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Enterprise Content Management

Was ist Enterprise Content Management?

Enterprise Content Management (ECM) ist ein strategisches Konzept zur Digitalisierung und Automatisierung des Dokumentenflusses in Unternehmen. ECM umfasst die Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung aller Unternehmensinformationen und integriert dafür verschiedene Software-Lösungen zu einem ganzheitlichen Managementansatz. Es verbessert die Dokumentenzugänglichkeit, sichert Compliance und ermöglicht jederzeit Zugriff auf die einheitlich verwalteten Unternehmensinformationen.

Warum ist Enterprise Content Management wichtig?

Enterprise Content Management spielt eine entscheidende Rolle in der Optimierung und Sicherung von Unternehmensprozessen durch systematische Verwaltung geschäftskritischer Dokumente und Daten. ECM zielt darauf ab, die betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und eine nahtlose Verbindung zwischen verschiedenen Systemlösungen herzustellen.

Zusätzlich adressiert Enterprise Content Management folgende spezifische Herausforderungen:

  • Vermeidung von Dokumenten­redundanz: Durch zentrales Speichern wird vermieden, dass mehrere Versionen eines Dokuments existieren.
  • Einheitlicher Zugriff: Unabhängig von ihrer Quelle oder Nutzung sind Informationen leicht zugänglich.
  • Bereitstellung von Information: Gewährleistung, dass alle notwendigen Informationen verfügbar und aktuell sind.
  • Eliminierung von Compliance-Risiken: Sicherstellung, dass der Umgang mit Informationen den rechtlichen Vorgaben entspricht.
  • Sicherheitsrisiken: Fehlende Zugriffsregeln erhöhen das Risiko unbefugter Dateneinsicht.

Durch die Nutzung eines ECM-Systems können Unternehmen ihre digitalen Inhalte effektiver organisieren und verwalten, eine verbesserten Unternehmensführung ermöglicht.

Was ist der Unterschied zwischen ECM und DMS?

Der Begriff Dokumentenmanagementsystem bzw. die Abkürzung DMS wird häufig synonym zu Enterprise Content Management verwendet. Bei einem DMS handelt sich allerdings nur um einen Bestandteil des wesentlich umfangreicheren Enterprise Content Management.

Während sich ein reines Dokumenten­management­system auf die Dokumentenverwaltung an einem zentralen Ort fokussiert, deckt ein ECM-System den gesamten Lebenszyklus sämtlicher Unternehmensinhalte ab. Dafür integriert es nicht nur ein DMS, sondern weitere Funktionalitäten und Systeme wie Content Management Systeme, ERP und Business Process Management Tools. Diese Kombination ermöglicht eine umfassende Verwaltung und Optimierung von sowohl strukturierten als auch unstrukturierten Daten.

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Was sind die Vorteile von Enterprise Content Management?

Die fünf Komponenten eines ECM-Systems

Ein ECM-System besteht laut des internationalen ECM-Verbands AIIM aus fünf Komponenten, die das Wissen eines Unternehmens systematisch verwalten und für alle Mitarbeiter zugänglich machen. Diese sind:

  • 1 Erfassung (Capture)
  • 2 Verwaltung & Nutzung (Manage)
  • 3 Speicherung (Store)
  • 4 Bewahrung (Preserve)
  • 5 Ausgabe (Deliver)

Die Verwaltungskomponente ist das Herzstück des ECM-Systems, da sie nicht nur den Zugriff auf Dokumente und deren Inhalte reguliert, sondern auch steuert, wie diese verwendet werden. Dafür können geeignete Workflows entwickelt und eingesetzt werden.

ECM-Komponente 1: Erfassung (Capture)

Icon eines ScannersDie Erfassung von Dokumenten bildet die Basis für sämtliche nachfolgende Abläufe in einem ECM-System. Sie ermöglicht es, Dokumente digital verfügbar zu machen, wodurch Arbeitsprozesse beschleunigt und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern effizienter gestaltet wird.

Im Kontext des Dokumentenmanagements kommen diverse Funktionen zum Tragen, die sowohl papiergebundene als auch elektronische Informationen ins System einbinden. Diese Funktionen umfassen die Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung der Inhalte.

Diese Prozesse können auf verschiedene technische Weisen implementiert werden und sind in der Lage, sowohl physische als auch digitale Dokumente zu verarbeiten. Nach der Erfassung werden die Dokumente in digitalen Archiven abgelegt und stehen für weitere Prozesse bereit. Einsatz finden dabei oft ERP-Systeme sowie EDI- und XML-Dokumente.

