Lieferantenmanagement
Was ist Lieferantenmanagement?
Lieferantenmanagement ist laut Definition das systematische und effiziente Steuern der Beziehung zwischen Unternehmen und Lieferanten. Ziel sind die wirtschaftliche und technische Optimierung der eigenen Wertschöpfungskette sowie ein fester Lieferantenstamm, um Qualität und Zuverlässigkeit gegenüber Kunden kontinuierlich hochzuhalten. Es ist Teil des Qualitätsmanagements nach ISO 9001.
Warum ist Lieferantenmanagement wichtig?
Lieferantenmanagement ist wichtig, um die Produktionsprozesse bzw. deren Prozessschritte in Unternehmen auf einem gleichbleibend hohen Niveau zu halten. Dafür verfolgt es im Wesentlichen folgende Ziele:
- Steigerung und Erhaltung der eigenen Produktqualität für zufriedene Kunden
- Reduzierung von Risiken sowie der Beschaffungskosten
- Erhöhung der eigenen Wettbewerbs­fähigkeit
- Optimierter Beschaffungsprozess für zeiteffizientes Arbeiten
- Langfristige Sicherstellung der Versorgung
- Optimierung der Liefertermintreue
Wie gestaltet sich der Lieferantenmanagement Prozess in Unternehmen?
Der Lieferantenmanagement Prozess umfasst alle Schritte, die Unternehmen unternehmen, um Lieferantenbeziehungen strategisch und operativ zu steuern. Der Prozess beginnt mit der Identifikation und Auswahl potenzieller Lieferanten, gefolgt von deren Bewertung auf Basis von Kriterien wie Preis, Qualität und Zuver­lässig­keit. Nach der Vertrags­verhandlung werden Lieferanten in die Unternehmens­prozesse integriert. Es erfolgt eine kontinuier­liche Überwachung der Leistung anhand festgelegter KPIs sowie eine gezielte Entwicklung und Verbesserung der Lieferantenbeziehung. Zusätzlich werden Risiken durch strategisches Risikomanagement minimiert, und im Bedarfsfall erfolgt ein Wechsel oder die Beendigung der Zusammenarbeit.
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Welche Aufgaben hat das Lieferantenmanagement?
Das Lieferantenmanagement verfolgt folgende Aufgaben:
- Qualifizierung von Lieferanten
Lieferantenmanagement übernimmt die Aufgabe, potenzielle Lieferanten auszuwählen und zu qualifizieren. Dafür werden bestimmte Kriterien definiert. - Beziehung zu Lieferanten
Lieferantenmanagement ist dafür zuständig, die Beziehung zu den Lieferanten zu pflegen. Dazu zählen regelmäßige Abstimmungen, Meetings und das Finden von Lösungen im Falle von Problemen. - Lieferantenbewertung
Eine weitere Aufgabe des Lieferanten­managements besteht darin, die Lieferantenleistung zu bewerten, die geforderten Qualitätsstandards sicherzustellen. Die Bewertung erfolgt anhand vorab definierter Kriterien. Mehr zu Lieferantenbewertung. - Risikomanagement
Lieferantenmanagement ist dafür zuständig, mögliche Risiken in der Lieferkette zu identifizieren. Zudem wird eine Strategie entwickelt die Risiken zu minimieren. - Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung
Die Arbeit des Lieferanten­manage­ments erfolgt in enger Zusammen­arbeit mit den Lieferanten. So schaffen es Unternehmen, Kriterien wie Qualität, Kosten und Lieferzeiten zu erreichen.
Was sind die verschiedenen Arten von Lieferantenmanagement?
Im Lieferantenmanagement wird typischerweise unterschieden zwischen strategischen und operativen Maßnahmen.
Strategisches Lieferantenmanagement
Bei den strategischen Zielen des Lieferantenmanagements werden die Lieferantenbeziehungen mittel- und langfristig optimiert, um die Qualität der Lieferungen stetig zu verbessern, die Kosten zu reduzieren und weniger Risiken ausgesetzt zu sein.
