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Herausforderung Digitalisierung: So nutzen Sie die Chancen.
Digitalisierung ist längst ein Muss für Unternehmen. Wir zeigen, welche Herausforderungen sie mit sich bringt und wie Sie die Chancen zielstrebig nutzen.
28. Juni 2023
Geschwindigkeit. Das Wort beschreibt die aktuelle Welt wohl am besten. Die Zeit rast, die Entwicklungen in beinahe allen Bereichen sind rasant – besonders deutlich ist der Wandel in der Arbeitswelt zu spüren. Gerade für Unternehmen ist es wichtig, rechtzeitig zu reagieren, denn sonst droht die Gefahr, auf der Strecke zu bleiben.
Helfen kann dabei der Megatrend Digitalisierung, also die Entwicklung, dass einst analoge Inhalte oder Arbeitsweisen nun digital stattfinden. Das gelingt, indem die Digitalisierung komplexen Strukturen den Schrecken nimmt und das schenkt, was uns wahrscheinlich allen fehlt: Zeit.
Einige Themen stellen besonders mittelständische Unternehmen hinsichtlich des digitalen Wandels vor besonders große Herausforderungen. Oder wie Bill Gates einst sagte:
"Die Innovation entwickelt sich in einem erschreckend schnellen Tempo."
Doch wo Herausforderungen sind, gibt es auch Chancen und Lösungen – und die gilt es, zu finden.
Herausforderung 1: Die Digitalisierung als ein großes Ganzes verstehen
Zitrone, Schokolade oder Nuss. Unabhängig davon, welche Kuchensorte Ihnen am besten schmeckt, wissen Sie: Damit das Gebäck gelingt, sind alle Zutaten notwendig und Sie sollten sich am Rezept orientieren. Orientieren? Ja, denn die einen mögen etwas mehr Nüsse, die anderen sind für eine Prise Salz offen. Und genau so ist es auch bei der Digitalisierung in Unternehmen: Ein bisschen hier, ein bisschen da bringt Sie nicht weiter, Sie erzeugen nur Risiken - stattdessen brauchen Sie alle Zutaten mit einigen individuellen Anpassungen. Zu den wichtigsten zählen:
Grundvoraussetzung: Datensicherheit
Ohne geht nichts: Datensicherheit. Es ist nicht nur Pflicht, sondern Grundvoraussetzung, diese zu gewährleisten, wenn es darum geht, die Chancen der Digitalisierung in der Arbeitswelt zu nutzen. Doch wie lässt sich das erreichen? Mit einem einheitlichen, durchgängigen Konzept. Was einfach klingt, kann sehr komplex werden. Denn eine solche Strategie sollte alle Subthemen umfassen. Es lohnt sich, ganz tief in das Vorhaben einzutauchen und jedes Detail zu überlegen.
Einmal erfasst, bietet ein solches Konzept Anhaltspunkte für wohl jede Herausforderung in Ihrem Digitalisierungsvorhaben. An vorderster Stelle stehen dabei die Menschen im Unternehmen. Denn Mensch und Technik sind das eigentliche Geheimnis zum erfolgreichen digitalen Wandel: Berücksichtigen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ausreichendem Maße im Konzept und beziehen Sie die Beteiligten angemessen ein, erhalten Sie einen roten Faden, der Sie durch Ihre Digitalisierung führt und Chancen in echten Nutzen verwandelt.
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Herausforderung 2: Echtes Bewusstsein für Notwendigkeit zum digitalen Wandel schaffen
Herausforderung 2 steht in direkter Verbindung zur ersten, denn der Fokus liegt erneut auf den Menschen: Für eine erfolgreiche Digitalisierung ist es wichtig, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die Bedeutung versteht: Das Verständnis, dass der digitale Wandel darüber entscheidet, ob ein Unternehmen auch in Zukunft wettbewerbsfähig ist, legt den Grundstein. Das A und O dabei ist, dass die Führungsebene vom Projekt überzeugt ist und mitzieht. Warum? Ganz einfach: Unterstützung vom Management schafft Sicherheit und motiviert. Gemeinsam lässt sich der Weg zum digitalen Unternehmen einfacher gehen.
PRAKTISCHER NUTZEN
ÜBERZEUGT
Denken Sie an den März 2020 zurück, alle gehen von heute auf morgen ins Homeoffice: Wo finden Sie den Ordner mit den Rechnungen? Genau, im Schrank in Ihrem Büro. Was machen Sie dann aus dem Homeoffice? In vielen Fällen wahrscheinlich erstmal nichts, denn erstens ist es gar nicht möglich, alle Ordner nach Hause zu bringen und zweitens ist das beispielsweise aus Datenschutz-Sicht gar nicht erlaubt. Digital geht das einfacher, denn Sie brauchen nichts als Ihren Computer – ein Argument, das spätestens 2021 für (fast) alle Bereiche gilt.