Ein wesentliches Werkzeug für die Digitalisierung physischer Dokumente ist der OCR-Scanner (Optical Character Recognition), der gedruckten Text erkennt und in maschinenlesbare Form umwandelt. Dies ermöglicht eine schnelle und effiziente Integration von Papierdokumenten ins digitale System.

ECM-Komponente 2: Verwaltung & Nutzung (Manage)

Icon Dokument und ZahnradDiese Komponente des Enterprise Content Management ist für die aktive Verwaltung, Nutzung und Bearbeitung von Informationen zuständig. Sie ermöglicht den effektiven Umgang mit elektronischen Akten, die in den Workflows des Systems integriert sind.

Ein entscheidender Aspekt ist die Steuerung der Zugriffsrechte und der damit verbundenen Datenbanken, um die Integrität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Das System muss eine Vielzahl von Datentypen sowie -strukturen und Arbeitsabläufen handhaben können, wobei es strengen Anforderungen folgt, die eine sichere und effiziente Verwaltung sicherstellen.

Laut dem internationalen ECM-Verband AIIM unterteilt sich die Verwaltung und Nutzung innerhalb eines ECM-Systems in weitere fünf Kernkomponenten:

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ECM-Komponente 3: Speicherung (Store)

Icon einer DisketteDie „Store“-Komponente im Enterprise Content Management regelt die Speicherung von Dokumenten für die Archivierung und temporäre Ablage, abhängig von praktischen und rechtlichen Anforderungen.

Drei Hauptaspekte sind für eine effiziente Speicherung entscheidend:

  • der Speicherort
  • Verwaltungselemente für den Speicherort
  • die verwendete Speichertechnologie

Diese Komponente hält notwendige Dokumente sicher und jederzeit zugänglich. Nur eine robuste Speichertechnologie sichert die ständige Verfügbarkeit der Dokumente. Besonders mit Blick auf Compliance spielen richtig verwendete Speichertechnologien eine maßgebliche Rolle.

ECM-Komponente 4: Bewahrung (Preserve)

Icon Dokument, das aus einer Wolke herausschautLangzeitarchivierung ist aufgrund der gesetzlichen Anforderungen eine große Herausforderung. Angesichts zunehmender Datenmengen wird dieser Prozess immer aufwendiger.

Zur Bewältigung dieser Herausforderungen werden oft elektronische Systeme kombiniert, um eine sichere digitale Archivierung zu ermöglichen. Häufig genutzte Speichertechnologien sind:

  • WORM (Write Once Read Many) – Diese optischen Speichermedien erlauben nur einmaliges Beschreiben und mehrmaliges Lesen.
  • Cloud-Speicher – ermöglichen skalierbare und flexible Speicherlösungen, je nach Ablagetechnik

Diese Technologien sichern eine revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente.

ECM-Komponente 5: Ausgabe (Deliver)

Icon Dokument mit Pfeil nach obenDas „Ausgabe“-Element im Enterprise Content Management ist entscheidend für die Bereitstellung von Informationen an Nutzer:innen und ermöglicht erst die aktive Nutzung des Systems. Dieser Prozess, bei dem Dokumente an Mitarbeiter:innen ausgegeben werden, erlaubt ihnen, zugehörige Workflows zu bearbeiten.

Die „Deliver“-Komponente umfasst wesentliche Funktionen:

  • Transformation Technologies: Ermöglichen die verlustfreie und transparente Umwandlung von Informationen.
  • Security Technologies: Integrieren digitale Signaturen und Zertifizierungsmethoden, um die Sicherheit zu gewährleisten.
  • Distribution Technologies: Stellen sicher, dass Informationen über verschiedene Kanäle veröffentlicht werden können.

Die Zukunft von Enterprise Content Management

Die Digitalisierung hat zu einem tiefgreifenden Wandel in der Art und Weise geführt, wie Unternehmen mit ihren Inhalten umgehen. Dieser Wandel spiegelt sich in der Evolution von Enterprise Content Management zu Content Services Platforms (CSP) wider. Traditionelle ECM-Systeme, gekennzeichnet durch ihre monolithische Struktur und zentralisierte Datenhaltung, stoßen in einer zunehmend agilen und cloud-orientierten Welt an ihre Grenzen.