Beispiele für strategische Ziele sind:
- Erhöhte Lieferantenqualität
- Reduktion des Versorgungsrisikos
- Synergieeffekte erzeugen
- Kooperationen sicherstellen
- Die eigene Wettbewerbsfähigkeit erhalten
Operatives Lieferantenmanagement
Die operativen Ziele im Lieferantenmanagement sind kurzfristig ausgelegt, beispielsweise um Einkaufskosten zu senken, Lieferzeiten zu verhandeln und Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.
Beispiele für operative Ziele sind:
- Wahl des passendsten Lieferanten
- Bündelung des Einkaufsvolumens
- Aufdecken von Optimierungspotenzialen
- Verbesserung der Verhandlungsbasis mit Lieferanten
Was sind Methoden von Lieferantenmanagement?
Typische Methoden des Lieferantenmanagements sind:
- Auswahl und Bewertung von Lieferanten, um auf die passenden Lieferanten zu setzen.
- Klassifizierung von Lieferanten nach Kriterien wie Umsatzvolumen, strategischer Bedeutung oder Kategorie verschiedener Produkte.
- Entwicklung von Lieferanten mittels Workshops, Projekten und weiteren Maßnahmen.
- Bewertungssysteme für Lieferanten teilweise mittels Scorecards, um Kriterien wie Lieferzuverlässigkeit, Qualität und Reaktion sicherzustellen.
Welche Eskalationsstufen gibt es beim Lieferantenmanagement?
Das Lieferantenmanagement verläuft in folgenden Phasen:
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Eskalationsstufe 0: Standardablauf
Die Eskalationsstufe 0 entspricht dem normalen Ablauf im Unternehmen. Lieferungen werden damit vertragsgemäß im Wareneingang überprüft. Werden Abweichungen festgestellt, werden diese sofort beanstandet.
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Eskalationsstufe 1: Observation
Kommt es vermehrt zu Qualitätsproblemen während der Warenprüfung, wird die Eskalationsstufe auf 1 erhöht. Ist die Ausfallwahrscheinlichkeit gering, wird die Bearbeitung auf Arbeitsebene umgesetzt. Es werden Maßnahmen definiert, um das Ausmaß des Schadens bzw. die Wahrscheinlichkeit, dass ein Schaden eintritt, zu verringern.
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Eskalationsstufe 2: Development
Kommt es in Eskalationsstufe 1 zu weiteren Qualitätsproblemen, erfolgt die Anhebung auf Stufe 2. Die obere Führungsebene wird darüber informiert. In besonders kritischen Fällen ist es auch möglich, die Eskalationsstufe direkt auf 2 anzuheben.
-
Eskalationsstufe 3: New Business Hold (NBH)
Erzeugen die eingeführten Maßnahmen keine Verbesserung, erhält der Lieferant den Status „New Business Hold“. Er wird für Aufträge zu neuen Projekten damit gesperrt.
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Eskalationsstufe 4: Eliminated
Ergeben sich trotz aller Maßnahmen keine signifikanten Qualitätsverbesserungen, wird der Lieferant ausgeschlossen und es erfolgt ein Lieferantenwechsel.
Was sind Kennzahlen beim Lieferantenmanagement?
Typische Kennzahlen im Lieferantenmanagement sind:
- Einkaufsvolumen in Euro oder Dollar
- Prozentuale Einsparungen des Einkaufsvolumens
- Preisentwicklung der Materialien
- Termintreue der Lieferungen
- Anzahl aller aktiven Lieferanten
- Quote der Beanstandungen
- Einkaufsvolumen
- Abweichungen von Ist- und Plan-Kosten
- Bestelldurchlaufzeit
- Intern anfallende Auftragskosten
- Reduzierung und Vermeidung von Kosten
Welche Herausforderungen prägen das Lieferantenmanagement?