Was sich alles ganz unkompliziert liest, kann in der Realität jedoch anders aussehen. Denn auch die erfolgreichsten Köpfe quälen häufig Bedenken. „Das haben wir doch schon immer so gemacht“, Sorge um die Sicherheit der Daten sowie die Frage, ob die hohen Investitionskosten rentabel sind, sind nur einige Beispiele. Nun werden Sie sich die Frage stellen: Was tun?
Die Lösung: Motivieren und überzeugen
Sie benötigen Initiatoren, also Leute, die mit Leidenschaft durch das Projekt führen und sich auch bei ungeahnten Herausforderungen nicht aus der Bahn werfen lassen. Ihre Aufgabe ist es, Vorteile herauszuarbeiten und darzustellen, ein einheitliches Bild von Digitalisierung zu erzeugen und aufzuzeigen, welche Aufgaben dafür angegangen werden müssen. Mit Beispielen zu arbeiten, kann dabei helfen: Zeigen Sie, welche Vorteile es hat, Dokumente zu digitalisieren, leuchten die Chancen schnell ein. Doch Achtung: Es geht nicht darum, die Kolleginnen und Kollegen zu überreden, sondern sie zu überzeugen. Der Unterschied: Personen, die überredet wurden, handeln aus Pflichtgefühl. Personen, die überzeugt wurden, handeln, weil Sie den Nutzen sehen.
Herausforderung 3: Fehlendes Know-how zu den bereits eingesetzten Tools und Lösungen
Wohl jedes Unternehmen nutzt digitale Tools und Lösungen – dazu zählen schließlich auch Excel, Word, E-Mails und Co. Digitalisierung der Arbeitswelt abgeschlossen? Nein. Digitalen Wandel mit weiteren Systemen vorantreiben? Ja und nein. Ja, denn es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Geschäftsabläufe zu digitalisieren, zu automatisieren und zu erleichtern. Nein, denn zuallererst geht es darum, die bereits vorhandenen Optionen auch wirklich zu nutzen. Digitalisierung bedeutet keinesfalls, möglichst viele digitale Lösungen einzuführen, sondern die richtigen, und diese passgenau zu nutzen.
Schritt 1 ist daher die Analyse bereits installierter Tools sowie deren Nutzung. So können Sie ein Bewusstsein dafür schaffen, was bereits alles vorhanden ist. Im zweiten Schritt geht es nun an die Schulung: Wie lassen sich die Tools überhaupt oder noch besser nutzen? Am einfachsten gelingt das, indem Sie Workflows definieren und Prozesse so Schritt für Schritt zu automatisieren. Das richtige Workflow-Management unterstützt Sie bei der Realisierung.
Erst, wenn diese beiden Prozesse erfolgreich und überzeugt abgeschlossen wurden, macht es Sinn, weitere Tools einzuführen.
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Herausforderung 4: Digitalisierung als langfristiges Projektprogramm verstehen
Mal hier und da ein bisschen was für den digitalen Wandel tun? Bringt Sie weiter, aber sicher nicht langfristig ans Ziel. Bei der Digitalisierung eines Unternehmens handelt es sich um ein langfristig angelegtes Projekt, das nachhaltigen Nutzen schafft. Dafür brauchen Sie eine Digitalisierungsstrategie und ein Beraterteam, das Zeit und Kapazitäten hat, sich darum zu kümmern. Immer und immer wieder ist dabei darauf hinzuweisen, dass es sich lohnt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der ersten Sekunde an voll einzubeziehen.
EINBEZIEHEN UND VERANTWORTUNG ÜBERTRAGEN
Digitalisierung betrifft auch die Abläufe, die teils seit vielen Jahren praktiziert werden – Veränderung bedeutet unter Umständen einen großen Schritt. Indem alle betroffenen Personen mit in den Entscheidungs- und den Umsetzungsprozess einbezogen werden und Verantwortung übertragen bekommen, wird die Akzeptanz des Projekts gesteigert. Da sind wir wieder an dem Punkt des Überzeugens angelangt: Mitarbeiter, die den Nutzen verstehen, sind von der Aufgabe überzeugt und werden das Projekt mit mehr Energie und Motivation angehen, als wenn sie überredet wurden. Die Digitalisierung und ihre Veränderungen müssen Teil der Unternehmenskultur werden und das kann nur gelingen, wenn die nötige Akzeptanz vorhanden ist.
