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Wareneingangskontrolle

Was ist die Wareneingangs­kontrolle?

Die Wareneingangskontrolle ist die Summe aller Verfahren, die zur Prüfung eingehender Waren eingesetzt werden. Sie ist dafür zuständig, dass gelieferte Waren keine Schäden aufweisen und den Qualitätsanforderungen des Unternehmens entsprechen.

Was ist das Ziel der Wareneingangskontrolle?

Wareneingangskontrollen haben das Ziel, Unternehmen wirtschaftlich abzusichern. Sie sollen die Prozesse im Betrieb aufrechter­halten und vermeiden, dass Folgekosten entstehen.

Welche Aufgaben erfüllt die Waren­eingangs­kontrolle?

Die wesentliche Aufgabe der Waren­eingangs­kontrolle ist es, sicherzustellen, dass die Menge und Qualität der eingegangen Waren oder Produkte der Bestellung entspricht.

Wer führt Wareneingangskontrollen durch?

Typischerweise führen alle Unternehmen, deren Produkte gewissen Qualitäts­anforderungen erfüllen müssen, Wareneingangskontrollen durch.

Für die Durchführung der Wareneingangs­kontrollen sind meist Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Lager oder der Einkaufsabteilung, Qualitätskontrolleure sowie Lieferantenvertreter zuständig.

Ist eine Wareneingangskontrolle gesetzlich vorgeschrieben?

Es gibt kein Gesetz, das die Wareneingangs­kontrolle vorschreibt. Jedoch regeln Normen und Anforderungen die Gewährleistung von Qualität und Sicherheit von Waren. Um diesen gerecht zu werden, führen Unternehmen meist Wareneingangs­kontrollen durch.

Es handelt sich dabei Normen wie:

Medaille für ausgezeichnetes Qualitätsmanagement

Was muss man bei Wareneingang prüfen?

Für eine gründliche Wareneingangsprüfung werden typischerweise Packlisten, Liefer­scheine sowie Protokolle zur Speditions­übergabe geprüft. Bei Lieferungen aus dem Ausland umfasst die Prüfung zudem meist Zollpapiere.

Eine effiziente Möglichkeit, den Waren­eingang zuverlässig zu prüfen, sind Checklisten. Sie sollten folgende Punkt enthalten:

  • 1.

    Allgemeine Informationen wie Name des Lieferanten und Kontaktinformationen, Bestell­nummer und Rechnungs­nummer, Wareneingangsdatum und Uhrzeit

  • 2.

    Quantitatives Abgleichen der Bestellung sowie der Einheiten mit der gelieferten Menge

  • 3.

    Prüfen der beiliegenden Dokumente, zum Beispiel Lieferschein und Rechnung

  • 4.

    Überprüfen der Verpackung auf Integrität und Konformität

  • 5.

    Prüfen der Verpackung auf Transportschäden

  • 6.

    Prüfen der Qualität mittels Stichproben, Tests sowie bestimmter Inspektionsverfahren

  • 7.

    Protokollieren von Abweichungen und Mängeln sowie deren Eskalation an die zuständige Abteilung

  • 8.

    Dokumentation der Über­prüfungen, der Ergebnisse und Maßnahmen auch für die Rückverfolgbarkeit und im Falle von Nachfragen bei Audits

Wie läuft die Wareneingangskontrolle ab?

Der Ablauf einer Wareneingangskontrolle umfasst meist Schritte in folgender Reihenfolge:

  • 1. Vorbereiten

    Die Prüfung wird vorbereitet. Dafür werden die nötigen Informationen zusammengesucht, Werkzeuge und Ausrüstung bereitgestellt.

  • 2. Wareneingang

    Die Ware kommt im Unternehmen an und wird angenommen.

  • 3. Prüfung

    Es werden die Begleitdokumente sowie die Quantität geprüft und sichergestellt, dass keine Mängel vorliegen.

  • 4. Festhalten Abweichungen

    Festgestellt Mängel oder Abweichungen bei der Temperatur werden über das Abweichungs­management dokumentiert und bei Bedarf eskaliert.

  • 5. Dokumentation

    Alle Schritte, die im Zuge der Wareneingangsprüfung durchgeführt wurden, werden dokumentiert.

Ablauf Wareneingangskontrolle
Ablauf Wareneingangskontrolle Mobil

Welche Methoden gibt es für die Waren­eingangs­kontrolle?

Es gibt eine ganze Reihe an Methoden für die Wareneingangskontrolle. Die wesentlichen sind:

Bei der visuellen Inspektion werden gelieferte Waren optisch auf äußere Schäden oder Mengel untersucht.

Die eingegangenen Waren werden mittels Stichproben auf Qualität und Konformität überprüft. So kann auch eine große Lieferung mit überschaubarem Aufwand und angemessener Sicherheit geprüft werden.

Mittels Messungen und Tests lassen sich spezifische Merkmale oder Eigenschaften prüfen. Dafür greifen Unternehmen auf Mess- und Prüfgeräte sowie Protokolle zur Prüfung zurück.