Folgende Herausforderungen sind im Lieferantenmanagement häufig anzutreffen:
- Die Identifizierung und Auswahl geeigneter Lieferanten
- Abhängigkeit von Lieferanten
- Risiko, dass Lieferketten aufgrund Rohstoffknappheit, Naturkatastrophen oder Krankheit unterbrochen werden
- Probleme hinsichtlich Qualität, Verzögerungen und Mängeln in der Leistung der Lieferanten
- Ineffektive Kommunikation und Missverständnisse.
- Keine ausreichende Beachtung von Compliance-Maßnahmen
Welche Besonderheiten gibt es im Lieferantenmanagement in regulierten Branchen?
In den Branchen Kosmetik, Lebensmittel, Pharma, Medizintechnik, Biotechnologie und Chemie gibt es besondere Anforderungen an das Lieferantenmanagement. Diese ergeben sich aus den hohen regulatorischen Anforderungen, den spezifischen Produktanforderungen und den Risiken, die mit der Sicherheit und Qualität der Produkte verbunden sind. Hier sind einige branchenspezifische Besonderheiten:
-
Kosmetik
Beim Lieferantenmanagement in der Kosmetikbranche steht die Einhaltung strenger gesetzlicher Vorschriften im Vordergrund. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Lieferanten Inhaltsstoffe liefern, die den Anforderungen der EU-Kosmetikverordnung entsprechen.
Diese Regeln garantieren, dass alle eingesetzten Rohstoffe sicher sind und keine gesundheitsgefährdenden Substanzen enthalten. Zudem müssen Kosmetikunternehmen sicherstellen, dass sie jederzeit nachvollziehen können, woher die Inhaltsstoffe stammen, um im Ernstfall schnell reagieren zu können. Lieferanten müssen regelmäßig kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass sie die hohen Qualitätsstandards erfüllen.
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Lebensmittel
In der Lebensmittelbranche dreht sich alles um die Sicherheit der Produkte. Lieferanten müssen hohe Standards in Sachen Hygiene und Qualität erfüllen, wie etwa die Einhaltung der HACCP-Richtlinien (Hazard Analysis and Critical Control Points), die mögliche Gefahren in der Produktion analysieren und kontrollieren.
Außerdem spielen internationale Normen wie ISO 22000 oder der IFS (International Featured Standard) eine Rolle, um Lebensmittelsicherheit zu gewährleisten. Rückverfolgbarkeit ist ein zentrales Thema – Unternehmen müssen wissen, woher jede Zutat kommt, um bei Qualitätsproblemen schnell handeln zu können. Oftmals verlangen Unternehmen auch bestimmte Zertifikate von ihren Lieferanten, z. B. für Bio- oder Fair-Trade-Produkte.
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Pharma
In der Pharmaindustrie sind die Anforderungen an das Lieferantenmanagement besonders hoch, weil es um die Gesundheit von Menschen geht. Lieferanten müssen strenge Richtlinien wie die Good Manufacturing Practice (GMP) erfüllen, die dafür sorgen, dass die Produkte sicher und von hoher Qualität sind. Pharmaunternehmen auditieren ihre Lieferanten regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle Vorschriften eingehalten werden.
Auch staatliche Aufsichtsbehörden wie die FDA in den USA oder die EMA in Europa können die Produktion und Lieferketten überprüfen. Darüber hinaus ist ein starkes Risikomanagement erforderlich, um eventuelle Probleme bei der Versorgung mit wichtigen Rohstoffen frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
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Medizintechnik
Ähnlich wie in der Pharmaindustrie muss auch in der Medizintechnik die Qualität und Sicherheit der Produkte gewährleistet werden. Lieferanten müssen oft nach ISO 13485 zertifiziert sein, einer speziellen Norm für Medizinprodukte. Diese Norm stellt sicher, dass alle Komponenten und Produkte sicher sind und den hohen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Unternehmen in dieser Branche müssen sicherstellen, dass sie die vollständige Dokumentation über ihre Lieferkette haben, um im Bedarfsfall die Sicherheit der Produkte nachweisen zu können. Auch hier spielen Audits eine wichtige Rolle, um die Lieferanten regelmäßig zu überprüfen.