Herausfroderung 5: Flache Hierarchien durch Vernetzung
Unternehmenskultur ist ein gutes Stichwort – denn bei der Digitalisierung werden die klassischen Strukturen aufgeweicht. Im Fokus stehen Austausch und Kommunikation auf unterschiedlichen Ebenen (ganz nach Bedarf mehr oder weniger). Flache Hierarchien, Teamarbeit und mehr Miteinander setzen sich vermehrt durch. Das ist nicht einfach, denn es erfordert ein vollständiges Umdenken, das im Arbeitsalltag sowie in den Köpfen des gesamten Unternehmens fest verankert ist. Die Führungskultur muss schrittweise geändert, akzeptiert und etabliert werden. Es ist enorm wichtig, das Vertrauen in die Mitarbeiter zu stärken und das zu erreichen, was Digitalisierung eigentlich bezweckt: einfaches, unkompliziertes Arbeiten mit erfolgreicher Kommunikation auf Knopfdruck.
Herausforderung 6: Komplexe Prozesse tatsächlich vereinfachen
Langes Suchen, unübersichtliche Papierstapel, falsch abgelegte Dokumente. Sicher kennen Sie das Gefühl, die passende Unterlage im Ordner einfach nicht zu finden. Den Kollegen anrufen, die Rechnung neu anfordern oder den eigentlich bereits abgeschlossenen Vorgang wiederholen zu müssen, dauert und ist aufwändig. Digital abgelegte Unterlagen hingegen sind da - jederzeit und per Mausklick. Kombiniert mit einer sinnvollen Verschlagwortung ist der Vorgang, eine verloren geglaubte Rechnung zu finden, deutlich kürzer. Keine Frage, der Nutzen leuchtet ein. Doch auch hier sei Vorsicht geboten: Ohne eine sinnvolle Digitalisierungsstrategie laufen Sie in die digitale Falle. Statt sinnvoller digitaler Strukturen arbeiten Sie in einem hybriden Mischmasch aus manuell und automatisiert. Chaos ist dabei vorprogrammiert. Falsches Digitalisieren kann zum Verhängnis werden – deshalb Achtung! Richtig, durchdacht und sinnvoll angegangen schaffen Sie es jedoch, die Chance zu verwandeln und Sie erhalten einfache Prozesse, die Aufwand reduzieren.
Mehr zum Thema Rechnungen aufbewahren.
Fazit
Digitalisierung ist ein breites Feld, das sich nicht pauschal über jedes Unternehmen stülpen lässt. Vielmehr benötigt der Mittelstand individuelle Konzepte und passende Lösungen. Um dauerhaften und ganzheitlichen Erfolg zu erzielen, müssen Systeme Hand in Hand gehen und integrierbar sein. Nur so ergibt sich die Möglichkeit, durchgängig und einheitlich zu arbeiten. Ein weiterer Faktor: ein zuverlässiger und erfahrener Partner, der Ihre Digitalisierung gemeinsam mit Ihnen angeht.
Wesentliche Faktoren für erfolgreiches Digitalisieren sind:
eine durchdachte Digitalisierungsstrategie,
die passenden Lösungen,
die Möglichkeit, diese reibungslos miteinander zu vereinen,
ein erfahrener Digitalisierungspartner,
der Einbezug aller Betroffenen und das Voranschreiten des Managements,
eine schrittweise Umsetzung der Maßnahmen, statt alles auf einmal,
Zeit, Kapazität und Ressourcen.
Zugegeben, alles nicht ganz einfach und risikofrei. Sind wir ehrlich: Digitaler Wandel erzeugt Aufwand - aber mindestens genauso viele Chancen. Digitalisierung ist machbar und nicht mehr wegzudenken. Wer auch morgen erfolgreich sein will, muss mit den digitalen Anforderungen gehen. Doch wenn alle digitalisieren, wie trennt sich dann die Spreu vom Weizen? Im Ergebnis. Um optimale Erfolge zu erzielen, benötigen Sie Lösungen, die Sie gut, gerne und zuverlässig nutzen, und einen Partner, der Ihnen zeigt, wie Sie maximalen Nutzen erzielen. Jede Planung, jede Idee, jede Umsetzung, jeder Fort- und jeder Rückschritt bringen Sie ein Stück weiter in Richtung digitales Unternehmen. Ist der Weg einmal gegangen, werden Sie merken, dass sich jede Sekunde des Projektes gelohnt hat. Sie sind flexibler, arbeiten unkomplizierter, kommunizieren erfolgreicher und schaffen, was nur die wenigsten erreichen: Sie sind langfristig gut aufgestellt für eine erfolgreiche Unternehmenszukunft.
Wie angehen? Mit uns und unseren Systemen. Denn mit dieser Kombi erhalten Sie Lösungen, die nahtlos integriert, zukunftssicher und bewährt sind. Ihr Ergebnis: die Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse mit langfristigem Erfolg!