Bei der Dokumentenprüfung werden die begleiteten Dokumente auf Korrektheit bzw. Abweichungen überprüft.

Indem Unternehmen bei der Wareneingangsprüfung auf technologische Unterstützung setzen, lässt sich die Effizienz steigern. Geeignete Technologien sind Barcode-Scanner, RFID und Software. Vollständig umgesetzt, ergibt sich eine digitale Wareneingangskontrolle.

Einige Unternehmen setzen für die Wareneingangskontrolle auf die Unterstützung externer Prüflabore, die Tests und Analysen im Auftrag durchführen. Häufig kommt das zum Einsatz, wenn für die Prüfung spezialisierte Kenntnisse benötigt werden, die im Unternehmen selbst nicht vorhanden sind.

Die meisten Unternehmen setzen auf die 4-Stufen-Methode, die folgende Schritt umfasst:

  1. Sichtkontrolle
  2. Dokumentenkontrolle
  3. Quantitative Kontrolle
  4. Qualitative Kontrolle

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Was sind Herausforderungen der Waren­eingangs­kontrolle?

  • Zeitdruck

    Das Prüfen von Waren, insbesondere bei großen Mengen, führt schnell zu zeitlichen Engpässen.

  • Komplexität

    Um manche Waren zuverlässig prüfen zu können, sind besondere Kenntnisse erforderlich, auf die nicht alle Prüfer zurückgreifen.

  • Managen von Lieferanten

    Die Zusammenarbeit mit Lieferanten kann zur Heraus­forderung werden, wenn sich das gegenseitige Verständnis von Qualität und Leistung verändert. Um Probleme zu vermeiden, empfiehlt sich ein enger Kontakt zu den Lieferanten.

  • Mängel

    Im Zuge der Wareneingangs­prüfung können Abweichungen auffallen und es kann zu Reklamationen kommen. Es ist besonders wichtig, diese zuverlässig zu dokumentieren und zu eskalieren.

Wie lässt sich die Waren­eingangskontrolle optimieren?

Die Wareneingangskontrolle spielt eine wesentliche Rolle für Unternehmen, um die gesetzten Qualitätsstandards zu erhalten. Folgende Tipps können dabei helfen, die Wareneingangskontrolle zu optimieren:

  • Eine Checkliste nutzen, die bei der Wareneingangskontrolle durch­gearbeitet wird.
  • Wareneingang mit Scannern digitalisieren, um die manuelle Fehleranfälligkeit zu reduzieren.
  • Zeiten für die Anlieferung von Waren so legen, dass ausreichend Kapazitäten für die Abwicklung vorhanden sind.
  • Qualitätsstandards festlegen, die Kontrolleure als Maßstab für die Prüfung heranziehen können.
  • In Stichproben prüfen, um Zeit zu sparen und dennoch Sicherheit zu gewährleisten.
  • Mitarbeiter für ihre Aufgaben schulen, um das nötige Know-how aufzubauen und Prüfungen zielgerichteter zu gestalten.
  • Automatisierung von Prozesse zur Wareneingangsprüfung, um effizienter arbeiten zu können.
  • Die eigene Wareneingangskontrolle regelmäßig überprüfen und analysieren, um Verbesserungs­potenziale zu erkennen und Optimierungen umzusetzen.
  • Software wie Enterprise Resource Planning einsetzen, um Prozesse effizient und digital abzuwickeln.
Optimierung Wareneingangskontrolle

Wie kann ein ERP-System die Wareneingangskontrolle unterstützen?

ERP-Lösungen bieten zahlreiche Funktionen für eine digitale Wareneingangskontrolle. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um:

  • Dokumente wie Lieferscheine, Empfangsbestätigungen und Rechnungen automatisch erstellen, um Zeit zu sparen und Fehlerquellen zu reduzieren.
  • Datenaktualisierung in Echtzeit, um Informationen zu eingegangenen Waren immer auf dem Laufenden zu halten und den Lagerbestand korrekt einsehen zu können.
  • Qualitätssicherung beim Wareneingang, indem Kontrolleure hinterlegte Standards aus dem System abrufen und mit den eingegangenen Waren abgleichen.
  • Anbindung von Lieferanten, um die Kommunikation um den Datenaustausch zu automatisieren und effizienter zu gestalten.
  • Abweichungsmanagement, um im Falle von Mängeln lückenlos zu dokumentieren und bei Nachfragen sowie in Audits auskunftsfähig und auf der sicheren Seite zu sein.

Alles in einem

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Autor

PreSales Consultant und ehemaliger Microsoft Dynamics 365 Business Central Projektleiter- Hannes kennt das ERP-Umfeld und den kompletten Ablauf eines ERP-Projekts aus dem Effeff. Während der Arbeit gibt er immer 120% und ist erst dann zufrieden, wenn es der Kunde auch ist.

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