Von ECM zu CSP: Eine Antwort auf moderne Geschäftsanforderungen

ECM-Systeme waren ursprünglich darauf ausgelegt, sämtliche Unternehmensinhalte in einem einzigen, zentralen Verzeichnis zu speichern und zu verwalten. Diese Ansätze waren jedoch oft unflexibel und konnten den schnellen Implementierungsanforderungen moderner Geschäftsumgebungen nicht gerecht werden. Mit der Einführung von Content Service Plattformen (CSP) wurde dieser Ansatz grundlegend überdacht. CSPs ermöglichen es Unternehmen, Inhalte über mehrere Repositories hinweg zu managen und bieten eine offenere Systemarchitektur, die eine breitere und flexiblere Nutzung unterstützt. Die Integration in verschiedene auch mobile Endgeräte und die Einbindung von Drittanwendungen durch standardisierte APIs sind zentrale Merkmale dieser neuen Systeme.

1. Platform Services:

Diese Dienste bilden die Grundlage der Content Services und bieten eine robuste, skalierbare Plattform für die Speicherung, Verwaltung und Sicherung von Unternehmensinhalten. Sie sind hochgradig anpassbar und ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Content über diverse Speicherorte hinweg.

2. Process Solution Services:

Diese spezialisierten Dienste ermöglichen die Abbildung kompletter Geschäftsprozesse. Sie integrieren Workflow-Management, Dokumentation und Archivierung in einer Weise, die spezifisch auf Branchen- oder Fachanforderungen zugeschnitten ist. Diese Services sind schnell implementierbar und bieten eine sofortige Betriebsbereitschaft.

3. Micro Content Services:

Ergänzend zu den umfangreicheren Platform und Process Solution Services bieten Micro Content Services spezifische, kleinere Dienste, die völlig unabhängig von zentralen Repositories funktionieren. Beispiele hierfür sind Scanning-Module oder OCR-Dienste für die automatische Texterkennung.

Die drei Säulen des Content Security Platform Konzepts ermöglichen eine wesentlich agilere, integrativere und benutzerfreundlichere Handhabung von Unternehmensinhalten als es traditionelle ECM-Systeme leisten können.

Zentrale Funktionen einer Enterprise Content Management Lösung

Eine effektive ECM-Lösung sollte eine Vielzahl an Funktionen bieten, die Sicherheit, Zugänglichkeit und Integration gewährleisten:

  • Dokumenten- und Vertragsmanagement: Verwaltung und Kontrolle von Dokumenten und Verträgen sowie Überwachen von Verträgen sowie deren Laufzeit, Fristen und Kosten..
  • Workflow Management: Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen.
  • Zugriffskontrolle: Sicherstellung, dass nur berechtigte Nutzer Zugang zu bestimmten Informationen haben.
  • Leistungsfähige Suchfunktionen: Schnelles und effizientes Auffinden von Dokumenten.
  • Automatische Klassifizierung: Klassifizierung von Dokumenten basierend auf Metadaten oder Inhalten.
  • Tools für die Zusammenarbeit auch mit Externen: Unterstützung der Teamarbeit durch gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten durch Arbeit auf einer Plattform.
  • Integrationen: Nahtlose Verbindung mit anderen Anwendungen wie CRM- und ERP-Systemen.
  • Archivierung: Langfristige, sichere Aufbewahrung von Dokumenten.
  • Compliance Management: Unterstützung bei der Einhaltung rechtlicher und branchenspezifischer Vorschriften. Sichere, rechtskonforme Aufbewahrung von Dokumenten in einem langzeitstabilen Datenformat.
  • Analyse und Berichterstattung: Bereitstellung von Tools zur Analyse von Daten und zur Erstellung von Berichten.
  • Benutzerfreundliche Oberfläche: Oberfläche ist individuell anpassbar und bietet Dashboards zur schnellen Organisation und Überwachung. Gewährleistung einer intuitiven und einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche.

Neben diesen Funktionen gilt der zunehmende Trend hin zur Nutzung der Cloud durch Fortschritte in Technologien wie Cloud Computing, Mobilität und Analyse sowie durch die wachsende Nutzung von Kollaborationstools zu berücksichtigen. Durch den Umstieg auf cloudbasierte ECM-Lösungen können Unternehmen Anfangsinvestitionen in Infrastruktur vermeiden, laufende Betriebskosten senken und die Benutzerfreundlichkeit sowie Zugänglichkeit für Mitarbeiter verbessern, die von unterwegs oder von zu Hause auf Inhalte zugreifen müssen.

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Warum ist eine Integration von ECM- und ERP-System sinnvoll?

Die Integration eines Enterprise Content Management Systems in bestehende ERP-Systeme bietet zahlreiche Vorteile. Während ERP-Systeme Datenströme aus verschiedenen Quellen zentralisieren und strukturieren, organisiert ein ECM-System die resultierenden Dokumente und Unterlagen und macht sie unternehmensweit zugänglich. Diese Kombination ermöglicht eine effiziente und rechtlich abgesicherte Prozesssteuerung, da die herkömmlichen Archivierungsfunktionen von ERP-Systemen oft nicht ausreichen, um den Anforderungen der Unternehmen gerecht zu werden.

