prozess, bei dem computergestützte, statistische Verfahren systematisch zur Mustererkennung in Big Data genutzt werden.

EUDAMED

EUDAMED ist eine Datenbank zur Verwaltung von Medizinprodukten in der EU. Sie unterstützt die Sicherheit von Medizinprodukten.

Unser Quartalsupdate

Langweilige Newsletter, die sich lesen wie Werbung? Braucht man nicht. Stattdessen gibt es unser Quartalsupdate:

Newsletter abonnieren

© 2024 - YAVEON | All rights reserved

Nach oben