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Biotechnologie
Die Biotechnologie ist eine stark regulierte Branche, da die Produkte oft in sensiblen Bereichen wie Medizin oder Landwirtschaft eingesetzt werden. Lieferanten müssen strenge Qualitätskontrollen durchlaufen und ihre Produktionsprozesse regelmäßig validieren.
Da sich die Technologie in der Biotechnologie schnell weiterentwickelt, müssen Lieferanten zudem flexibel sein und in der Lage, sich an neue Anforderungen anzupassen. Auch hier gelten Richtlinien wie die GMP, um sicherzustellen, dass die gelieferten Rohstoffe und Komponenten den hohen Standards entsprechen.
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Chemie
In der Chemiebranche sind die Anforderungen an das Lieferantenmanagement oft stark von Sicherheitsvorschriften geprägt. Lieferanten müssen sicherstellen, dass ihre Produkte den Anforderungen der REACH-Verordnung entsprechen, die den sicheren Umgang mit Chemikalien regelt.
Darüber hinaus sind umfangreiche Sicherheitsdatenblätter und Informationen zu Gefahrstoffen notwendig, um sicherzustellen, dass diese Stoffe korrekt gelagert, transportiert und verwendet werden. Auch Nachhaltigkeit spielt eine zunehmende Rolle, und viele Unternehmen verlangen von ihren Lieferanten, dass sie umweltfreundliche Prozesse und Materialien einsetzen.
Effizientes Lieferantenmanagement in der Prozessindustrie mit YAVEON ProBatch
YAVEON ProBatch, eine ERP-Branchenlösung, basierend auf Microsoft Dynamics 365 Business Central, bietet spezialisierte Funktionen für die Prozessindustrie. Beim Lieferantenmanagement kann die Lösung in mehreren Bereichen von großem Nutzen sein:
- Transparenz und Rückverfolgbarkeit: Die Lösung bietet Funktionen zur strukturierten Qualitätsprüfung von Lieferantenmaterialien. Prüfprotokolle und Abweichungen werden dokumentiert, um die Lieferantenbewertung zu verbessern.
- Qualitätsmanagement: Mit integrierten Funktionen für Qualitätskontrollen kann sichergestellt werden, dass Materialien von Lieferanten regelmäßig und strukturiert auf Qualität überprüft werden können. Prüfprotokolle, Tests und Abweichungen können direkt dokumentiert und dem Lieferanten zugeordnet werden, um bessere Daten für die Lieferantenbewertung zu haben.
- Lieferantenbewertungen: Die Software erlaubt es, Bewertungen basierend auf verschiedenen Kriterien wie Liefertreue, Qualität und Termintreue zu erstellen. Diese Bewertungen helfen dabei, fundierte Entscheidungen über die Auswahl und Beibehaltung von Lieferanten zu treffen.
- Einkaufsoptimierung: Durch gespeicherte Lieferanteninformationen erleichtert YAVEON ProBatch die Einkaufsplanung und kann automatische Bestellungen generieren.
- Dokumentenmanagement: Das System ermöglicht eine nahtlose Integration von Dokumenten wie Lieferantenverträgen, Zertifikaten oder Spezifikationen. Alle relevanten Dokumente können zentral und revisionssicher abgelegt werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
- Zusammenarbeit und Kommunikation: Die integrierten Kommunikationsfunktionen erleichtern den Austausch mit Lieferanten, z. B. zu Qualitätsanforderungen. Das verbessert die Zusammenarbeit und stärkt die Lieferantenbeziehungen.
Durch diese Funktionen hilft YAVEON ProBatch Unternehmen, ihre Lieferanten effizient zu managen, die Qualität der gelieferten Rohstoffe sicherzustellen und die gesamte Lieferkette zu optimieren.
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