Weil der User direkt im ERP-System arbeitet, behält er hier die volle Kontrolle über das ECM. Durch die Möglichkeit, dass das ERP-System die Sucharbeit für den User übernimmt, sind Daten schnell und effizient auffindbar.  Die Integration erleichtert die Handhabung und Verwaltung von vielfältigen Dokumenten wie Korrespondenzen, Verträgen, Bewerbungsunterlagen und Belegen, die den Arbeitsalltag in Unternehmen und Verwaltungen prägen. Ein weiterer Vorteil besteht in der Möglichkeit, Dateien einfach und mit wenig Aufwand ablegen zu können, ohne den separaten Zwischenschritt über das ECM gehen zu müssen und dennoch alle Informationen zentral einsehen zu können.

Einsatzgebiete von ECM-Software

Enterprise Content Management Systeme bieten breite Anwendungsmöglichkeiten in verschiedensten Unternehmensbereichen, von KMUs bis hin zu großen Konzernen und Behörden. Sie unterstützen sowohl operative als auch administrative Prozesse durch die Optimierung des Dokumentenmanagements und den verbesserten Zugriff auf Informationen. Hier eine Übersicht von Anwendungen pro Abteilung/Fachbereich, die die Vielseitigkeit von ECM-Lösungen verdeutlicht:

Rechnungswesen und Finanzen:

  • Automatische Erfassung und Archivierung von Rechnungen sowie Gutschriften und Angeboten.
  • Management von Verträgen und zugehörigem E-Mail-Schriftverkehr.
  • Effiziente Handhabung großer Volumen an Finanzdokumenten.
  • Bankgeschäft
  • Nachweisdokumente wie Reise­kosten­belege
  • Bilanzen
  • Jahresabschlüsse

Personalwesen (HR):

  • Digitale Personalakten und Be­wer­bungs­unterlagen.
  • Tools für effizientes Recruiting.
  • Verwaltung von Gehalts­ab­rech­nung­en und Urlaubsanträgen.
  • Überwachung Führer­schein­kontrolle
  • Überwachung fehlender Unterlagen, von Mitarbeiter­befra­gung­en und Mitarbeiterbewertungen sowie von Einsichten in Personalakten durch Mitarbeiter bzw. Vorgesetzte

Vertrieb und Marketing:

  • Versionsmanagement für Angebote und Vertragsdokumente.
  • Archivierung von Texten, Fotos, Videos sowie Marketingmaterialien.
  • Schneller Zugriff und Verteilung von Presse- und Web-Inhalten.
  • Vertragsvorlagen
  • Zentrale Bereitstellung von Beauftragungen

Einkauf und Logistik:

  • Dokumentation und Management von Lieferscheinen und Wartungs­unterlagen.
  • Archivierung und Zugriff auf Pro­duk­tions­pläne.
  • Ablage von Kalkulationen
  • Erstellung von Angeboten
  • Komplette Kundenkommunikation
  • Bei Statuswechsel von Interessent zu Kunde werden sämtliche Dokumente und Verknüpfungen samt Struktur mitgenommen

Rechtsabteilung:

  • Vertragsmanagement inklusive Termine, Fristen und ergänzende Korrespondenz.
  • Sichere Verwaltung von Verträgen und Genehmigungsprozessen.
  • Aktenbildung für jede Rechtssache
  • Ablage sämtlicher Korrespondenz und Teilen mit Kollegen sowie externen Anwälten

Mobile und verteilte Teams:

  • Unterstützung flexibler Arbeitsmodelle wie Homeoffice und Remote Work.
  • Ermöglicht orts- und endgeräteunabhängige Zusammenarbeit.
  • Teilen der Dokumente auch mit Externen

Einführung eines ECM-Systems

Die Einführung eines Enterprise Content Management-Systems kann eine transformative Auswirkung auf Ihr Unternehmen haben, indem es Effizienz, Compliance und Zugänglichkeit verbessert. Hier ist eine Checkliste, die Ihnen hilft, das richtige ECM-System auszuwählen und erfolgreich zu implementieren.

  • 1. Analyse der Ausgangssituation und Zieldefinition:

    Zur Vorbereitung einer effektiven ECM-Einführung sollten Sie sich im ersten Schritt an einigen Fragen entlanghangeln, um das Projekt und die Ziele genauer zu definieren. Hier ist ein Katalog möglicher Fragen, die sie sich zu Beginn stellen können:

    • Zielorientierung: Welche spezifischen kurz- und langfristigen Geschäftsziele sollen durch das ECM-System unterstützt oder erreicht werden?
    • Inhaltsmanagement: Wie wird in unserem Unternehmen derzeit mit verschiedenen Inhaltsarten umgegangen? Welche Formate und Medien sind betroffen?
    • Bestehende Systeme bewerten: Verfügt das Unternehmen bereits über eine ECM-Lösung? Falls ja, wie effektiv funktioniert diese und welche Geschäftsprozesse sind davon betroffen?
    • Informationsfluss: Wie fließen Informationen aktuell durch das Unternehmen? Gibt es Engpässe oder Herausforderungen im Informationsfluss zwischen Personen, Abteilungen und Systemen?
    • Eigenlösungen und Schatten-IT: Haben bestimmte Abteilungen oder Geschäftsbereiche eigene Content-Management-Lösungen entwickelt oder nutzen möglicherweise nicht genehmigte Software (Schatten-IT)?
    • Widerstand gegen Veränderungen: Welche Abteilungen könnten gegenüber neuen Systemen resistent sein? Wie können diese effektiv in den Change-Management-Prozess integriert werden?
    • Unterteilung nach Bereichen: Welcher Bereich bzw. welche Abteilung wäre gut abgrenzbar und gegenüber einer Einführung optimistisch?
  • 2. Auswahl eines ECM-Partners und Software:

    • Marktanalyse: Evaluieren Sie verschiedene ECM-Anbieter und berücksichtigen Sie dabei deren Markterfahrung und Kundenbewertungen.
    • Technische Anforderungen: Achten Sie auf Skalierbarkeit, Unterstützung bestehender Technologien und die Abdeckung der zentralen benötigten Funktionalitäten.
    • Kostenabschätzung: Prüfen Sie die finanziellen Konditionen für Installation, Betrieb, Schulungen und Upgrades.
  • 3. Vorbereitung der Implementierung:

    • Priorisierung: Beginnen Sie mit der Abteilung, die am meisten von der Einführung profitiert, um frühzeitig sichtbare Erfolge zu erzielen und die Akzeptanz zu erhöhen.
    • Stakeholder-Management: Gewinnen Sie die Unterstützung aller Mitarbeiter, indem Sie die Vorteile kommunizieren und regelmäßiges Feedback einholen.
    • Betroffene Mitarbeiter beteiligen: Alle betroffenen Mitarbeiter sollten von Anfang an involviert und bereits Teil der Konzepterstellung sein. So entsteht ein gemeinsames Projekt, das nicht von oben diktiert wird und Widerstand wird vermieden.
    • Verantwortlichkeiten festlegen: Bestimmen Sie ein dediziertes Team für den Implementierungsprozess.
  • 4. Konfiguration und Integration:

    • Technische Integration: Stellen Sie sicher, dass die ECM-Lösung mit Ihrer E-Mail-Infrastruktur sowie IT-Infrastruktur und mobilen Endgeräten kompatibel ist.
    • Workflow-Optimierung: Definieren Sie digitale Workflows, die Prozesse straffen, ohne die Mitarbeiter zu überfordern.
  • 5. Testphase und Go-Live:

    • Pilotbetrieb: Führen Sie Tests mit einer Benutzergruppe durch, um die Funktionalität zu prüfen und Anpassungen vorzunehmen.
    • Anpassungen und Optimierungen: Seien Sie bereit, basierend auf dem Feedback Anpassungen vorzunehmen und optimieren Sie kontinuierlich die Prozesse.
  • 6. Nachbetreuung und kontinuierliche Verbesserung:

    • Keyuser definieren: Legen Sie Keyuser fest, die in jeder Abteilung als Single Point of Contact (SPOC) fungieren und so die Erfahrungen aller Mitarbeiter bündeln, um Optimierungen oder Anpassungen zu sammeln und anzustoßen.
    • Schulungen anbieten: Stellen Sie umfassende Schulungen bereit, um die Benutzer mit der neuen ECM-Lösung vertraut zu machen.
    • Regelmäßige Bewertungen: Planen Sie regelmäßige Treffen und Überprüfungen, um sicherzustellen, dass das System weiterhin den Anforderungen entspricht und effektiv unterstützt.

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Autor

Enterprise Content Management ist kompliziert? Nicht, wenn Thorsten Hampp ins Spiel kommt: Mit verständlichen Worten, Experten-Know-how und langjähriger Erfahrung in der Praxis begleitet er Kunden durch Software-Projekte.

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